Interne Kommunikation für die Generation Z: „Förmlichkeiten außen vor lassen“

Von E-Mails und Briefen zur internen Kommunikations-App. In weniger als einem Jahr und für mehr als 50 Ausbildungsberufe: Maximilian Hubl und Anton Schramm dürften sämtliche Herausforderungen auf dem Weg zur mobilen internen Kommunikation kennen. Die Projektverantwortlichen der Stadt Stuttgart haben sie gemeistert. Aber der Reihe nach.

Die Ausbildungsberufe der Stadtverwaltung Stuttgart spiegeln die ganze Bandbreite der Digitalisierung wider: von „kein PC am Arbeitsort“ über „ein Terminal-Rechner für viele“ bis hin zu „ein eigener Laptop“.

• Technischer Bereich: etwa 150 Azubis und Studierende in Berufen wie Fachkraft für Abwasser, Straßenbauer:in und Gärtner:in. Oft kein PC am Arbeitsort und in der Regel auch kein Diensthandy.

• Soziales, Gesundheit und Erziehung: rund 350 Azubis und Studierende in Berufen wie Erzieher:in, Altenpfleger:in und Notfallsanitäter:in. In der Regel ein digitaler Arbeitsplatz fürs ganze Team, keine persönlichen E-Mail-Accounts.

• Verwaltung: 167 Azubis in Berufen wie Verwaltungswirt:in und Fachinformatiker:in. Digitale Büro-Arbeitsplätze.

„Wir haben uns gefragt, wie wir mit den vorhandenen Tools sicherstellen können, dass Informationen schnell bei allen Azubis ankommen“, berichtet Maximilian Hubl. Das ernüchternde Fazit: „Tatsächlich gar nicht, vor allem während der Uni- und Berufsschulphasen.“ Denn private Messenger waren wegen Sicherheits- und Datenschutzbedenken genauso tabu wie private Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Es blieb nur der Postweg mit Antwortzeiten von bis zu zwei Wochen.

Der größte Nutzen: Dialog und Vernetzung bereits vor dem ersten Arbeitstag

„Wenn ich heute wichtige Informationen per App teile, bekomme ich oft innerhalb von 20 Minuten ein Feedback von 80 Prozent der Studierenden“, sagt Maximilian Hubl. Die Nachwuchskräfte nutzen die App ganz unterschiedlich: „In einigen Bereichen geht es weniger darum, Informationen aus der Verwaltungszentrale zu teilen. Hier steht der Austausch untereinander im Fokus“, berichtet Ausbildungsleiter Anton Schramm. Eines dagegen gilt immer: „Bereits vor dem ersten Arbeitstag sind neue Azubis und Studierende untereinander und mit allen wichtigen Personen vernetzt.“

Der Härtetest: die App im Check durch 42 Digital Natives

42 Azubis und Studierende durften die Mitarbeiter-App für Azubis, die intern „CALS“ genannt wird, vor dem offiziellen Start testen. Die Ergebnisse:

• Im Schnitt 4,3 von 5 möglichen Sternen

• Anreiz: dienstlich so kommunizieren wie es auch privat üblich ist

• Hemmschwelle für Rückfragen fällt weg

• Größere Nähe zur Stadt Stuttgart als Arbeitgeberin

Ein Selbstläufer war das Projekt trotz des tollen Feedbacks der Nachwuchskräfte dennoch nicht: „Auch alle Ausbildungsleitungen sollten mitziehen. Diese Hürde musste das Tool nehmen“, blickt Maximilian Hubl zurück.

Die größte Herausforderung: nicht die Technik, sondern die Gewohnheiten

Die App bedeutet für einige einen Bruch mit jahrzehntelangen Prozessen und Gewohnheiten in der Kommunikation. Change-Management war gefragt. „Veränderung kann anstrengend sein. Mit der App ändert sich der Kommunikationsstil. Distanz und Hierarchiebewusstsein in der Kommunikation lösen sich auf“, erklärt Maximilian Hubl die Gründe. Während die Azubi-App technisch einfach nutzbar ist, gab es auf Seiten der Ausbilder:innen noch Schulungsbedarf zu den Inhalten, ihrer Form und ihrer Frequenz.

„Es geht nicht darum, perfekt zu formulieren, sondern ums Sammeln, Verteilen und Vermehren von Informationen und Wissen“, betont Anton Schramm. „Bei E-Mails macht man sich viel mehr Gedanken und schreibt eher einen Roman. Da geht viel Zeit verloren, auch beim Lesen“, ergänzt Maximilian Hubl. In der App funktioniert interne Kommunikation viel schneller und direkter. Die Informationsdichte steigt. „Das führte bei einigen anfangs zu einem Gefühl, regelmäßig Input für den Newsfeed liefern zu müssen“. Mit Workshops konnten die Projektleiter für Entspannung sorgen.

Die Einführung: auf freiwilliger Basis aufs private Smartphone

Ein paar Vorbehalte gab es anfangs auch bei den Azubis: „Schreibt mir meine Ausbildungsleiterin am Sonntag die Aufgaben für Montag?“, nennt Maximilian Hubl ein Beispiel. Diese Sorge konnte schnell ausgeräumt werden: Nach Feierabend, an Wochenenden und im Urlaub bleibt die App stumm.

Ohnehin entscheiden alle Azubis, Studierenden und Ausbildungsleiter:innen selbst, ob sie CALS nutzen oder nicht. „Diese Freiwilligkeit war wichtig für das OK des Personalrats.“  Aber lässt sich so eine hohe Nutzungsquote erzielen? „95 Prozent der aktiven Nutzer:innen verwenden die Azubi-App auf ihrem privaten Smartphone“, schätzt Maximilian Hubl. Für die anderen gibt es einen Zugang über dienstliche Geräte. Briefe dagegen gehören der Vergangenheit an: Die letzte Postsendung enthielt die personalisierten Flyer mit den Zugangsdaten zur App.

Die Ausschreibung: Flip gewinnt den Preis-Leistungs-Vergleich

Die Stadtverwaltung Stuttgart hat den Auftrag für die Azubi-App im Rahmen einer freien Verhandlungsvergabe beschafft – neben dem Angebotspreis spielten dabei auch Kriterien wie Qualität und Zweckmäßigkeit eine Rolle. Den Ausschlag für Flip gaben vor allem drei Faktoren:

1. Kosten und Nutzen: Das Preis-Leistungs-Verhältnis hat gestimmt.

2. Anpassbarkeit: Flip ist einfach zu individualisieren.

3. Kümmerer-Faktor: Flip hat der Stadtverwaltung alles Technische abgenommen.

Was geben Maximilian Hubl und Anton Schramm anderen auf den Weg, die ihre interne Kommunikation per App digitalisieren wollen – und dabei alle Generationen mitnehmen möchten? Die Projektverantwortlichen nennen für die Einführung einer Mitarbeiter-App drei Tipps:

1. Förmlichkeiten außen vor lassen: Direkt und persönlich soll es sein. Ganz nah an der Face-to-Face-Kommunikation.

2. Sich etwas trauen und schnell reagieren: Der Tipp betrifft vor allem die Arbeitgeberseite. Das Resultat: stärkere Mitarbeiterbindung.

3. Hürden senken und möglichst viele Zugänge schaffen: Die App sollte auf allen dienstlichen Geräten zur Verfügung stehen – nicht nur auf dem privaten Smartphone oder Tablet.