Mit offener Kommunikationskultur zu zufriedenen Mitarbeitern

Zuschüsse zum Bahnticket, Sportangebote, gesunde Snacks: Unternehmen müssen Benefits anbieten, um potenzielle Mitarbeiter zu überzeugen. Doch laut aktuellen Studien legen mittlerweile auch immer mehr Mitarbeiter Wert auf eine funktionierende und gut durchdachte interne Kommunikation. Denn sie sorgt für eine bessere Bindung an das Unternehmen. Wer in allen Situationen umfassend informiert ist, bekommt das Gefühl, vom Arbeitgeber geschätzt, anstatt nur als austauschbare Arbeitskraft angesehen zu werden. Doch wie können Unternehmen heute erfolgreich intern kommunizieren?

Interne Kommunikation steht oft hintenan. Dabei ist sie gerade in herausfordernden Situationen wie der aktuellen Corona-Krise oder weitreichenden Unternehmensveränderungen essentiell. Denn besonders dann sind Mitarbeiter schnell verunsichert, beispielsweise bei der Ankündigung neuer Arbeitsregelungen sowie bei Änderungen interner Strukturen. Fehlt eine zeitnahe, angemessene Kommunikation können Gerüchte und Fehlinformationen entstehen. Erfahren Mitarbeiter News gar aus den Medien, kippt die Stimmung. Eine fortlaufende, zielgruppengerechte Kommunikation dagegen kann sich positiv auswirken, denn sie hilft Mitarbeitern dabei besagte Situationen zu verstehen, einzuordnen und besser anzunehmen.

Interne Kommunikation bewährt sich allerdings nicht nur in Krisenzeiten. In vielen Unternehmen gibt es spannende News aus verschiedensten Abteilungen. Tools wie Team-Chats oder Mitarbeiter-Apps können dabei unterstützen, solche Inhalte für jeden Mitarbeiter zugänglich zu machen. Achten sie auf die Trends der internen Kommunikation, sorgen Unternehmen automatisch dafür, dass sich ihre Mitarbeiter untereinander vermehrt austauschen, eine Community bilden und sich häufig erstmals richtig kennenlernen. Denn oft herrscht Anonymität, gerade in großen Firmen. Event Tipps, spannende Beiträge in Fachzeitschriften oder Freizeitveranstaltungen: der Austausch darüber lässt die Mitarbeiter zusammenwachsen.

Unkonventionelle Kommunikationskanäle können Arbeitnehmern darüber hinaus die Möglichkeit eröffnen, einfacher und auf Augenhöhe mit Führungskräften in Kontakt zu treten. Oft herrscht Distanz zwischen Arbeitgeber und -nehmer. Wenn auch das obere Management beispielsweise im Teamchat über Neuigkeiten informiert, kann sich diese Schere etwas schließen und die Führungsebene wirkt nahbarer.

Doch wie erreicht man die Mitarbeiter am besten? Die Digitalisierung hat unzählige Innovationen in Gang gebracht, auch in der Unternehmenskommunikation. Aushänge und Mitarbeiterversammlungen machten Platz für das Intranet und Mailings. Doch auch diese Form der Kommunikation wird aktuell abgelöst, nicht zuletzt weil dennoch nicht alle Mitarbeiter Zugang zu einem eigenen PC-Arbeitsplatz haben. 

Denn technologische Entwicklungen ermöglichen immer neue Wege, Formate und Medien, um Informationen und Inhalte zu vermitteln. Natürlich haben klassische Aushänge am schwarzen Brett und Mitarbeiterzeitungen auch weiterhin eine Daseinsberechtigung. Doch diese erreichen längst nicht mehr jeden Mitarbeiter. Eine aktuelle Studie der Peter Schmidt Group (Quelle: Digitale Welt) macht deutlich, dass die Angebote von Unternehmen nicht unbedingt mit den Interessen der Mitarbeiter übereinstimmen: 18 Prozent wünschen sich mehr direkten Kontakt, um Informationen über den Arbeitgeber zu erhalten, 16 Prozent Social Media-Angebote. Generell sind 41 Prozent der Meinung, dass intern nicht offen und transparent kommuniziert wird. Arbeitnehmer fühlen sich in ihrem Unternehmen also schlecht informiert – und dass, obwohl Arbeitgeber durchaus Inhalte teilen. Wie kann das Problem der Informationsvermittlung gelöst werden?

