Wie lässt sich die interne Kommunikation in Krankenhäusern und in der Pflege verbessern?

Der personelle Notstand in der Pflege ist allgegenwärtig und spricht eine deutliche, nicht wegzudiskutierende Sprache. In Deutschland kommen auf eine Pflegekraft im Durchschnitt 13 Patienten. Zudem können extreme Situationen das Verhältnis der Pro-Kopf-Patienten pro Pflegekraft weiter verschlechtern, wie etwa die große Lücke zeigt, die osteuropäische Pflegekräfte hinterlassen, die im Zuge der weltweiten Corona-Krise Deutschland verlassen haben.

Neben der generellen Personalknappheit zählt örtliche Verteilung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu den größten Herausforderungen der Gesundheitsbranche. Pflegekräfte und Ärzte sind an unterschiedlichen Standorten tätig, führen Hausbesuche durch und sind daher ständig unterwegs. Aufgrund des Quotenverhältnisses zwischen Pflegekraft und Patient, das eine große – nicht nur zeitliche – Belastung darstellt, kommunizieren Mitarbeiter der Pflege in ihrer knappen Zeit berechtigterweise eher mit dem Patienten, anstatt E-Mail-Newsletter oder gar Papieraushänge am schwarzen Brett zu studieren.

Eine schlechte Kommunikation unter den Mitarbeitern gesundheitlicher Einrichtungen kann sich jedoch negativ auf die Erfahrung und Zufriedenheit der Patienten auswirken. Durch Fehlinformationen oder unvollständig vermitteltes Wissen zur jeweiligen Diagnostik kann der Patient schlimmstenfalls sogar in Gefahr geraten. Weiterhin leiden Arbeitsmoral und -motivation der Mitarbeiter unter angespannten und stressigen Situationen. Insgesamt führen die genannten Faktoren in der Gesamtheit zu finanziellen Verlusten.

Aufgrund der ohnehin hohen Belastung in der Pflege ist es daher umso wichtiger, dass Sie eine effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Gesundheitswesen sicherstellen und mit den richtigen Tools vereinfachen, damit die Interaktion in der Praxis nicht aufgrund zeitlicher Engpässe auf der Strecke bleiben muss. Mit folgenden Tipps können Sie interne Kommunikation in Krankenhäusern und in der Pflege verbessern und gleichermaßen die Integration und Interaktion sämtlicher Mitarbeiter fördern sowie das interne Zusammengehörigkeitsgefühl nachhaltig stärken.

Bevor Sie mit einem überarbeiteten Kommunikationskonzept die Defizite angehen, sollten Sie zuerst den Status Quo erfassen. Stellen Sie sich dazu die folgenden Fragen:

• Wie kommunizieren die Mitarbeiter derzeit?

• Wie gut gelingt die Kommunikation im beruflichen Alltag?

• Welche Bedeutung hat eine gelingende Kommunikation für die tägliche Arbeit?

• Wer kommuniziert mit wem und welches Wissen wird dabei vermittelt?

Antworten auf diese Fragen finden Sie auch durch die detaillierte Befragung Ihrer Mitarbeiter und erhalten aufschlussreiche Aussagen über die allgemeine Stimmung, wenn Mitarbeiter ihre Wünsche und Anregungen zur Sprache bringen.

Noch immer ist der Pager der wahrscheinlich am häufigsten genutzte Kommunikationskanal im Krankenhaus- und Pflegebereich und für Rückrufbitten und die einseitige Kommunikation auch geeignet. Pager stellen jedoch als asynchroner Kanal keine gute Lösung für die schnelle und unmittelbare Kommunikation unter den Mitarbeitern dar und sind auch für die Verbreitung von internen News nicht geeignet. Auch E-Mails ermöglichen höchstens eine asynchrone Kommunikation, und werden darüber hinaus aufgrund der genannten hohen Belastung und Zeitknappheit oft nicht oder nicht rechtzeitig gelesen.

An diesem Problem setzen Mitarbeiter-Apps wie Flip an. Sie ermöglichen es, einzelnen Mitarbeitern, kleineren Teams und gesamten Pflegestationen bis hin zu sämtlichen Angestellten unmittelbar und in Echtzeit über einen praktischen integrierten Chat sowie definierte Gruppen zu kommunizieren, Probleme und Engpässe zur Sprache zu bringen und schnellstmöglich Lösungen zu finden. Wie von großen sozialen Netzwerken gewohnt, informiert ein übersichtlicher Newsfeed über aktuelle Unternehmensthemen sowie Termine und weist auf neue Meldungen in den einzelnen Gruppen hin.

