Fluktuationskosten berechnen: Wie teuer ist es, wenn Mitarbeitende kündigen?

Ein gewisses Maß an Fluktuation unter den Beschäftigten ist normal und nicht automatisch negativ zu bewerten. Neue Kolleg:innen bringen frisches Wissen und Fähigkeiten mit, die großes Potenzial für das Unternehmen bieten können. Jedoch sorgt insbesondere eine hohe Fluktuationsrate für teils erhebliche Kosten und Aufwand. In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick, mit welchen Fluktuationskosten das Management bei Kündigungen rechnen muss. Darüber hinaus geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiterbindung stärken können, sodass Ihr Personal von einem Arbeitgeberwechsel absieht.

Fluktuation lässt sich in drei verschiedene Arten unterteilen: in die natürliche, die unternehmensinterne und in die unternehmensfremde Fluktuation:

1. Geht eine Person in den Ruhestand oder verstirbt, kann man diese Fluktuationsart als natürliche Fluktuation bezeichnen.
2. Eine unternehmensinterne Fluktuation entsteht, wenn eine Fachkraft beispielsweise vom Arbeitgeber innerhalb des Unternehmens versetzt wird.
3. Von einer unternehmensfremden Fluktuation spricht man, wenn eine Fachkraft kündigt.

Am häufigsten tritt letzteres auf – oft verursacht durch zu wenig Wertschätzung oder ein zu geringes Einkommen. Jedes Mal, wenn eine Fachkraft das Unternehmen verlässt, entstehen die sogenannten Fluktuationskosten. Woraus diese Kosten bestehen und wie Sie Ihre Fluktuationskosten ungefähr berechnen können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Häufig hat eine schwache Mitarbeiterbindung eine hohe Fluktuation zur Folge. Wenn ein:e Arbeitnehmer:in sich entschlossen hat, den Arbeitgeber zu verlassen, kann das hohe Kosten mit sich bringen. Zwar lassen sich die Fluktuationskosten nicht eindeutig kalkulieren, da diese sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, doch man kann von ungefähren Kosten in Höhe eines Jahresgehalts des Mitarbeitenden, der das Unternehmen verlassen hat, ausgehen.

Zudem sind die Kosten umso höher, je besser die Qualifizierung des Beschäftigten ist. Die folgenden Kostenpositionen geben Ihnen einen groben Überblick, womit Sie ungefähr rechnen müssen.

1. Recruitingkosten

Hat ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen bereits verlassen oder die Kündigung vorgelegt, folgt im Normalfall das Recruiting einer neuen Fachkraft, um die Stelle schnellstmöglich wieder zu besetzen. In der Regel erhält die firmeninterne Personalabteilung die Aufgabe, die gesuchte Stelle auszuschreiben und potenzielle Nachfolger zu suchen. Es entstehen Kosten für die Stellenausschreibung sowie Personalkosten, etwa für die zeitaufwändige Korrespondenz mit den Bewerbern.

Eventuell muss ein externer Personalberater unterstützen, was weitere Kosten verursacht. Ist aus den Bewerbern eine Auswahl an Kandidaten getroffen worden, entstehen weitere interne Kosten für Bewerbungsprozesse sowie administrative Kosten.

Ist eine Wunschkandidatin oder ein Wunschkandidat gefunden, sollten Sie mit einkalkulieren, dass diese:r sich am Ende doch als falsche Wahl herausstellen kann oder das Unternehmen von sich aus nach kurzer Zeit wieder verlässt. Alles in allem können Sie für eine Neubesetzung Kosten in Höhe von etwa 35 Prozent eines Jahresgehalts einberechnen.

2. Risikoprämie

Wird eine Fach- oder Führungskraft aus einer bestehenden festen Anstellung abgeworben, erhält diese in der Regel eine sogenannte Risikoprämie. Dadurch soll der Mitarbeitende die nötige Sicherheit erhalten, den Stellenwechsel zu vollziehen. Diese Risikoprämie können Sie mit weiteren zehn Prozent eines Jahresgehalts kalkulieren.

3. Trainingskosten

Ist das Recruiting eines neuen Beschäftigten erfolgreich gewesen, ist dieser in der Regel nicht von Anfang an mit sämtlichen internen Abläufen, Aufgaben und Tools vertraut. Für den Onboarding-Prozess und die Einarbeitung durch Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten können Sie weitere fünf Prozent veranschlagen.

4. Einarbeitungskosten

Wie bereits im vorherigen Kostenpunkt erwähnt, benötigt die Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden Zeit und Ressourcen. Etwa 100 Tage werden in der Regel veranschlagt, damit sich der Neuling Prozesse aneignen, ein internes Netzwerk aufbauen und generell ins Unternehmen hineinfinden kann.

