In 3 einfachen Schritten zum Konzept für die interne Kommunikation

Zufriedene Mitarbeiter:innen sind neben glücklichen Kunden der wichtigste Erfolgsfaktor für Unternehmen. Zahlreiche Studien belegen, dass ein Mitarbeitender, der ersetzt werden muss, ein Unternehmen im Durchschnitt ein zusätzliches Jahresgehalt kostet.

Trotzdem richten viele Unternehmen ihr kommunikatives Augenmerk auf die Außendarstellung und forcieren in ihrer Strategie den engen Austausch mit Partnern und Kunden via Presse- und Öffentlichkeitsarbeit oder Marketing. Neben der externen Kommunikation und PR sollte jedoch auch die interne Kommunikation in Unternehmen eine wichtige Rolle spielen.

Klar ist, dass sich der Einsatz einer verbesserten internen Kommunikation nicht direkt messbar im Umsatz niederschlägt. Die Widerstände, ein neues Tool zu etablieren, sind für die zuständigen Abteilungen entsprechend hoch.

Ein durchdachtes internes Kommunikationskonzept, das die individuellen Schwerpunkte im Unternehmen abbildet, sämtliche Mitarbeitende ins Boot holt und auf die richtigen Tools setzt, ist in der Lage, die Wertschätzung für interne Kommunikation zu steigern. Drei Schritte führen zum Ziel.

Der erste Schritt zu einem wirkungsvollen internen Kommunikationskonzept ist die Ermittlung des Status Quo Ihres Unternehmens. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über bestehende Prozesse, Strukturen und Konzepte. Laden Sie sich dafür unsere kostenlose Vorlage herunter und starten Sie mit der Ausarbeitung eines Kommunikationskonzepts.

Wie sieht die Unternehmensstruktur aus?

Zu Beginn der Analysephase ist es wichtig, sich folgende Fragen zur Unternehmensstruktur und zur Kommunikation im Unternehmen zu stellen und diese schriftlich festzuhalten:

• Wie viele Standorte gibt es?

• Wie viele Mitarbeitende sind in den jeweiligen Niederlassungen beschäftigt?

• Welche Abteilungen tauschen sich aus?

• Wie wird kommuniziert (Top-Down vom Management an das Team, Bottom-Up vom Team an das Management oder horizontal)?

• Wie viele Beschäftigte sind ohne festen Arbeitsplatz oder haben keinen Zugang zum Intranet?

Analysieren Sie die Kommunikationskanäle!

Neben der Struktur ist es auch wichtig, die genutzten internen Kommunikationskanäle des Unternehmens zu erfassen und zu analysieren. Auch hier können Sie die Vorlage nutzen, um Ihre Ergebnisse festzuhalten.

Befragen Sie wichtige Stakeholder!

Beziehen Sie im Zuge der Analyse unbedingt die Meinung Ihrer Kolleginnen und Kollegen ein. Das Ziel der Unternehmenskommunikation sollte sein, Mitarbeitende zu motivieren und zu integrieren. Das schaffen Sie am besten, indem Sie die Stimmung, die Wünsche und Anforderungen der Bezugsgruppen an die Kommunikation im Unternehmen erfassen und diese in Konzepte und Strategien einfließen lassen.

Dieses Vorgehen kann auch sehr hilfreich sein, um negative Glaubenssätze innerhalb der Belegschaft aufzulösen und durch eine funktionierende Kommunikation ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Mit der richtigen Strategie und mit einem durchdachten Kommunikationskonzept können negative Glaubenssätze der Bezugsgruppen aufgelöst und das Vertrauen sowie eine positive Stimmung unter den Mitarbeiter:innen wiedererlangt werden.

Nutzen Sie auch hier die für Sie bereitgestellte Vorlage, um keine wichtigen Informationen außer Acht zu lassen sowie bedeutende Ansichten Ihrer Bezugsgruppen zu sammeln.

Wo sind die Stärken und Schwächen Ihrer internen Kommunikation?

