Instrumente der internen Kommunikation: alle Vor- und Nachteile

„Das Medium ist die Botschaft”, lautet die Theorie des kanadischen Medientheoretikers Marschall McLuhan. Die vielzitierte Aussage ist über 100 Jahre alt, McLuhan hatte also eher Kommunikationsmittel wie Bücher, Filme, Zeitungen und Telegramme im Kopf. Doch die Theorie hat dem Zahn der Zeit getrotzt und ist nicht weniger wahr, wenn es um Newsletter, Zoom-Konferenzen und Mitarbeiter-Apps geht. Wenn Sie Tools für Ihre interne Kommunikation auswählen, behalten Sie daher immer zwei Dinge im Hinterkopf:

1. Welche Informationen (Bilder, Grafiken, Emotionen etc.) können über das Medium vermittelt werden?

2. Was sagt die Auswahl des Kommunikationsmittels über Sie aus – welche implizite Botschaft kommt bei Ihren Mitarbeiter:innen an?

Meist wird bei der Auswahl von Kommunikationsmitteln in erster Linie die Führungskommunikation betrachtet, also die Kommunikation zwischen Management und Belegschaft.

Wer eine gute Feedback-Kultur aufbauen möchte, kümmert sich außerdem um Tools für den Informationsfluss in die andere Richtung: von Mitarbeiter:innen zurück an die Führungsebene. Zusätzlich wird untereinander kommuniziert.

Ob offizielle Unternehmenskommunikation oder der zwanglose Austausch unter Mitarbeiter:innen: Durch die Auswahl der richtigen Kanäle für die interne Kommunikation nehmen Sie unter anderem Einfluss darauf, wie gut Informationen aufgenommen werden, welcher Grundtenor sich dabei entwickelt, wie effizient der Wissensaustausch funktioniert und wie sehr sich Ihre Mitarbeiter:innen dabei wertgeschätzt fühlen.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über die breite Palette der Instrumente, die Sie nutzen können, um die interne Kommunikation zu verbessern.

Der Trend geht zweifellos zu digitalen Kommunikationsmitteln. Trotzdem gibt es Gespräche, die bestenfalls persönlich geführt werden. Und nur weil ein Kommunikationskanal nicht auf dem World Wide Web basiert, muss er nicht veraltet sein. Team-Events und persönliche Mitarbeitergespräche beispielsweise werden nie komplett zu ersetzen sein.

Meetings, Kick-offs und Team-Events

Meetings für ganze Teams oder das gesamte Unternehmen dienen nicht nur der Informationsvermittlung, sondern verfolgen immer auch einen sozialen Aspekt. Selbst komplett dezentralisierte Unternehmen wie Komoot treffen sich regelmäßig und besprechen alle wichtigen Themen, essen und trinken gemeinsam und schaffen so Raum für einen offenen Austausch.

Hier können solche Themen angesprochen werden, die einen hohen Diskussionsbedarf haben und/oder sich mit dem „Big Picture” befassen.

Schwarzes Brett und Aushänge

Auch das Schwarze Brett ist ein analoges Tool, das noch immer zum Einsatz kommt. Besonders in Pflegeeinrichtungen oder in Unternehmen, in denen Beschäftigte im Lager oder der Produktion tätig sind, sind die Aushänge das Mittel der Wahl. Auch wenn analog nicht immer veraltet bedeutet, ist das schwarze Brett inzwischen ein überholtes Kommunikationsmittel und kann durch digitale Alternativen, die im nächsten Kapitel angesprochen werden, abgelöst werden. Dazu zählen beispielsweise ein interner Newsletter oder eine Mitarbeiter-App.

Mitarbeiterzeitschrift

Wie viele andere Print-Medien kommen Mitarbeitermagazine, die in regelmäßigen Abständen gedruckt werden, bei den Leser:innen nach wie vor gut an. Warum? Sie schätzen es, etwas Haptisches in der Hand zu haben, in dem sie in ihrer Kaffeepause blättern können. Trotzdem befindet sich diese klassische Variante der internen Kommunikation im Abwärtstrend. Digitale Kanäle für die interne Kommunikation lösen Mitarbeiterzeitungen ab – auch, weil es für Unternehmen günstiger ist.

Die Zukunft ist auch bei Instrumenten zur internen Kommunikation digital. Die meisten digitalen Tools einen Vorteile wie zielgruppenspezifische Ansprache, bessere Möglichkeiten für die Analyse und standortunabhängigen Zugang.

E-Mail und interner Newsletter

Der wohl beliebteste Kommunikationskanal zur internen Kommunikation: die E-Mail. Sie bedarf keiner langen Erklärung. Auch die Zahlen zeigen, dass jede:r mit dieser Art der Kommunikation vertraut ist: Laut Statista kommen bei allen befragten Unternehmen häufig bis sehr häufig E-Mails zum Einsatz. Auch unternehmensinterne Newsletter werden meistens via E-Mail verschickt.

Online-Meetings und Videokonferenzen

Ein weiterer Klassiker der Unternehmenskommunikation: das Online-Meeting. Es eignet sich vor allem für kleinere Gruppen oder große Runden, in denen nur wenige Teilnehmer:innen redeberechtigt sind. Für die meisten Konzerne scheinen die Vorteile zu überwiegen: Die Statistiken zeigen, dass Online-Meetings von knapp drei Viertel der befragten Unternehmen für die interne Kommunikation genutzt werden.