Der Clou: Neben der Nutzung als Desktop-Lösung läuft die mobile App von Flip auf jedem Smartphone und kann auch auf den Geräten der Mitarbeiter betrieben werden – zuverlässig und sicher durch das Hosting auf deutschen Servern mit ISO-27001 Zertifizierung sowie DSGVO-Konformität (DSGVO = Europäische Datenschutzgrundverordnung). Somit haben sämtliche Mitarbeiter das gesamte Instrumentarium der internen Kommunikation immer dabei und Sie können die Kommunikationskanäle deutlich verschlanken, da Mitarbeiter-Apps die Kommunikation via Pager und E-Mail ersetzen kann. Die Kommunikation ist dadurch schneller und weniger zeitraubend wodurch Arbeitsabläufe effizienter werden und Mitarbeiter deutlich koordinierter zusammenarbeiten können.

Flip ist zudem die einzige Mitarbeiter-App, die über eine Offlinefähigkeit verfügt. Dadurch lassen sich sämtliche Funktionen auch ohne permanenten Internetempfang nutzen – Nachrichten werden zwischengespeichert und versendet, sobald wieder Internetempfang besteht. Ein entscheidender Vorteil, wenn Pflegekräfte viel innerhalb einer Einrichtung unterwegs sind oder Patienten vor Ort zum Beispiel in ländlichen Regionen besuchen.

Perspektiven für die Zukunft

Der Funktionsumfang moderner Mitarbeiter Apps wie Flip ist mit der Kommunikation über Chats und Gruppen noch lange nicht erschöpft. Bereits heute lassen sich dank moderner Schnittstelle zahlreiche firmeneigene Tools wie HR-Software sowie gesamte IT-Systeme andocken. Die Bedeutung universeller Tools für den Workflow wird branchenübergreifend immer größer. Perspektiven für die Gesundheitsbranche bieten sich etwa, wenn die App eine datensichere und schnelle Möglichkeit bietet, Befunde und Informationen zu Patienten unter Pflegekräften auszutauschen, um die Effizienz der täglichen Arbeit noch weiter zu erhöhen.

Entscheidend für die Motivation der Mitarbeiter in der Pflege sind eine hohe Wertschätzung der belastenden täglichen Arbeit, die Pflegekräfte leisten, sowie der persönliche Kontakt zu Vorgesetzten. Dafür ist es wichtig, dass die Mitarbeiter sich gehört fühlen, ihre Ängste, Probleme und Wünsche offen zur Sprache bringen können und ernst genommen werden. Verstehen Sie interne Kommunikation daher als Dialog und hören Sie aktiv zu. Etablieren Sie den regelmäßigen Austausch in Form von Feedbackgesprächen, in denen beide Seiten – Mitarbeiter und Führungskraft – auf Augenhöhe Rückmeldungen geben können. Schaffen Sie dafür eine Basis, die von gegenseitigem Vertrauen und einem guten Klima geprägt ist. Für ein vertrauensvolles Verhältnis ist es von essenzieller Bedeutung, dass Sie Neuigkeiten, die Ihre Mitarbeiter betreffen, stets zuerst intern kommunizieren. Umgekehrt ist das Vertrauensverhältnis stark gefährdet, wenn Mitarbeiter eventuelle Stellenstreichungen oder Umstrukturierungen erst aus der Presse erfahren.

Drücken Sie Ihren Mitarbeitern auch außerhalb von festen Gesprächen und ähnlichen Situationen Ihre Wertschätzung für deren tägliche Arbeit aus und machen Sie durch Ihr Handeln deutlich, dass jeder Mitarbeiter eine hohe Bedeutung für das Unternehmen hat. Mit einer gelingenden internen Kommunikation, die Mitarbeitern eine Stimme verleiht, sie integriert und umfassend informiert steigern Sie die Motivation und Zufriedenheit unter Mitarbeitern in der Pflege. Und auch die Patienten profitieren von einer besseren Kommunikation sowie einer höheren Effizienz unter Pflegekräften, was sich dann auch in einer höheren Patientenzufriedenheit widerspiegelt und in finanzieller Hinsicht positiv auswirken kann.