Intranet vs. Mitarbeiter-App – welche Lösung die Nase vorn hat

Angesichts der sich schnell verändernden Arbeitswelt ist es wenig überraschend, dass nach und nach Alternativen zum Intranet präsenter werden. Doch moderne firmeninterne Kommunikationsplattformen wie eine Mitarbeiter-App müssen Unternehmen bestimmte Vorzüge bieten:

• Sämtliche Mitarbeiter:innen – egal ob diese am Schreibtisch tätig sind oder über keinen festen Arbeitsplatz verfügen – müssen standortunabhängig bzw. standortübergreifend auf dem Desktop-PC sowie per Smartphone zu erreichen sein.

• Relevanter und zielgruppengerechter Content muss Mitarbeitenden Mehrwert in Form von Handbüchern, Wikis und Anleitungen sowie anderen interessanten Inhalten für den täglichen Workflow bieten und sie über das Geschehen im Unternehmen dank eines übersichtlichen Newsfeeds „up to date“ halten. Anregungen für wirksame Content-Ideen sowie weitere Tipps und Tricks, wie Sie die Mitarbeiterbindung nachhaltig steigern können, finden Sie hier.

• Die Interaktion unter den Beschäftigten sollte gefördert werden. Die Möglichkeit, sich in Chats und Gruppen zu organisieren und auszutauschen, interne Beiträge zu liken, zu teilen, zu kommentieren und auch selbst zum Informationsfluss im Betrieb beizutragen, gibt Angestellten ein Gefühl der Zugehörigkeit und kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Seit den 1990er-Jahren hat sich in der Arbeitswelt einiges getan. So sind im Zuge der New-Work-Bewegung und der fortschreitenden Digitalisierung neue Formen des Arbeitens und Zusammenarbeitens auf dem Vormarsch. Daher zeigen wir Ihnen hier drei Gründe auf, warum das Intranet von früher längst ausgedient hat:

Wer ein Intranet aufbauen möchte, merkt häufig: Nach der Intranet-Einführung wird die Plattform in vielen Unternehmen kaum mehr gepflegt. Oftmals sind keine konkreten Zuständigkeiten für das System definiert, sodass, wenn überhaupt, nur sehr unregelmäßig Content auf der Plattform online gestellt wurde. Da es zudem keine Möglichkeit gibt, Inhalte zielgruppengerecht auszuspielen, leiden Engagement und Nutzungsfreude der Mitarbeiter:innen schnell darunter, die für sie relevanten Informationen eigenständig zu identifizieren. Das Intranet verkommt zum Ablageplatz für Speiseplan und Telefonliste – mehr jedoch nicht.

Die Qualität und Akzeptanz der internen Kommunikation werden neben dem Inhalt maßgeblich durch die verwendeten Tools beeinflusst. Das Problem des Intranets ist es, dass die Kommunikation einseitig verläuft. Informationen werden von der Führungsebene oder von Kommunikationsverantwortlichen auf der Plattform veröffentlicht. Eine Möglichkeit, auf den Content zu reagieren oder selbst Content zu erstellen, besteht für die Mitarbeitenden nicht. Auch eine Interaktion zwischen den Beschäftigten kann im Intranet nicht stattfinden, was einer hohen Nutzungsrate im Weg steht.

Eine weitere Problematik des Intranets ist, dass die Plattform lediglich über einen Desktop-PC genutzt werden kann. Mitarbeitende ohne (festen) Schreibtisch haben somit keinen Zugriff auf das Intranet und können damit auch keine darüber verteilten Inhalte konsumieren. Dieser dritte Grund erhält zusätzliche Aussagekraft angesichts der Tatsache, dass bereits rund 80 Prozent der Arbeitskräfte ihrer täglichen Arbeit ohne Schreibtisch nachgehen.

Moderne Kommunikationslösungen wie eine Mitarbeiter-App setzen dort an, wo das in die Jahre gekommene Intranet an seine Grenzen stößt und bieten Unternehmen das Potenzial, alle Mitarbeitenden zu erreichen, die Interaktion und Kollaboration zu fördern und die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation positiv zu beeinflussen.

Wenn Sie dabei sind, die interne Kommunikation in Ihrem Betrieb zu modernisieren und beispielsweise das Intranet durch mobile Mitarbeiterkommunikation zu ersetzen, stellen Sie sich eine der folgenden Fragen – oder auch beide:

Werden durch eine Mitarbeiter-App einzelne Zielgruppen im Unternehmen ausgeschlossen?

Diese Frage ist durchaus berechtigt. Genauso wie das Intranet Mitarbeitende ohne Schreibtisch ausschließt, bleiben bei der Nutzung einer Mitarbeiter-App die Desk-Worker außen vor, oder?

Diese Befürchtung ist unbegründet. Auch wenn Mitarbeiter-Apps einen Mobile First-Ansatz verfolgen und dank BYOD (Bring your own device) unkompliziert und konform mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf den privaten Endgeräten der Nutzer:innen installiert werden können, um Beschäftigte in der Produktion oder im Lager zu erreichen, lässt sich die Plattform ohne Probleme und inhaltliche Einbußen auch auf dem Desktop-PC nutzen.

Schließen sich Intranet und Mitarbeiter-App gegenseitig aus und sind bestehende Inhalte nutzlos?

Um eine höhere Nutzungsrate unter den Mitarbeiter:innen zu gewährleisten, ist es von Vorteil, die interne Kommunikation nicht auf mehrere Tools zu verteilen. Langfristig sollte eine Mitarbeiter-App daher die bisherigen Kommunikationstools ersetzen. Jedoch sind in der Zwischenzeit die über mehrere Jahre mühsam erstellten Inhalte im Intranet keinesfalls verloren.

Mitarbeiter-Apps bieten die Möglichkeit, neben der bestehenden IT- bzw. HR-Umgebung auch das Intranet und viele weitere Systeme und Tools unkompliziert zu integrieren, ohne einen komplizierten Umzug von Tools und Systemen und ohne dass Daten und Inhalte verloren gehen.