3 Alternativen zum klassischen Intranet: Welche Tools überzeugen?

Wenn vom "traditionellen Intranet" die Rede ist, sind damit in erster Linie Content-Management-Systeme (CMS) gemeint, die eigentlich für Websites und Blogs konzipiert wurden. Trotzdem gibt es nach wie vor einige Unternehmen, die aufs CMS als Intranet-Basis vertrauen – vor allem, weil der Umgang damit vertrauter ist und die Funktionen für eine rudimentäre Kommunikation oft ausreichen.

Das Problem: Möchte ein Unternehmen seine interne Kommunikation verbessern und dadurch die Zufriedenheit aller Mitarbeiter:innen steigern, stößt dieses traditionelle Intranet an seine Grenzen. Warum? Weil die User Experience (UX) unter der Art und Weise, wie diese Intranets aufgebaut sind, leidet.

Und weil die Kommunikation über CMS-basierte Intranets nur diejenigen erreicht, die einen festen Desktop-Arbeitsplatz haben. Operative Beschäftigte, auch genannt "Frontline-Beschäftigte", bleiben außen vor – also diejenigen, die größtenteils nicht am PC, sondern etwa am Band, im Lager oder an der Kasse arbeiten.

Die Schwierigkeit, die interne Kommunikator:innen haben, ist es, ein Social Intranet zu finden, das zum eigenen Unternehmen und dessen Anforderungen passt. Ein Experiment, das die eine oder andere Kommunikationsabteilung wagt, sind SharePoint-Intranets, die auf Basis des Cloud-Dienstes SharePoint von Microsoft funktionieren. Dafür werden sogenannte "Webparts" wie Bausteine zusammengesetzt, um eine Seite mit Text- und Bild-Elementen zu erhalten.

Die Vorteile von SharePoint als Intranet

Geht es um die Vorteile dieser SharePoint-Lösung fürs Intranet, sticht ein Punkt heraus: der Kostenfaktor. Da der Cloud-Service im Lizenzpaket von Microsoft 365 enthalten ist, kommen auf die Unternehmen, die die entsprechenden Lizenzen haben, zunächst keine weiteren Kosten zu.

Hinsichtlich der klassischen Top-Down-Kommunikation, die in jedem Unternehmen wichtig ist, bietet diese Form des Intranets ausreichend Möglichkeiten. Interne Kommunikator:innen können Content erstellen und auf diese Weise News oder andere Inhalte veröffentlichen.

Auch interessant: Sobald die technische Infrastruktur einmal steht, kann das Nutzererlebnis über den Browser sehr ansprechend sein – was dazu führt, dass die Mitarbeiter:innen das Intranet auch wirklich nutzen. Bis alle technischen Anpassungen stimmen, ist es beim SharePoint-Intranet jedoch ein weiter Weg – womit wir bei den Nachteilen dieser Intranet-Alternative sind.

Die Nachteile von SharePoint als Intranet

Auch wenn man die Vorteile des SharePoint-Intranets nicht außen vor lassen sollte, sind es doch die Nachteile, die im Entscheidungsprozess von Unternehmen dazu führen, dass SharePoint meist nicht als Intranet-Plattform in Frage kommt.

Bei sehr spezifischen Anforderungen an das SharePoint-Intranet sind umfangreiche technische Kniffe notwendig, die zusätzliche Kosten verursachen können – und damit sind nicht nur finanzielle, sondern auch zeitliche Kosten gemeint. Generell hat diese Art des Intranets einen relativ hohen Wartungsaufwand, jedes Update benötigt einige Ressourcen. Vor allem für kleine und mittelgroße Unternehmen ist das herausfordernd.

Ein weiterer Nachteil: Sharepoint-Intranets können kompliziert und unübersichtlich werden – vor allem dann, wenn viele Features integriert werden, ohne sie zu priorisieren. Was daraus folgt, ist klar: Die Belegschaft nimmt das Intranet nicht an. Um das Intranet beliebter zu machen, müssen Unternehmen Fortbildungen anbieten, um den Mitarbeiter:innen die Hürde zu nehmen.

Ein Bericht der AIIM (Association for Intelligent Information Management) zeigt, dass zwei Drittel der Unternehmen, die SharePoint nutzen, die niedrige Nutzerrate darauf zurückführen, dass das System zu komplex ist und die Mitarbeiter:innen nicht hinreichend eingelernt werden.

Für Unternehmen, die einen sehr großen Anteil an operativen Beschäftigten haben, dürfte das Sharepoint-Intranet erst recht nicht die beste Option sein. Mitarbeiter:innen, die keinen oder keinen regelmäßigen Zugang zu einem PC haben, benötigen eine mobile Lösung, um Zugriff auf alle relevanten Informationen zu erhalten oder partizipieren zu können.

