7 interne Kommunikationskanäle im Vergleich

Sie ist Luxus und Problem zugleich: Die fast unendliche Auswahl, die wir heutzutage haben. Sei es das Netflix-Abo, mit dem wir Tausende von Serien und Filme gucken können – und deshalb oft überfordert sind. Oder die Vielfalt an Restaurants in unserer Umgebung, sodass wir nicht entscheiden können, was wir heute essen. Tja, und wissen Sie was? Das gleiche Problem haben Kommunikator:innen auch, wenn sie vor der breiten Palette interner Kommunikationskanäle stehen.

Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, haben wir eine ausführliche Übersicht mit den gängigen internen Kommunikationskanälen zusammengestellt, die Vor- und Nachteile analysiert und auch erarbeitet, welcher Kanal zu welcher Zielgruppe am besten passt. Eines vorweg: Die E-Mail hat langsam, aber sicher ausgedient.

1. Durch nichts zu ersetzen: Das persönliches Gespräch

Eines steht außer Frage: Digitale Kommunikationskanäle sind meistens schneller, direkter, effizienter – und damit oft zielführender. Trotzdem beinhalten sie ein Problem: Die emotionale und zwischenmenschliche Komponente fehlt.

Studien wie der "Trendmonitor Interne Kommunikation 2016" von der School for Communication and Management (SCM) haben in der Vergangenheit immer wieder gezeigt: Mit 98 Prozent ist das persönliche Gespräch immer noch einer der am häufigsten genutzten Kanäle für die interne Kommunikation in Unternehmen.

Vor allem wichtige, richtungsweisende Meetings macht man am besten face-to-face. Zum Beispiel, wenn es um die berufliche Zukunft, das Gehalt oder sehr komplexe Themen geht. Der große Vorteil des persönlichen Gesprächs: Man bekommt die Reaktion seines Gegenübers unmittelbar mit – sei es nur durch die Mimik oder Gestik. Dieses Feedback ist wertvoll für eine gute Mitarbeiterführung und die weitere Kommunikation – und geht in digitalen Kanälen oft unter.

2. Das Schwarze Brett: Ist das noch zeitgemäß?

Kaum zu glauben, aber wahr: Viele Unternehmen nutzen als Kanal für die interne Kommunikation noch immer Nachrichten auf dem Schwarzen Brett oder Aushänge in den ihren Pausenräumen. Insbesondere im Lager, der Produktion oder auch in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, wo Mitarbeitende ohne Schreibtisch tätig sind, greifen sie auf das Brett zurück.

Das große Problem mit dem Schwarzen Brett lässt sich mit einem Wort zusammenfassen: Gießkannenprinzip. Eine zielgruppengerechte Kommunikation ist mit dem Schwarzen Brett unmöglich und jede:r, der oder die vorbeiläuft, wirft einen Blick drauf. Und zwar unabhängig davon, ob die Informationen für diese Person relevant sind. Das wissen die Mitarbeiter:innen erst hinterher – abgesehen davon, dass durch die Kommunikation mittels Schwarzem Brett zusätzliche Laufwege entstehen. Das kostet Zeit.

Ein weiterer Nachteil: Der Rückkanal fehlt. Die Belegschaft hat keine Möglichkeit, auf Nachrichten zu reagieren, Feedback zu geben oder eigene Informationen bereitzustellen. Und selbst wenn Mitarbeiter:innen etwas aushängen: Wer sagt, dass die Info zur richtigen Zeit bei der richtigen Kollegin oder dem richtigen Kollegen ankommt? Diese Unsicherheit ist vor allem bei der Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten ein Problem.

Nicht zuletzt sind das Schwarze Brett und der Datenschutz nicht die besten Freunde: Aushänge wie Schicht- und Urlaubspläne mit personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Telefonnummer sind problematisch. Das Schwarze Brett ist alles andere als ein sicherer Kommunikationskanal.

3. Die Mitarbeiterzeitschrift: Eine gute Ergänzung?

Der Schritt ist leicht nachvollziehbar: In Zeiten, in denen Print-Magazine in der Gesellschaft beliebt sind und von Jung sowie Alt in ihrer Freizeit gerne gelesen werden, ist das Medium auch für die interne Kommunikation von Unternehmen vielversprechend.

Kein Wunder also, dass viele Unternehmen den Schritt gegangen sind und eine interne Mitarbeiterzeitung eingeführt haben. Viele schätzen es nach wie vor, etwas Haptisches in den Händen zu halten. Übrigens: Die erste Mitarbeiterzeitschrift in Deutschland war der "Schlierbacher Fabrikbote" und erschien bereits Ende des 19. Jahrhunderts.

Aber die Zeiten haben sich geändert. Was wir in der gesamten Medienlandschaft beobachten können, trifft auch auf die Unternehmenskommunikation zu: Vor allem jüngere Generationen greifen seltener zu Print als früher – und konsumieren Nachrichten, Hintergründe und aktuelle Informationen lieber online. Das Smartphone ist dabei das beliebteste Medium. Der Reuters Digital News Report 2021 zeigt: 72 Prozent der 18- bis 24-jährigen Befragten geben an, dass ihr Smartphone das primäre Gerät für den Nachrichtenkonsum ist.

