Mit diesen (digitalen) Tools wird Ihre interne Kommunikation zum Erfolgsfaktor

Dass interne Kommunikation das Engagement der Mitarbeiter:innen verbessert, ist kein Geheimnis. Studien belegen den positiven Einfluss von interner Kommunikation auf das Vertrauen in Führungskräfte. Außerdem trägt sie zur besseren Produktivität bei – indem sie die kreativen Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen aktiviert.

Die große Frage, die sich viele Kommunikator:innen dabei immer stellen: Welche Tools brauche ich für eine effektive interne Kommunikation? Die universelle Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Deswegen stellen wir analoge und digitale Tools der internen Kommunikation gegenüber – und zeigen Anbieter. Damit können wir die Entscheidung nach den passenden Tools für Sie zwar nicht treffen, aber erleichtern.

Tools der internen Kommunikation vs. Kanäle der internen Kommunikation – die Unterschiede

Vorweg eine Definition. Denn obwohl Kanäle und Tools der internen Kommunikation oft synonym verwendet werden, sind sie nicht gleich. Deswegen ist es wichtig, den Unterschied zu verstehen. Kanäle der internen Kommunikation sind Wege, die für die Kommunikation verwendet werden, zum Beispiel E-Mails oder Nachrichten im Intranet.

Tools für die interne Kommunikation – unser Fokus in diesem Artikel – sind dagegen Softwareanwendungen und Plattformen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessern. Also Plattformen, die zu einem Kanal der internen Kommunikation werden können.

Kanäle sind also wichtig, weil sie die Botschaften transportieren – aber nur mit den passenden Tools erreichen Sie Ihre Mitarbeiter:innen wirklich. Wir unterscheiden dabei digitale und analoge Tools für die interne Kommunikation.

Eine Übersicht über die digitalen und analogen Tools in der internen Kommunikation:

Für jedes digitale Tool gibt es den passenden Anbieter. Hier sind einige Beispiele:

• Slack: Bekannt als Messaging App, bietet Slack einen kostenlosen Plan für kleine Teams sowie kostenpflichtige Pläne mit mehr Funktionen und mehr Speicherplatz. Slack bietet Kanäle für Teams oder Projekte, Dateiablage und kann erweitert werden, beispielsweise mit Google Drive.

• Zoom: Vielleicht die bekannteste Plattform für Videokonferenzen. Zoom bietet sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Pläne an, wobei die kostenpflichtigen Pläne erweiterte Funktionen wie Aufnahme und Transkription bieten.

• Asana: Besseres Projektmanagement mit Aufgaben und Fristen. Asana bietet einen kostenlosen Plan für kleine Teams sowie kostenpflichtige Pläne mit mehr Funktionen und mehr Speicherplatz.

• Google Drive: Der große Vorteil: Dokumente und Tabellen bearbeiten in Echtzeit. Ein Plus vor allem für Remote Teams. Google Drive bietet kostenpflichtige Pläne für Unternehmen und Organisationen.

• Microsoft Teams: Die Collaboration-App, die die meisten kennen. Neben Videotelefonie bietet Teams auch Funktionen wie einen Chat und Dateifreigaben. Mit den anderen Microsoft-Anwendungen lässt es sich beliebig um Funktionen erweitern. Ist in den Abos enthalten.

• Jive: Hat nichts mit Tanzen zu tun, sondern ist eine Social Intranet Software für Unternehmen. Kommunizieren und interagieren mit einer Lösung. Preise sind abhängig von der Unternehmensgröße und den Anforderungen.

• SpeakAp: Eine Mitarbeiter-App für Kommunikation, Aufgaben-Management und Kollaboration. Die Preise variieren je nach Unternehmensgröße und individuellen Anforderungen.

• Flip: Als Plattform oder Mitarbeiter-App 2.0 für operative Beschäftigte bietet Flip nicht nur die gängigen Funktionen der internen Kommunikation, sondern vereint Projektmanagement, Aufgabenplanung und Integrationen zu bestehenden IT-Systemen in einer mobilen Plattform. Informationen über Preise im persönlichen Gespräch.

Die Wahl des richtigen Tools für die interne Kommunikation hängt von vielen Faktoren ab, darunter die interne Kommunikationsstrategie, die Größe und Struktur Ihres Teams, Ihr Budget und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Hier sind einige Aspekte, die Sie bei der Auswahl eines Tools berücksichtigen sollten:

1. Funktionen: Welche spezifischen Funktionen benötigen Sie zur Unterstützung Ihrer internen Kommunikation? Benötigen Sie Funktionen für Videokonferenzen, Projektmanagement oder die Dateifreigabe?

2. Benutzerfreundlichkeit: Ist das Tool benutzerfreundlich und leicht zu erlernen? Benötigen Ihre Teammitglieder viele Schulungen, um es effektiv nutzen zu können?

3. Integration: Lässt sich das Tool in andere von Ihrem Team verwendete Software und Plattformen integrieren? Lässt es sich leicht in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einbinden?

4. Kosten: Wie hoch ist Ihr Budget für ein internes Kommunikationstool? Gibt es kostenlose oder kostengünstige Optionen, die Ihren Anforderungen entsprechen oder müssen Sie in eine robustere und teurere Lösung investieren?

Alles noch ziemlich vage. Deswegen erweitern wir diese vier Faktoren um sieben weitere Kriterien zur Gewichtung. Mit Hilfe dieser können Sie Tools gegenüberstellen und entscheiden, welche Tools für die interne Kommunikation zu Ihnen passen.

Wenn die Entscheidung gefallen ist, geht es erst einmal an die Einführung eines Tools für Ihre interne Kommunikation. Denn wir wissen: Das beste Tool bringt keine Verbesserung, wenn die Mitarbeiter:innen es nicht nutzen. In unserem Sieben Punkte-Plan erklären wir, wie die Einführung gelingt.

Danach folgt der nächste wichtige Schritt: Erfolge und Wirksamkeit messen. Diese Kennzahlen helfen Ihnen bei der Einschätzung:

1. Engagement: Nutzen die Teammitglieder das Tool regelmäßig? Reagieren sie auf Nachrichten und nehmen sie an Diskussionen teil?

2. Kollaboration: Trägt das Tool zur Erleichterung der Zusammenarbeit und des Teamworks bei? Arbeiten die Teammitglieder effizienter und effektiver?

3. Produktivität: Sind die Teammitglieder in der Lage, Aufgaben und Projekte mithilfe des Tools schneller und einfacher zu erledigen?

4. Feedback: Was halten die Teammitglieder von dem Tool? Gibt es Probleme oder Bedenken, die behoben werden müssen?

Gute und effektive interne Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor. Das zeigen zig Studien. Aber wie alle Mitarbeiter:innen erreichen? Den Unterschied machen die passenden Tools für die interne Kommunikation. Welches das richtige Tool ist, entscheiden Sie. Dabei helfen Ihnen unsere Kriterien zur Gewichtung. Das passende Tool für die interne Kommunikation liefert Zahlen gleich mit – mit den Analytics messen Sie den Erfolg und können Ihre interne Kommunikation noch weiter verbessern.