Ursprünglich als Teil von Microsoft 365 eingeführt, hat sich Teams zu einer eigenständigen Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt. Mit Teams können Mitarbeiter:innen chatten, an Videokonferenzen teilnehmen, Dateien teilen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten – auch über eine Smartphone-App. Aber reicht die System-Landschaft aus, um als Ergänzung zum Intranet oder sogar als eigenständiges Social Intranet zu funktionieren?

Die Vorteile von Teams als Intranet

Der wohl größte Pluspunkt für Microsoft Teams als Intranet ist die Tatsache, dass sich die Plattform super eignet, um zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Neben der Möglichkeit für Videokonferenzen gibt es die Chat-Funktion, auch für Gruppen, und die Mitarbeiter:innen können sich in Team-Kanälen organisieren.

Ein weiterer Vorteil der Plattform ist die Möglichkeit, Dateien zu teilen und gemeinsam an in Teams eingebetteten Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten zu arbeiten. Das Tool geht also über die reine Chat- und Anruf-Funktion hinaus. Aber: Zum vollwertigen Intranet machen diese Features Microsoft Teams deshalb noch lange nicht.

Die Nachteile von Teams als Intranet

Auch wenn Teams zu einer festen Größe in der internen Kommunikation vieler Unternehmen geworden ist, fehlt dem Microsoft-Programm einiges, um als ernsthafte Alternative für ein soziales Intranet zu gelten.

Es fehlen bestimmte Funktionen – zum Beispiel gibt es keinen Newsfeed und auch statische Inhaltsseiten findet man in Teams nicht. Es fehlt die Möglichkeit, redaktionelle Inhalte benutzerfreundlich abzubilden. Auch wenn es darum geht, in sehr großen Gruppen zu kommunizieren, kommt die Plattform an ihre Grenzen. Ähnliches gilt fürs Wissensmanagement.

So wie beim Sharepoint-Intranet gilt auch beim Intranet auf der Basis von MS Teams, dass Unternehmen mit einer großen Zahl an Frontline-Beschäftigten eher auf eine Intranet-Variante zurückgreifen sollten, die auch aufs mobile Erlebnis optimiert ist. Nur so lassen sich wirklich alle Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit und an jedem Ort erreichen. Doch wie könnte solch eine Lösung aussehen?

Kommen wir nun zu einer weiteren Alternative fürs klassische Intranet, die in letzter Zeit immer häufiger ins Rampenlicht gerückt ist: die Mitarbeiter-App. Der Hintergedanke bei der Mitarbeiter-App ist es, die interne Kommunikation von Unternehmen simpler zu gestalten, gleichzeitig aber allen Beschäftigten Zugang zu allen Informationen zu geben, die sie benötigen. Und zwar an jedem Ort, zu jeder Zeit.

Bei einer guten Mitarbeiter-App hört es jedoch nicht bei der internen Kommunikation auf. Im besten Fall fungiert die App als Mitarbeiter-Plattform, auf der Tools, Prozesse und Infos zusammenlaufen. So haben die Beschäftigten das ganze Unternehmen in der Hosentasche und müssen sich nicht mit mehreren Tools herumschlagen. Im besten Fall gibt es die Software nicht nur als Smartphone-, sondern auch als Desktop-App. Bei der Mitarbeiter-App von Flip ist genau das der Fall.

Warum die Mitarbeiter-App oft die beste Option ist

Natürlich kann man nicht pauschal für alle Unternehmen sagen, dass sie sich eine Mitarbeiter-App anschaffen sollen. Doch die Vorteile einer Mitarbeiter-App lassen sich nicht bestreiten. Sie zählt als eines der effizientesten internen Kommunikationsinstrumente. Die drei wohl größten Vorteile einer solchen Plattform:

Auch wenn die Grenzen des "klassischen" Intranets eindeutig sind, setzen nach wie vor viele Unternehmen auf das etwas veraltete Tool für die interne Kommunikation. Auf der Suche nach Alternativen bringen einige Lösungen zu viele Nachteile mit sich, sodass sich ein Wechsel zu diesen Tools nicht lohnt.

Eines der Tools sticht jedoch heraus. Für viele Unternehmen dürfte eine Mitarbeiter-App wie Flip in Frage kommen – vor allem für die mobile Mitarbeiterkommunikation. Sie bündelt Tools und Prozesse, ermöglicht eine schnelle und flächendeckende Kommunikation und ist schnell in die Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens integriert. Eine Mitarbeiter-Plattform sorgt außerdem für positive digitale Mitarbeitererfahrungen unter den Beschäftigten.