Eine interessante Idee: die Mitarbeiterzeitung mit einem digitalen Kanal zu kombinieren. So können interne Kommunikator:innen alle Zielgruppen mit ihren unterschiedlichen Präferenzen abdecken und gleichzeitig verschiedene Content-Formate nutzen.

4. Die E-Mail: Der Kanal-Klassiker

Die klassische E-Mail ist der wohl am meisten verbreitete Kanal der internen Kommunikation. Sie ist günstig und bietet die Möglichkeit, Informationen sowohl gezielt als auch – zum Beispiel mittels Newsletter – breit gefächert zu verteilen. Jedoch kann die E-Mail frustrierend für den Verfasser sowie für die Adressaten sein – etwa, wenn sich bestimmte Zielgruppen nicht von den Inhalten angesprochen fühlen. Oder auch dann, wenn das E-Mail-Postfach zu voll wird und Mitarbeiter:innen deshalb keinen Überblick mehr über die Inhalte haben.

Trotzdem ist die E-Mail sinnvoll, wenn es darum geht, bestimmte Kolleg:innen zu kontaktieren oder vereinzelte Themen in Teams oder Abteilungen zu diskutieren. Das gilt zumindest für den Teil der Belegschaft, der den Großteil seiner Arbeitszeit am Schreibtisch verbringt.

Operative Beschäftigte, die keinen (festen) Arbeitsplatz haben, bleiben bei der E-Mail-Kommunikation allerdings außen vor. Das bedeutet auf der einen Seite, dass sie wichtige Unternehmensinformationen spät oder gar nicht erhalten. Und auf der anderen Seite, dass Non-Desk-Worker keinen Kanal haben, auf dem sie Feedback geben, Vorschläge einreichen oder Fragen stellen können.

Kira Kebekus, Head of Projects, Innovation & ESG bei Europart, weiß, wie wichtig Kritik von den Beschäftigten sind: "Es lohnt sich, für Feedback und eine offene Kultur auch mal einen unangenehmen Kommentar in Kauf zu nehmen", sagt sie. "Wer Rückmeldungen und Austausch unterdrückt, der unterdrückt auch Ideen."

5. Desktop first: Das Social Intranet

Das Problem, dass E-Mails nicht für diejenigen gemacht sind, die am Fließband, im Lager oder an der Supermarktkasse arbeiten, geht bei Nachrichten oder Beiträgen im Social Intranet weiter. Auch hier lautet das Motto: "Desktop first". Auch wenn viele Intranets inzwischen eine mobile Version haben, ist diese oft unübersichtlich und nicht für die Nutzung operativer Beschäftigter optimiert.

Ein gut aufgebautes Social Intranet erinnert an soziale Netzwerke wie Facebook – mit dem Unterschied, dass es nur für Mitarbeiter:innen des jeweiligen Unternehmens zugänglich ist. Es sollte wie wie ein digitaler Arbeitsplatz, als Plattform für Kommunikation mit Möglichkeiten zur direkten Interaktion und als Ausgangspunkt für alle wichtigen Tools fungieren. Im besten Fall sind das mehr als der Kantinen-Speiseplan oder eine interne Telefonliste. Wichtige Informationen und Dokumente bündelt das Intranet an einem Ort.

6. Instant Messenger: Datenschutz aufgepasst!

Gelingt es einem Unternehmen mit einer großen Zahl an Non-Desk-Workern nicht, sie in die interne Kommunikation einzubinden oder ihnen eine Plattform zum Austausch zur Verfügung zu stellen, finden die Mitarbeiter:innen meist selbst einen Weg. Im Handumdrehen sind WhatsApp-Gruppen gebildet, in denen sich die operative Belegschaft über geschäftliche Themen austauschen kann. Auf diese Weise verlieren interne Kommunikator:innen die Kontrolle – über den geregelten Informationsfluss, aber auch über die Sicherheit dieser Informationen. DSGVO-konform sind viele (private) Messenger nämlich nicht.

Ein großer Vorteil von Instant Messengern ist es, dass die Mitarbeiter:innen sie auf ihren privaten Smartphones installieren können. BYOD steht für "Bring Your Own Device" und bietet zwei Vorteile:

Erstens: Mit ihren eigenen Endgeräten sind die Angestellten vertraut, es ist also keine Einarbeitungszeit nötig. Und zweitens: Unternehmen sparen, weil sie ihren Beschäftigten keine teuren iPhones zur Verfügung stellen müssen.

7. Die Mitarbeiter-App: Endlich ALLE erreichen

Bei der Vorstellung der anderen Kanäle sind wir auf verschiedene Probleme gestoßen: E-Mails erreichen nicht alle Mitarbeiter:innen, Social Intranets sind oft unübersichtlich, Messenger haben nur eine (Gruppen-)Chat-Funktion und sind nicht immer DSGVO-konform. Ein Kanal für die interne Kommunikation, dem es gelingt, all diese Probleme gleichzeitig zu lösen, ist die Mitarbeiter-App. Doch was macht eine Mitarbeiter-App aus? Und was sind die Vorteile?