Die Millennials und GenZ, die jetzt auf den Arbeitsmarkt drängen, sind Digital Natives, digitale Technologien und Innovationen also von klein auf gewohnt. Diesen digitalen Lebensstil verfolgen sie nicht nur in ihrem privaten, sondern auch im beruflichen Umfeld. Der Trend zeigt sich auch in Zahlen: Allein mit dem Smartphone verbrachten die Deutschen 2019 täglich zwei Stunden online. Dieses digitale Verhalten sollten sich Unternehmen zunutze machen. Die Eckpunkte dabei: eine stets aktuelle, kurz gehaltene und unkomplizierte Kommunikation von Informationen.

Mitarbeiter-Apps eignen sich zur internen Kommunikation besonders gut, weil sie für die nachrückende Generation auf dem Arbeitsmarkt selbstverständlich sind. Medien, Banking, Organisation: fast der gesamte Alltag läuft darüber ab. Aber auch ältere Generationen haben das Smartphone längst zum täglichen Begleiter gemacht und nutzen diverse Anwendungen. Das sollten Arbeitgeber bedenken. Eine App bietet darüber hinaus weitere Vorteile: sie sammelt alles Notwendige an einem Ort. Egal ob Onboarding-Informationen, News zum Unternehmensstandort, verschickte Dateien oder teaminterne Chats, Mitarbeiter haben eine zentrale Zugriffsmöglichkeit.

Doch nicht nur die Art und Weise der Kommunikation ist ein Problem. Auch die Inhalte selbst tragen oft nicht dazu bei, dass Mitarbeiter tiefgehendes Interesse zeigen. Das liegt vor allem daran, dass noch immer viel zu häufig Top-Down kommuniziert wird, also ausschließlich von der Managementebene aus. Das Ergebnis? Mitarbeiter fühlen sich nicht abgeholt, da die geteilten Inhalte keine Berührungspunkte mit ihrem eigenen Leben haben. Wer das Gefühl hat, dass seine Meinung und Ideen hinsichtlich der Unternehmensentwicklungen zählen, identifiziert sich mehr mit dem Arbeitgeber und ist motivierter. 

Mitarbeiter einzubeziehen und nach deren Rat zu befragen, kann sich also durchaus auf die Motivation und damit verbunden auf ein positives Arbeitsklima auswirken. Häufig schlummern intern bereits verborgene Fähigkeiten von Mitarbeitern, die nicht berücksichtigt werden und dadurch ungenutzt bleiben. Wieso denn nicht zum Beispiel die erwähnte GenZ mehr bei der Entscheidungsfindung einbeziehen und deren Wissen in der digitalen Kommunikation nutzen? Gerade größere Unternehmen verfügen oft über eigene Social Media Teams – und die wissen ganz genau, wie man kurz und knapp, aber dennoch ansprechend unter der Berücksichtigung von Trendthemen, über digitale Kanäle kommuniziert. Wer diese Mitarbeiter um Rat fragt, kann nur gewinnen.

Zu einer positiven Arbeitskultur gehört es also, Mitarbeiter umfassend einzubinden. Sie an ausgewählten Entscheidungen teilhaben zu lassen ist ebenso wichtig wie transparent zu sein und Informationen stets zu kommunizieren. Wer darauf achtet, welche Anwendungen seine Mitarbeiter privat vermehrt nutzen und diese auch im beruflichen Umfeld einführt, ist im Vorteil. Denn so haben Arbeitgeber große Chancen, ihre Mitarbeiter gezielt durch ihre bevorzugten Kommunikationskanäle zu erreichen.