Um die Stärken und Schwächen der internen Kommunikation Ihres Unternehmens herauszufinden, bietet sich eine SWOT-Analyse an – ein gängiges Instrument, um das eigene Unternehmen unter die Lupe zu nehmen. Darüber hinaus können mit einer SWOT-Analyse Chancen ergriffen und Risiken erfasst werden, die sich im eigenen Unternehmensumfeld befinden. Wenn Sie eine solche Analyse durchgeführt haben, sollten Sie in der Lage sein, Antworten auf folgende Fragen geben zu können:

• Über welche Stärken und Schwächen verfügen wir in der internen Kommunikation?

• Welche Chancen birgt unser Umfeld und mit welchen Gefahren sehen wir uns konfrontiert?

Die Erkenntnisse aus der SWOT-Analyse sollten Sie ebenfalls für weitere Schritte schriftlich festhalten.

Fassen Sie die Probleme zusammen!

Basierend auf den Erkenntnissen aus den Analysen, sollten nun die Probleme und Herausforderungen gesammelt und priorisiert werden. Dieser Schritt ist wichtig, um Schlussfolgerungen für die eigene interne Kommunikation ziehen zu können und um die Frage beantworten zu können, welchen Soll-Zustand man erreichen möchte.

Nachdem Sie sich einen Überblick über Ihre unternehmensinterne Kommunikation und die Herausforderungen sowie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden verschafft haben, können Sie in die Planungsphase übergehen, in der ein internes Kommunikationskonzept ausgearbeitet wird. Was soll Ihr Konzept alles beinhalten?

Dabei ist es wichtig, dass das Konzept Merkmale aufweisen sollte, wie beispielsweise das Erreichen der gesamten Belegschaft, eine zeitnahe Informationsweitergabe, ansprechende Inhalte, Möglichkeiten zur Interaktion und die Messbarkeit durch Analyse-Tools.

Setzen Sie sich smarte Kommunikationsziele

Zu Beginn der Planungsphase ist es wichtig, die internen Kommunikationsziele festzulegen. Diese sollten sich nach den Bezugsgruppen ausrichten, die bereits in der Analysephase identifiziert wurden. Zudem sollten die Kommunikationsziele positiv und vor allem smart formuliert werden.

SMART bedeutet spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert. Ein Beispiel für eine "smarte" Formulierung kann wie folgt lauten: "Innerhalb eines Jahres sollen alle unsere Mitarbeiter:innen miteinander vernetzt sein" oder "Bis dahin sollen nur noch drei Kommunikationstools für die interne Kommunikation genutzt werden". Sofern die Kommunikationsziele formuliert sind, kann es an die Umsetzung gehen.

Professionalisieren Sie die interne Kommunikation mit ansprechendem Inhalt

Interessante Inhalte machen einen entscheidenden Teil einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie aus – und was im Marketing gut funktioniert, ist auch Teil der internen Kommunikation. Sie tragen mit gutem Content dazu bei, negative Glaubenssätze aufzulösen.

Bei der Erstellung eines Kommunikationskonzepts ist es hilfreich, von Anfang an interessante Inhalte für Ihre Mitarbeiter:innen einzuplanen. Doch wie kommt man an ansprechende Inhalte? Folgende Beispiele können Sie als Anregung nutzen:

• Aktuelle Inhalte mit Bezug zum Tagesgeschehen
  Jeder kennt die Gespräche beim Mittagstisch: Die spannendsten Serien, anstehende Sportveranstaltungen, Rezepte oder viele weitere Themen werden unter Kollegen ausgetauscht. Solche Informationen finden sich in den Tageszeitungen oder sozialen Netzwerken.

