Intranet aufbauen für mehr Engagement und Erreichbarkeit

Kennen Sie den Design-Grundsatz Die Form folgt der Funktion? Gemeint ist damit, dass das Design – der Aufbau, wenn man so will – sich aus dem Zweck einer Sache ableitet.

Nun besteht der Zweck eines Intranets für die meisten Unternehmen in einer Kombination aus Erreichbarkeit von Mitarbeiter:innen, dem Informations- und Wissensaustausch sowie der Förderung des Mitarbeiter-Engagements und der Mitarbeitermotivation Kurz: Ein Intranet soll die interne Kommunikation verbessern.

Doch der Intranet-Aufbau orientiert sich leider oft an ganz anderen Maximen wie der Nutzung bestehender Lizenzen und Budgetfragen, etc. Die Folge sind Intranets mit enttäuschenden Nutzungs- und Interaktionsraten.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie ein Intranet so aufbauen, dass Mitarbeiter:innen …

• Informationen leicht finden können,

• Inhalte gerne lesen,

• mit ihnen interagieren

• und selbst Know-How, Erkenntnisse und Anekdoten teilen

Sie sind noch nicht ganz so weit? Hier lesen Sie, wie Sie ein Intranet einführen.

„Intranet-Aufbau“ beschreibt den Prozess der Einrichtung und Konfiguration eines Intranets für eine Organisation. Dabei müssen sowohl die Nutzerbedürfnisse als auch die Unternehmensinteressen berücksichtigt werden. Spannend wird das besonders dann, wenn unterschiedliche Nutzergruppen angesprochen werden sollen – beispielsweise die Büroangestellten in der Zentrale und die Lagerarbeiter:innen in der Produktionsstätte.

Und genau das gelingt nur wenigen Unternehmen: In der Praxis erreicht ein Intranet im Durchschnitt nur 50 % der Mitarbeiter:innen. Das Ziel des Intranet-Aufbaus besteht darin, mehr Menschen zu erreichen und zur Interaktion anzuregen, um langfristig die Investitionen in das Intranet zu rechtfertigen.

Damit die Bemühungen zum Intranet-Aufbau nicht im Sande verlaufen, sollte das Projekt gut geplant werden. Wir empfehlen dafür den bewährten Plan, Do, Check, Act-Ablauf mit folgenden Schritten:

1. Status Quo analysieren durch KPIs und Nutzer-Interviews

Machen Sie sich ein Bild von der aktuellen Lage, indem Sie Zahlen zur derzeitigen Nutzung des/der Intranet-Tools erheben. Die meisten Lösungen bieten integriertes KPI-Tracking der wichtigsten Kennzahlen.

2. Ziele des Intranets festlegen

Ermitteln Sie die Bedürfnisse und Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen innerhalb der Organisation. Wahrscheinlich haben Sie diese schon einmal eruiert. Klären Sie ab, ob sich etwas verändert hat oder in welchen Bereichen die aktuelle Lösung noch besser werden muss. Die Bestandsaufnahme in Schritt eins kann helfen, Schwachstellen aufzudecken.

3. Fehlende Inhalte und Funktionen identifizieren

Legen Sie fest, welche Arten von Inhalten bisher fehlen, welche Funktionen und vor allen Dingen welche Anwendungsfälle Sie zukünftig neu oder besser umsetzen wollen. Haben sich mehrere Nutzer:innen ein Mitarbeiterverzeichnis gewünscht? Oder fehlt ein Umfrage-Tool für Mitarbeiterbefragungen, eine Smartphone-App oder ist die Suchfunktion für Dokumente unzureichend?

4. Das Intranet aufbauen

Je nachdem, was die vorherigen Schritte ergeben haben, können hier verschiedene Dinge Sinn ergeben: von der Integration zusätzlicher Instrumente der internen Kommunikation über die Anpassung der Intranet-Struktur bis hin zur Überarbeitung der internen Kommunikationsstrategie. Drei mögliche Schritte finden Sie im nächsten Kapitel.

5. Testen und Ausrollen

Testen Sie die Neuerungen auf ihre Funktionsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit, bevor Sie sie für alle Mitarbeiter:innen freischalten. Fakt ist: Für die Einführung neuer Funktionalitäten haben Sie nur eine Chance. Wenn Mitarbeiter:innen bei der ersten Benutzung verwirrt oder überfordert sind, scheitert die Adoption.

