(Social) Intranet: Vorteile und Nachteile im Vergleich

Wenn Sie sich gerade mit der Einführung eines Intranets beschäftigen oder ein Intranet aufbauen möchten, sind Sie hier genau richtig. Die Frage nach den Vorteilen und Nachteilen von Intranets ist jedoch schwierig zu beantworten. Genauso wie die Frage: „Was sind die Vor- und Nachteile von Äpfeln?”

Die Antwort hängt maßgeblich von folgenden Faktoren ab:

• Wer fragt?

• Um welche Sorte/Form geht es?

• Welche Alternativen gibt es?

Beispielsweise ist es bei einem frischen Apfel generell ein Vorteil, wenn er knackig ist. Für jemanden mit Zahnprothesen hingegen gehört die „Knackigkeit“ ganz oben auf die Liste der Apfel-Nachteile. Verglichen mit einer Banane lässt sich ein Apfel besser im Rucksack transportieren. Verglichen mit einem Nussmix unterliegt er als Wander-Snack.

Einen Überblick über die verschiedenen Intranet-Arten und einen Vergleich der Vor- und Nachteile mit anderen Tools zur internen Kommunikation finden Sie im Folgenden.

Sie wünschen sich nur einen ganz allgemeinen Überblick? Kein Thema, dann dürfte Ihnen die folgende Grafik genügen:

Im Laufe der letzten zwei Jahrzehnte sind die Anforderungen an die Instrumente der internen Kommunikation gestiegen – zuletzt insbesondere durch die zunehmende Bedeutung von New Work und dezentralem Arbeiten. Die Evolution von Intranet-Lösungen spiegelt diese steigenden Anforderungen wider:

Intranet-Generation I: Wissensdatenbank

Das „klassische Intranet“ ist eine Wissensdatenbank mit fester Struktur und eingeschränkter Suchfunktion. Nutzer:innen müssen genau wissen, wonach sie suchen oder wo sich eine Datei befindet. Diese Intranet-Art dient primär dem Management von Dokumenten und weniger dem Austausch untereinander. Intranets der ersten Generation wurden oft in Eigenarbeit programmiert und teilweise bis heute als Altlasten mitgeschleift. Neu eingeführt werden sie nicht mehr.

Intranet-Generation II: Soziales Intranet

Aus Wissensdatenbanken entwickelten sich Plattformen, die Raum für Austausch und personalisierte Inhalte schaffen. Soziale Elemente wie ein Newsfeed mit Kommentarfunktion und „Like“-Button oder ein Mitarbeiterblog geben Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zur direkten Kommunikation über das Intranet. Inhalte können außerdem zielgruppenspezifisch und personalisiert erstellt und ausgespielt werden. Einige Social Intranets haben zudem eine interne Chat-Funktion.

Intranet-Generation III: Digitaler Workplace

Wer will, kann das Intranet zum Ausgangspunkt für alle Arten von Anwendungen machen. Für diese Intranet-Art werden externe Anwendungen wie Instant Messenger (Teams, Slack…), Projektmanagement-Apps, Kalender etc. mit dem Intranet integriert. Desktop-Worker öffnen morgens als erstes das Intranet und arbeiten von dort aus in den verschiedenen Anwendungen.

Wer heute die Einführung einer Intranet-Lösung in Erwägung zieht, wird sich irgendwo zwischen Generation II und Generation III bewegen – wobei der Übergang fließend ist.

Aber was muss ein gutes (Social) Intranet können? Kurz gesagt vier Dinge:

• Wissen leicht auffindbar machen

• Informationen an Mitarbeiter:innen herantragen

• eine direkte Verbindung zu Ansprechpartner:innen und Expert:innen ermöglichen

• Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen.

Wie alle Instrumente der internen Kommunikation kann das Intranet für eine beliebige Kombination folgender vier Aspekte genutzt werden:

1. Konsumtive Nutzung → Konsum von Wissen (auch: „passive Nutzung“)

2. Kontributive Nutzung → Beitragen von Wissen (auch: „aktive Nutzung“)

3. Hedonistische Nutzung → Nutzung zur Unterhaltung

4. Soziale Nutzung → Aufbau und Pflege von sozialen Beziehungen zu Kolleg:innen

Hier liegt der wohl größte Vorteil eines Intranets: Im Gegensatz zu vielen anderen internen Kommunikationsmitteln deckt es besonders viele Anforderungen an interne Kommunikationstools auf einmal ab.

Nutzer:innen können es zur Zusammenarbeit, aber auch zur Unterhaltung und dem sozialen Austausch nutzen. Dadurch steigt die Motivation und Akzeptanz dieser Lösung.

Oder aber sie sinkt dramatisch: Der größte Vorteil kann sich zum größten Nachteil entwickeln, wenn Intranets zu einer "All-in-one-Lösung" mit möglichst vielen Funktionen verkompliziert werden. Seine Stärken spielt ein Intranet nur aus, wenn es dafür eingesetzt wird, wofür es gebaut ist: für die interne Kommunikation.

Keine Technologie kommt ohne Nachteile aus. So gut sich Intranets auch eignen, um Mitarbeiter:innen miteinander zu verbinden, Wissen zu verwalten und Abläufe wie beispielsweise den Onboarding-Prozess zu unterstützen, so arbeitsintensiv ist oft ihre Pflege und Wartung.