• Glaubenssatzinhalte
  Diese Themen zielen darauf ab, die negativen Glaubenssätze aufzulösen. Glaubenssätze unter den Beschäftigten wie „Mich hört hier sowieso niemand" oder „die interne Kommunikation funktioniert nicht“ oder „Die Tools sind veraltet“ lösen sich durch eine durchdachte Strategie sowie die passenden Themen und Instrumente von allein auf, wenn durch den publizierten Content Vertrauen seitens der Mitarbeitenden aufgebaut wird.

• Tipps & Tricks
  Diese Content-Art ist gut geeignet, um im Unternehmen neu eingeführte Produkte zu erklären oder Herangehensweisen vorzustellen, die den täglichen Workflow erleichtern. Beispiel: „3 Tipps für eine bessere Selbstorganisation am Arbeitsplatz“ oder "5 Tipps für den Umgang mit unserer Wissensdatenbank".

• Storytelling
  Storytelling ist eine beliebte Content-Art im Marketing. Auch im Bereich der internen Kommunikation bietet das Storytelling die Möglichkeit, authentisch, emotional und über die bloßen Fakten hinaus zu kommunizieren. Dabei können und sollen die Mitarbeiter:innen zu Wort kommen, indem sie beispielsweise Ihren Unternehmensbereich sowie Prozesse und Abläufe vorstellen. Eine andere Möglichkeit ist es, einen Blog einzurichten, der vom Management bespielt wird. Die Unternehmensführung wird dadurch nahbarer und es wird Vertrauen aufgebaut, was sich gut auf das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen auswirkt.

• Testimonials
  Ebenso wie Sie sogenannte Testimonials, also Erfahrungsberichte von Kolleginnen und Kollegen, im Marketing einsetzen können, ist diese Content-Art auch für die interne Kommunikation geeignet. Dabei können einzelne Teammitglieder in den Vordergrund treten und etwa ihre Erfahrungen mit neuen Produkten und Herangehensweisen vorstellen und so zum Botschafter innerhalb des Unternehmens werden.

• Kontroverses
  Gerade kontroverse Inhalte können zu einem aktiven Austausch anregen, da diese für erhöhte Aufmerksamkeit sorgen und zur Interaktion motivieren. Im Bereich der internen Kommunikation könnte kontroverser Content etwa so aussehen, dass Mitarbeiter:innen darin bestärkt werden, aus bekannten Mustern auszubrechen und neue Herangehensweisen auszuprobieren. Sie können ermutigt werden, für ihre Meinung einzustehen. Beispiele: „Diese 5 Dinge behindern Sie in Ihrer täglichen Arbeit“, oder „So äußern Sie gegenüber Ihrem Vorgesetzten konstruktive Kritik“.

Kommunizieren Sie zielgerichtet, umfassend, transparent und "intern first". Begreifen Sie die interne Kommunikation wie eine gute Strategie für das Marketing: Informieren Sie regelmäßig zu aktuellen Themen und Entwicklungen und beziehen Sie sämtliche Beschäftigte – egal ob extern, intern, fest oder frei, im Büro oder in der Produktionshalle – in die Kommunikation mit ein. Achten Sie darauf, zielgerichtet zu kommunizieren.

Wenn eine Information nur bestimmte Personen betrifft, sollten nur diese Personen adressiert werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wichtige Neuigkeiten nicht in einer eventuellen Informationsflut untergehen. Zusätzlich sollten Sie Ihre Inhalte und Botschaften auf Echtheit und Richtigkeit prüfen. Wenn Sie nicht lückenlos, transparent und ehrlich kommunizieren, werden die Gerüchteküche und der sogenannte Flurfunk unnötig angeheizt. Vertrauensverlust, Unsicherheit und schlechte Stimmung können die Folge sein.

Zudem ist es für das Vertrauen und den internen Zusammenhalt unerlässlich, dass Sie Neuigkeiten und Veränderungen stets zuerst intern und erst danach extern kommunizieren. Insbesondere bei der internen Krisenkommunikation möchte die Belegschaft eventuelle Werkschließungen, Stellenstreichungen oder Ähnliches nicht aus der Presse erfahren. Davon abgesehen schadet es Ihrem Image, wenn Beschäftigte über aktuelle Entwicklungen des Unternehmens nicht informiert werden und auf eventuelle Fragen in der Öffentlichkeit mit Unwissen reagieren.