Internes Wiki

Ein internes Wiki ist eine Wissensdatenbank, in der Beschäftigte Antworten auf all ihre Fragen finden sollten. In der Regel ist das interne Wiki Teil des (Social) Intranets. Im Sinne des Wissensmanagements sollen Mitarbeiter:innen vom Wissen anderer profitieren sowie selbst Inhalte einstellen können. Dazu zählen Infos aller Formate wie etwa Videos, Präsentationen, Onboarding-Dokumente oder Notizen.

Mitarbeiterblog

Oft ist der Mitarbeiterblog Teil des internen Wikis. Auch hier können Mitarbeiter:innen Inhalte in Text-, Bild- oder Videoform ablegen. Das können Beiträge mit Tipps zu bestimmten Aufgaben, Erfahrungsberichte oder Neuigkeiten sein. Mitarbeiterblogs funktionieren nur, wenn Beschäftigte über neue Inhalte informiert werden – zum Beispiel per E-Mail, Push-Nachricht auf Slack oder in einer Mitarbeiter-App. Aus eigenem Antrieb besuchen Beschäftigte einen unternehmenseigenen Blog eher nicht. Das könnte ein Grund dafür sein, warum nur etwa jedes zehnte Unternehmen den Blog häufig als Kommunikationskanal nutzt.

Social Intranet

Heutzutage setzen viele Konzerne auf das Intranet als primäres Instrument für die interne Kommunikation. Auf der nur für Unternehmensangehörige zugänglichen Plattform werden Informationen, Dokumente und vieles mehr für die Mitarbeiter:innen bereitgestellt.

Im Social Intranet kommt die Möglichkeit zur Interaktion hinzu: Über Direktnachrichten können Beschäftigte mit Kolleg:innen kommunizieren und Dateien versenden. Der Aufbau des Social Intranets erinnert an bekannte Soziale Netzwerke und versorgt Nutzer:innen auch hier durch einen Newsfeed mit aktuellen Informationen, Neuigkeiten aus Gruppen und vielem mehr.

Digital Signage

Sie funktionieren wie digitale Pinnwände oder digitale Schwarze Bretter: elektronische Schilder, die Informationen wie Plakate bereitstellen – nur eben im digitalen Format. Während diese Art der Kommunikation vor allem auf Bahnhöfen und Flughäfen zur elektronischen Anzeige genutzt wird, spielt Digital Signage auch im Rahmen der internen Kommunikation eine Rolle. Der Bildschirm ersetzt also die analoge Pinnwand oder das Schwarze Brett.

Private Instant Messenger

Insbesondere langsame und veraltete Tools der internen Kommunikation, die keinen direkten Austausch der Nutzer:innen ermöglichen und nicht mobil nutzbar sind, haben die Nutzung privater Messenger im Unternehmen begünstigt. Laut der Statista-Befragung verwendet die Hälfte der Unternehmen Messenger-Dienste zum internen Austausch.

Mitarbeiter:innen, die wenig bis überhaupt nicht am Schreibtisch tätig sind, chatten über ihr Smartphone mit Kolleg:innen, um informiert zu bleiben. Dabei werden oft Apps verwendet, die nicht zu empfehlen sind: Nicht nur WhatsApp birgt Gefahren beim Datenschutz. Der Facebook Messenger und Telegram sind weitere Beispiele.

Instant Messenger speziell für Unternehmen

Die bessere Alternative sind Messenger für Unternehmen, die einen ebenfalls unkomplizierten Austausch zwischen Kolleg:innen ermöglichen, aber auf die Nutzung im Business-Kontext ausgelegt sind: beispielsweise Slack, Teams und RocketChat. Zwar gibt es gute mobile Apps, doch die Nutzung ist – anders als bei Messenger-Apps für das Mobiltelefon – auf die Desktop-Anwendung ausgelegt.

Online-Mitarbeiterbefragungen

Über digitale Mitarbeiterbefragungen oder dedizierte HR-Tools können moderne Unternehmen sich anonym ein Bild über die Mitarbeiterzufriedenheit machen, Vorschläge einholen und spontan das Stimmungsbild in Teams abfragen.

Mitarbeiter-App

In einer Mitarbeiter-App werden die Vorteile von Messenger-Apps mit denen des Social Intranets kombiniert. Dank praktischem Newsfeed stellt die App relevante Informationen übersichtlich und kompakt dar. Eigene Inhalte, Kommentare oder auch Videokonferenzen können die Nutzer:innen mit wenigen Klicks erstellen.

Dadurch erhalten auch Mitarbeiter:innen im Lager oder der Produktion aktuelle interne Informationen und können ihre Erfahrungen, Kompetenzen und Verbesserungsvorschläge aus der Praxis direkt zurückspielen. Der Statista-Befragung zufolge sind Unternehmens-Apps derzeit bei rund einem Fünftel der interviewten Betriebe häufig oder sehr häufig in Benutzung.

Die Auswahl von Instrumenten zur internen Kommunikation ist keine Entweder-oder-Frage. Und weniger ist nicht unbedingt mehr, denn die Instrumente erfüllen sehr unterschiedliche Zwecke. Mehrere Kanäle zu kombinieren, ist einer der Trends in der internen Kommunikation.

Im oberen Vergleich wird deutlich, dass fast jedes Tool seine Vorzüge hat. Wichtig ist, der Parallelnutzung entgegenzuwirken. Mitarbeiter:innen sollten genau wissen, über welchen Kanal welche Art von Kommunikation laufen sollte. Und das klappt nur, wenn Führungskräfte die Kanäle selbst entsprechend nutzen.