Die Nachteile von Intranets, mit denen Unternehmen typischerweise kämpfen, sind:

1. Komplexe Intranet-Strukturen, die für wenig eingearbeitete Nutzer:innen unübersichtlich sind, führen zu geringen ​​Nutzungsraten. Das ist insbesondere beim Intranet der ersten Generation ein großes Problem. Und auch die Volltextsuche bei modernen Intranets lässt häufig noch zu wünschen übrig.

2. Die Unsicherheit bei den Mitarbeiter:innen, was sie über ein System wie SharePoint teilen und verbreiten dürfen, ist laut einer Studie der Universität Duisburg-Essen groß. Damit einher geht die Gefahr von Sicherheitslücken. Zwar haben Intranet-Anbieter meist hohe Sicherheitsstandards, doch wenn Mitarbeiter:innen nicht korrekt geschult sind, könnten sie interne Informationen versehentlich verbreiten oder Menschen Zugang zu Inhalten verschaffen, für deren Augen diese nicht bestimmt sind.

3. Kosten und Aufwand: Wer dafür sorgen will, dass das Intranet personalisierte, hilfreiche Inhalte liefert, muss mit einem erheblichen Integrationsaufwand und Einmalkosten zwischen 30.000 und 200.000 Euro rechnen, wie Intranet-Experte Patrik Kolligs in seinem Gastbeitrag zur Intranet-Einführung beschreibt. Auch der Betrieb des Intranets erfordert Ressourcen. Intranets müssen gut durchdacht, korrekt aufgesetzt und danach laufend auf ihre Funktionalitäten hin evaluiert werden. Sonst richten sie unter Umständen mehr Schaden als Nutzen an und lenken nur ab.

4. Geringe Reichweite: Laut einer Studie der ZHAW erreicht das Intranet im Schnitt nur 50 Prozent der Mitarbeiter:innen. Und Non-Desk-Worker werden noch deutlich seltener erreicht. Das liegt daran, dass Mitarbeiter:innen beim Intranet in der Holschuld stehen. Sie sehen neue Inhalte nur, wenn sie sich einloggen und aktiv danach suchen. Wenn Inhalte wie mit der Gießkanne verteilt und nicht zielgruppenspezifisch ausgespielt werden, entsteht zudem schnell ein Overload an Informationen, der wiederum von der Nutzung abschreckt.

Vielleicht ist das der Grund, warum die Einführung eines Intranets laut ZHAW-Studie nur von der Hälfte der Unternehmen evaluiert wird. Wir kennen die Schwierigkeiten aus Gesprächen mit unseren Kund:innen, die sich stattdessen oft für eine Mitarbeiter-App entscheiden. Diese mobile Variante eines Social Intranets ist viel schneller aufgesetzt und erreicht Non-Desk-Worker besser als eine reine Desktop-Anwendung.

Kein Tool für die interne Kommunikation ist perfekt, aber inzwischen gibt es Alternativen zum klassischen Intranet. Viele Flip-Kund:innen dachten beispielsweise zunächst, sie bräuchten ein Intranet, entschieden sich aber für die Einführung einer Mitarbeiter-App, die auch die Beschäftigten ohne PC-Arbeitsplatz erreicht und weniger Ressourcen benötigt. Oder sie schafften ihr Intranet kurzerhand ab. Andere wiederum kombinieren Ihr Intranet mit einer App und spielen dort nur die Intranet-Inhalte aus, die für ihre operativen Beschäftigten relevant sind.

Ein mobiles Intranet in Form einer Mitarbeiter-App bietet gegenüber Desktop-Lösungen einige Vorteile, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen.

• Eine mobile Anwendung, die viele Vorzüge des Intranets enthält (inkl. Newsfeed, Aufgabenverwaltung, Mitarbeiterverzeichnis und Umfragefunktion)

• Integrationen der Dienstplanung, Zeiterfassung, Krankmeldung, Urlaubsverwaltung, etc.

• Einen direkten Draht zu Kolleg:innen und Vorgesetzten per Chat, der datenschutzrechtlich fragwürdige Kanäle wie WhatsApp und Co. ersetzt

• Einfache Handhabung und intuitive Feedback-Möglichkeiten auf dem privaten Smartphone (ja, das ist DSGVO- und betriebsratskonform) – ohne die Notwendigkeit für Firmenhardware

Mitarbeiter-Apps sind also wie ein Intranet für die Hosentasche. Anwendungen, die nicht nativ durch die App abgedeckt werden (z.B. Dienstplanung), können einfach integriert werden.

Intranets sind schon lange nicht mehr die umständlichen Wissensdatenbanken, in denen man nie findet, was man sucht. Auch wenn Intranets wie diese – oft in Eigenarbeit programmiert und bis heute als Altlasten mitgeschleift – nach wie vor existieren, gibt es längst moderne Alternativen.

Mitarbeiter-Apps performen in Sachen Reichweite und Engagement oft besser als Desktop-Anwendungen. Nutzer:innen können sie auf dem eigenen Smartphone installieren, ohne dass sie von zu vielen Funktionen erschlagen werden.

Grundsätzlich gilt: Je höher der Anteil an operativen Beschäftigten in Ihrem Unternehmen ist, desto mehr lohnt sich eine App.