Messenger für Unternehmen: Darauf kommt es an

Wie ist eine schnelle Kommunikation unter den Mitarbeiter:innen möglich, wenn es innerhalb des Unternehmens mehrere unterschiedliche Standorte gibt? Wenn zum Beispiel den Beschäftigten am Schreibtisch auch Kollegen in der Produktion, im Außendienst oder im Lager mit einbezogen werden sollen?

Die klassische E-Mail oder das Intranet als Messenger stoßen als Kommunikationsmittel schnell an ihre Grenzen: Antworten folgen mit Verzögerung, Nachrichten werden übersehen, zudem kommt es hin und wieder auch zu Missverständnissen, die erst wieder aufgelöst werden müssen. Vor allem das Intranet, eher ein Relikt aus einer anderen Zeit, kann den heutigen Kommunikationsbedürfnissen in den Unternehmen nicht gerecht werden.

Telefon- und Videokonferenzen bieten da eine unmittelbarere Alternative, allerdings gestaltet es sich oftmals schwierig, sämtliche Teilnehmer zeitlich unter einen Hut zu bringen, insbesondere, wenn sich die Teams in unterschiedlichen Zeitzonen bewegen.

An dieser Problematik setzen Business Chats an. Die Nutzung des beliebtesten Messenger-Dientes WhatsApp als Chat im geschäftlichen Umfeld ist jedoch keine gute Idee. Das zum Facebook-Konzern gehörige Chat-Programm sammelt Nutzerdaten und gleicht diese mit anderen Daten wie etwa Facebook-Profil, Freundeslisten aber auch den Telefonkontakten auf dem Smartphone ab.

Auch wenn versendete Nachrichten in den Chats von dem Messenger-Anbieter nicht mitgelesen werden, erlauben der erfasste Standort sowie der Zeitpunkt, wann eine Nachricht verschickt wurde, die Erstellung eines Bewegungsprofils des Nutzers. Nicht zuletzt, dass die die Daten aus dem Messenger auf den amerikanischen Servern des Unternehmens gespeichert werden, lässt Datenschützer hellhörig werden.

Einige Messenger haben einen klaren Fokus auf den Business-Sektor und werben damit, dass sensible, geschäftliche sowie personenbezogene Daten eines Unternehmens im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geschützt sein sollen.

Zum Schutz sensibler, personenbezogener Daten regelt seit ihrer Einführung am 25.Mai 2018 die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) deren Speicherung und Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union. Damit Messenger-Apps sicher im Sinne der DSGVO sind, muss unter anderem klar erkennbar sein, welche Daten erhoben und wie diese weiterverarbeitet werden.

Zudem müssen die Daten jederzeit und gezielt in dem jeweiligen Tool durch den Nutzer zu löschen sein. Sämtliche versendeten Dokumente, Bilder, usw. müssen verschlüsselt versendet und separat im Speicher des Endgeräts abgelegt werden. Verbindungsdaten dürfen nur für die Nachrichtenübermittlung gespeichert werden.

Der Messenger-Dienst muss auf einem passwort- oder biometrisch gesicherten Endgerät mit aktuellen Sicherheitsupdates genutzt werden. Auch müssen die Kontaktdaten der Messenger-App scharf vom Adressbuch bspw. des Smartphones getrennt sein.

Ein moderner DSGVO-konformer Messenger kann die interne Kommunikation des Unternehmens über bspw. geteilte Artikel in einem Newsfeed und Chat-Funktionen beschleunigen, vereinfachen und Mitarbeiter, die bisher von der Kommunikation ausgeschlossen waren, wieder integrieren.

Für Unternehmen bieten sich jedoch auch Software-Lösungen an, die weit mehr bieten als eine bloße Chatfunktion. So z.B. „Workplace by Facebook“, das den von Facebook bekannten Funktionsumfang Unternehmen für deren täglichen Workflow zur Verfügung stellen möchte. „Workflow by Facebook“ soll das bekannte und angestaubte Intranet im Gewand eines Sozialen Netzwerks bieten. Allerdings bleibt fraglich, wie der Datenschutz entsprechend DSGVO innerhalb der Kommunikationslösung aussehen wird.

Auch die Mitarbeiter App von Flip bietet Unternehmen ein sogenanntes „Social Intranet“. Entsprechend der DSGVO sind sämtliche persönlichen sowie unternehmensinternen Daten sicher und verschlüsselt und auf deutschen Servern nach ISO-27001 Zertifizierung gehostet. Mit der Software von Flip sind sämtliche Mitarbeiter im Unternehmen, egal ob im Büro oder der Produktionshalle erreichbar.

Flip ist als einzige Mitarbeiter App und im Gegensatz zu anderen Tools sowie Chats wie Signal oder Wire auch offline, z.B. in der Produktionshalle oder im Keller in vollem Funktionsumfang nutzbar – egal ob auf dem Desktop-PC oder dem Smartphone. Für die Nutzung des Tools können nach der Devise „BYOD“ (= Bring your own device) auch die privaten Endgeräte der Mitarbeiter verwendet werden.

Eine Überwachung müssen Mitarbeiter jedoch nicht befürchten – Flip wurde in enger Zusammenarbeit mit Betriebsräten entwickelt. Flip ist eine hochdynamische Plattform mit einem breiten Funktionsumfang. Ähnlich wie bei sozialen Netzwerken wie Facebook steht der Newsfeed im Mittelpunkt. Hier kann täglich durch aktuelle Informationen, Termine und sonstige Firmennews gescrollt werden.

Im Business Chat können sich Mitarbeiter untereinander, oder auch im Team organisieren, kommunizieren und Dokumente austauschen. Zudem finden Mitarbeiter aus dem Intranet bekannte Dokumente wie Telefonlisten, Mitarbeiterverzeichnis oder auch der bekannte Essensplan der Kantine auf der Plattform. Darüber hinaus lässt sich Flip nahtlos in die bestehende Unternehmensinfrastruktur integrieren und mit eigenem Namen, Logo und Schriftarten nach dem Corporate Design individualisieren und schafft somit einen emotionalen Zusammenhalt unter den Mitarbeitern.