Kommunikation ist keine Einbahnstraße: Ermöglichen Sie Dialoge

Eine reine Top-Down-Kommunikation, also beispielsweise vom Management an die Angestellten gerichtet, gehört der Vergangenheit an. Moderne Unternehmen kommunizieren neben Top-Down auch Bottom-Up sowie auf einer horizontalen Ebene.

Jeder Mitarbeitende hat die gleiche Stimme und seine Kommentare werden gehört. Moderne interne Kommunikation sollten Unternehmen daher als Dialog verstehen, aktiv zuhören und die Sorgen, Probleme und Anregungen aus dem Team ernst nehmen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche Kolleginnen und Kollegen in den internen Kommunikationsfluss einbezogen werden.

Dazu gehört auch, ineffiziente Kanäle abzuschalten und die Komplexität zu reduzieren – einer der wichtigsten Trends in der internen Kommunikation. Das funktioniert am besten, wenn alle Zugang zu ein und demselben Tool haben, das sie tagtäglich nutzen – nämlich das eigene Smartphone. Mit einer Mitarbeiter-App, die ganz einfach auf dem privaten Smartphone installiert werden kann, wird jedem Mitarbeitenden eine Stimme gegeben. Nicht nur über die Chat-Funktion, sondern auch über die Möglichkeit, mit der Kommentarfunktion und dem Gefällt-mir Button auf Beiträge zu reagieren.

Wie messe ich den Erfolg meiner neuen internen Kommunikation?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Erfolg eines neuen internen Kommunikationstools zu messen. Heutzutage wird bei digitalen Kommunikationskanälen auf Analyse-Instrumente zurückgegriffen, die eine umfassende Möglichkeit zur Messung geben. Das Dashboard der Flip Mitarbeiter-App ist ein solches Tool, mit dem Sie nicht nur einsehen können, welche Mitarbeitenden die Informationen erhalten haben, sondern auch wie die Interaktionen und die Stimmung der gesamten Belegschaft ist.

Sie haben ein zeitgemäßes Konzept für die interne Kommunikation aufgestellt und erfolgreich moderne Kanäle wie eine Mitarbeiter-App eingeführt? Dann sollten Sie Ihr Kommunikationsportfolio verschlanken und nicht mehr benötigte Kanäle wie etwa das Intranet abschaffen. Dadurch, dass weniger Kanäle bespielt werden müssen, sparen Sie Zeit und auch Ihre Beschäftigten erhalten Klarheit, wie im Unternehmen kommuniziert wird.

Denn die moderne, sich ständig verändernde Arbeitswelt hat aufgrund der zunehmenden Anzahl an Mitarbeiter:innen an unterschiedlichen Standorten sowie mobiles Arbeiten, die digitale Kommunikation unverzichtbar gemacht. Herkömmliche Kanäle wie Intranet, Newsletter, Telefon- Videokonferenzen können die Anforderungen angesichts dezentral tätiger oder auch sogenannter Non-Desk-Worker (Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz) jedoch längst nicht mehr erfüllen.

An dieser Problematik setzen Mitarbeiter-Apps wie Flip an, die ihren Usern ein benutzerfreundliches Tool mit unterschiedlichen Funktionen wie Chat, Newsfeed und weiteren Schnittstellen für den täglichen Workflow bieten. Dank dieser innovativen Technologie können sich Mitarbeiter:innen unkompliziert und unmittelbar austauschen, einen Kommentar verfassen sowie dank integrierter To-do-Listen ihre täglichen Aufgaben strukturiert gestalten. Im Gegensatz zu privaten Messengern wie etwa WhatsApp sind Unternehmensdaaten und persönliche Informationen bei der Nutzung von Mitarbeiter-Apps im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung sicher.