Da die neue Fachkraft aus den genannten Gründen innerhalb des ersten Jahres das Leistungsniveau und damit die Arbeitskraft der Vorgängerin oder des Vorgängers nur zu etwa 60 Prozent erreicht, sind weitere 40 Prozent eines Jahresgehalts als Kosten zu kalkulieren. Experten gehen sogar von weiteren 90 Prozent aus, wenn eine Höchstleistungsfachkraft durch einen Mitarbeitenden ersetzt wird, der oder die nicht dieselbe Leistung erbringen kann wie die Arbeitskraft zuvor.

Fluktuationskosten können – je nach Fluktuationsrate des Unternehmens – einen erheblichen Schaden anrichten. Die Fluktuationsrate ist eine wichtige Kennzahl, die das Personalmanagement in ihr Controlling mit einbeziehen sollte. Doch wie lässt sich die Fluktuationsrate berechnen?

Dazu können zwei verschiedene Formeln herangezogen werden, die Schlüter-Fomel oder die BDA-Formel. Wichtig hier ist, dass die ausgewählte Formel durchgehend zur Berechnung genutzt wird. Andernfalls fehlen belastbare Vergleichswerte.

• Die Schlüter-Formel berechnet die Fluktuationsrate wie folgt: Freiwillige Abgänge / (Personalbestand zu Beginn eines Zeitraums + Neueinstellungen) x 100
• Die BDA-Formel berechnet die Fluktuationsrate wie folgt: Freiwillige Abgänge / Durchschnittlicher Personalbestand des Zeitraums x 100

Für einen langfristigen Unternehmenserfolg ist es wichtig zu verstehen, dass das Personal den eigentlichen Wert eines Unternehmens ausmacht und sich dieser nicht immer in hypothetischen Kalkulationen von Fluktuationskosten wiedergeben lässt.

Aus diesem Grund sollte die Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen von Anfang an großgeschrieben werden. Fachkräfte, die gut integriert sind, sich wertgeschätzt und wohl fühlen, bleiben dem Betrieb eher langfristig erhalten, wodurch Sie die Fluktuationskosten in Ihrer Institution nachhaltig senken können.

Eine langfristige Mitarbeiterbindung erreichen Sie insbesondere durch eine gute Mitarbeiterführung. Dies gelingt Ihnen, indem Sie als Führungskraft nahbar, ansprechbar und interessiert sind, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Unternehmensziele informieren sowie gemeinsame und individuelle Ziele vereinbaren. Interne Kommunikation sollte an vorderster Stelle stehen. Somit sorgen Sie für eine vertrauensvolle Beziehung, auf deren Basis sich die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation auf einem hohen Niveau bewegen.

Damit die interne Kommunikation wie gewünscht funktioniert und sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirkt, sollten Sie in die richtigen Instrumente investieren, um sich den ständig verändernden Anforderungen der modernen Arbeitswelt anzupassen. Mit Newslettern oder dem Intranet erreichen Sie heutzutage nicht mehr alle Beschäftigten effizient.

Angestellte in der Produktion haben häufig weder einen Schreibtisch mit PC noch permanenten Internetempfang und sind somit schnell von der Kommunikation abgeschnitten. Mitarbeiter-Apps wie Flip gehören zu den neuen Instrumenten der internen Kommunikation, mit denen Sie die gesamte Belegschaft erreichen. Die App läuft sowohl auf dem PC als auch dem Smartphone des Mitarbeitenden – unabhängig von der Qualität des Internetzugangs – und berücksichtigt dabei die Regeln der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die Kommunikation innerhalb der App funktioniert über den praktischen Chat. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich dort untereinander und in Gruppen unterhalten. Darüber hinaus kann Flip als hilfreiches Tool in der täglichen Arbeit verwendet werden, indem sämtliche Arten von Dateien unkompliziert versendet werden können.

Wie von großen sozialen Netzwerken bekannt, bündelt der sogenannte Newsfeed aktuelle Neuigkeiten aus dem Unternehmen sowie Erinnerungen an wichtige Themen und Termine. Nicht nur das Management, sondern alle Angestellten tragen zum Informationsfluss bei.

Durch die unmittelbare Kommunikation und Kollaboration an gemeinsamen Themen sorgen Sie für einen erheblichen Schub der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation. Und zufriedene, motivierte Beschäftigte sind deutlich weniger abwanderungswillig, wodurch Sie die Fluktuationskosten und die Fluktuationsrate im Unternehmen gering halten können.