Eine Mitarbeiter-App wie Flip hat das Ziel, alle Beschäftigten erreichen zu können – egal, ob sie ihre Arbeit am Schreibtisch erledigen oder nicht. Gleichzeitig bietet sie eine Plattform, über die nicht nur Top-Down-Kommunikation, sondern auch Bottom-up-Kommunikation stattfindet. Mitarbeiter:innen können sich also mit wenigen Klicks untereinander kontaktieren, Vorschläge in einer Gruppe einreichen oder Kritik äußern. Vor allem der letzte Punkt ist wichtig, denn: ohne Kritik, keine Verbesserungen im Unternehmen.

Operativen Beschäftigten fehlt oft die Zeit, lange Posts durchzulesen oder eine halbe Ewigkeit nach einer bestimmten Information zu suchen, die ein Kollege vor einiger Zeit bereitgestellt hat. Deshalb sollte eine Mitarbeiter-App für diese Zielgruppe simpel aufgebaut und intuitiv zu bedienen sein. Nur dann wird sie zu einem mobilen, effizienten und kollaborativen Tool. Trotz der Installation auf den privaten Endgeräten der Mitarbeitenden erfüllt eine gute Mitarbeiter-App alle Datenschutz-Richtlinien.

Im Fall von Flip ist die App auch aus Sicht des Betriebsrats unbedenklich: Benachrichtigungen können deaktiviert, Arbeitszeit und -leistung nicht überwacht werden. Die einfache Nutzung kennen Beschäftigte aller Altersgruppen von privaten Messengern und Netzwerke und können das Tool somit umgehend und effizient nutzen. Mit Integrationen wird die App zu einer Plattform für operative Beschäftigte, zum "Deskless OS" für Mitarbeiter:innen.

Natürlich ist es sehr stark vom jeweiligen Unternehmen und seiner internen Kommunikationsstrategie abhängig, welche Anforderungen ein Kanal für die interne Kommunikation erfüllen muss. Trotzdem gibt es Bedingungen, die allgemein gelten. Das sind die drei wichtigsten Anforderungen:

1. Möglichkeiten zur Interaktion

Kommunikation funktioniert nicht, wenn sie einseitig ist. Das merken wir im persönlichen Gespräch oder auch dann, wenn wir keine Antwort auf unsere WhatsApp-Nachricht erhalten. Die häufige Folge: Frustration. Deshalb ist es auch in der internen Unternehmenskommunikation wichtig, einen Kanal zu etablieren, der in beide Richtungen funktioniert. Ihre Mitarbeiter:innen möchten nicht nur informiert, sondern auch gehört werden. Ein Chat, eine Kommentarfunktion und der aus den sozialen Medien bekannte Like-Button sind absolute Must-Haves.

2. Kanal fungiert als Plattform

Der beste Kanal für die interne Kommunikation ist mehr als das. Zusätzlich ist er eine Art Plattform, die alles an einem Ort bündelt, was die Mitarbeiter:innen brauchen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn sie in zeitkritischen Situationen schnell auf bestimmte Informationen zugreifen müssen – und das am besten auf dem Smartphone. In einer Mitarbeiter-App wie Flip ist es möglich, den Schichtplan, Mitarbeiter-Benefits und andere Unternehmensbereiche zu integrieren. Dann hat jede:r operative Beschäftigte das ganze Unternehmen in der eigenen Hosentasche.

3. Betriebsrats- und DSGVO-konform

Es ist die wohl wichtigste Bedingung, die ein IK-Kanal erfüllen muss: das "OK" von Betriebsrat und Datenschutz. Denn der Kanal kann noch so vielversprechende Funktionen haben, die von den Angestellten bestens angenommen werden – wenn der Betriebsrat nicht zustimmt oder es datenschutzrechtliche Probleme gibt, wird er sich nicht langfristig in Ihrem Unternehmen durchsetzen.

Fakt ist: Die eierlegende Wollmilchsau unter den internen Kommunikationskanälen gibt es nicht. Selbst der Austausch via Mitarbeiter-App kann das persönliche Gespräch nicht ersetzen. Daher ist es die wohl beste Vorgehensweise interner Kommunikator:innen und HR-Verantwortlicher, die verschiedenen Kanäle clever – das heißt möglichst effizient – zu kombinieren. Doch wie könnte das in der Praxis aussehen?

Franziska Metz, Referentin Unternehmenskommunikation bei ROSSMANN, verbindet eine Mitarbeiter-App mit einer Mitarbeiterzeitschrift. Die Beschäftigten werden also über beide Kanäle erreicht und informiert. Mehrere Kanäle zu orchestrieren ist einer der aktuellen IK-Trends. Was zunächst unproduktiv klingt, verfolgt einen bestimmten Sinn: "Unser Mitarbeitermagazin bietet Platz für tiefere Themen und längere Stücke, während die Mitarbeiter-App perfekt ist, um kurzfristig dringende Themen zu veröffentlichen", erklärt Franziska Metz.