6. Schulen und unterstützen

Unter Umständen sollte der Intranet-Aufbau durch Trainings begleitet werden, damit Mitarbeiter:innen sich nicht überfordert fühlen. Aus unserer Sicht hat es sich bewährt, neben Trainings auch einen Kommunikationskanal für Rückfragen einzurichten – beispielsweise über einen Slack- oder Teams-Channel oder idealerweise im Intranet selbst.

7. Verbessern und aktualisieren

Der Intranet-Aufbau ist ein iterativer Prozess und erfordert regelmäßige Wartungen, Sicherheits-Updates, Fehlerbehebungen und die Ergänzung des Intranets durch neue Funktionen und Integrationen. Sobald Sie hier angekommen sind, geht es also wieder von vorne los.

Mit unseren drei Tipps zum Intranet-Aufbau können Sie dafür sorgen, dass Ihr Intranet besser funktioniert als das der meisten anderen Unternehmen.

Eigentlich liegt es auf der Hand: Was Leute extern interessiert, finden sie auch im Intranet spannend. Für Ihre interne Kommunikation heißt das: Videos und Fotos statt PDFs, knackige Texte statt Meldungen im Stil von Pressemitteilungen.

Glücklicherweise spielt die soziale Komponente beim Intranet-Aufbau eine immer größere Rolle und die meisten Unternehmen entscheiden sich von vornherein für Tools, die Kommentare, Likes und Erwähnungen („Tags“) ermöglichen. Nur an der Umsetzung hapert es regelmäßig.

Auch wenn das Intranet der Wahl theoretisch wie andere soziale Medien bespielt werden könnte, besteht die Führungskommunikation aus langen Texten, hochgeladenen PDFs mit dem Titel „Lagebericht KW 43“ oder Powerpoint-Präsentationen.

Apropos Inhalte, die Menschen lesen wollen… In großen Unternehmen haben sich auch solche Gruppen bewährt, die eigentlich nichts mit der Arbeit zu tun haben. Nahbare Inhalte sind einer der Trends der internen Kommunikation. So gibt es im Intranet der Deutschen Bahn beispielsweise ein Dating-Portal. Auch Rezept- oder Sportgruppen sorgen erfahrungsgemäß für regen Austausch.

Warum Sie Ihre Mitarbeiter:innen motivieren sollten, in Gruppen zu privaten Interessen aktiv zu werden – womöglich gar während der Arbeitszeit? Weil das schlicht und einfach interessanter ist als Ihre Unternehmens-News. Und wenn Angestellte sich im Intranet von einem veganen Käsekuchen-Rezept inspirieren lassen, dann werfen sie danach vielleicht auch einen Blick auf die Vertriebszahlen im Q2.

Menschen verbringen im Schnitt drei Stunden pro Tag am Smartphone. Und ein Großteil der Smartphone-Nutzung dient dem Zeitvertreib. Wenn Ihr Intranet nicht auf die mobile Nutzung ausgerichtet ist, verpassen Sie hier eine riesige Chance.

Wahrscheinlich kann Ihr Intranet nicht mit der Strahlkraft von TikTok mithalten. Aber wenn Sie Tipp eins und zwei umsetzen, haben Ihre Mitarbeiter:innen durchaus einen guten Grund, zwischendurch auch mal die Intranet-App zu öffnen.

Zudem erreichen Sie mit einem mobilen Intranet eine Arbeitnehmergruppe, die viel zu oft – und zum großen Nachteil von Unternehmen – übersehen wird: die Non-Desk-Worker.

Mitarbeiter:innen ohne Schreibtisch – zum Beispiel in der Produktion, dem Lager oder der Logistik – sind näher an den Prozessen und Kund:innen dran als Büroangestellte. Dadurch können Sie Ideen und Verbesserungsvorschläge teilen, die sonst niemandem auffallen.

In erster Linie soll ein Intranet Mitarbeiter:innen bei ihrer Arbeit helfen. Der Aufbau von Funktionen, die jobbezogene Anwendungsfälle abbilden, steht also an erster Stelle.

Wer aber da aufhört, wird wahrscheinlich mit einer niedrigen Internetnutzung zu kämpfen haben. Denn der Pull-Effekt vom „Monthly Executive Update” ist begrenzt.

Persönliche Inhalte, hohe Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit zur mobilen Nutzung hingegen haben sich als wichtige Sogfaktoren bewiesen. Sie sorgen dafür, dass Angestellte gerne im Intranet vorbeischauen und dort untereinander und mit dem Unternehmen interagieren.