Die Mitarbeiter-App: Alles, was Sie wissen müssen

Das Arbeitsumfeld spielt bei der Begeisterung der Mitarbeiter:innen eine entscheidende Rolle. Motivierte Angestellte bringen nicht nur mehr Leistung, sie arbeiten auch konzentrierter, was zu weniger Arbeitsunfällen und damit weniger Fehlzeiten führt. Außerdem fühlen sich demotivierte Mitarbeiter:innen dem Unternehmen weniger verpflichtet. Es kommt häufiger zu Kündigungen und Krankmeldungen, was ein großes Unternehmen mit 100.000 Angestellten jährlich bis zu 48 Millionen Euro kosten kann. 

Doch was können Unternehmer:innen tun, um die Motivation ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern? Arbeitnehmer:innen geben verschiedene Faktoren an, die für Ihre Zufriedenheit entscheidend sind: 

• Fairer und respektvoller Umgang untereinander 
• Wertschätzung 
• Funktionierende Teamarbeit 
• Flexibilität im Arbeitsalltag 
• Transparenz 
• Abbau starrer Hierarchien 
• Die Möglichkeit der Teilhabe an Unternehmensentscheidungen

Alle genannten Punkte sind eng mit der internen Mitarbeiterkommunikation verbunden. Statt auf veraltete Kommunikationsformen, wie Newsletter und Intranet, an dem nicht alle Mitarbeitenden gleichermaßen teilhaben können, zu setzen, empfehlen wir den Einsatz einer internen App. Diese sorgt nicht nur für eine schnelle und direkte Informationsweitergabe, sie gibt auch allen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und direktes Feedback zu Ideen und laufenden Projekten zu geben.  

Als Angestellte:r in einem Unternehmen ist es nicht immer leicht den Überblick zu behalten. Mitarbeitende, die auf der Verkaufsfläche tätig sind, haben womöglich die neuesten Entwicklungen im Marketing nicht mitbekommen, und können Kund:innen keine zufriedenstellende Auskunft über neueste Angebote geben. Auch Mitarbeiter:innen in der Logistik sind oft von der internen Unternehmenskommunikation abgeschnitten, da sie nicht tagtäglich am Rechner sitzen. Im Homeoffice wiederum bekommen Angestellte vom Flurfunk nichts mit und fühlen sich durch fehlende Informationen übergangen. Daher ist es wichtig, bei der internen Kommunikation im Unternehmen folgende Punkte zu beachten: 

1. Einfacher Überblick: Alle Mitarbeiter:innen müssen Informationen und News gleichermaßen finden können. 
2. Schnell und einfach auf dem neuesten Stand: Je weniger Kanäle zur internen Kommunikation genutzt werden, desto einfacher gestaltet sich der Datenaustausch. Es wird keine wertvolle Zeit mit dem Checken von E-Mail Postfach und Intranet vergeudet. 
3. Alle Mitarbeiter:innen erreichen: Durch eine zentrale App gelingt es, alle Angestellten zu erreichen. Mitarbeitende in der Logistik, im Verkauf, im Büro und Homeoffice sollten gleichermaßen Zugriff auf alle Informationen und News haben. 

Mitarbeiter-Apps sind ein optimales Mittel, um alle Mitarbeitenden gleichermaßen mit News und Daten zu versorgen und ihnen die Möglichkeit zu geben, an der internen Kommunikation teilzuhaben. Bei einer Mitarbeiter-App handelt es sich um eine Plattform, in der jegliche interne Mitarbeiterkommunikation zusammenläuft. Sie kann nicht nur auf firmeneigenen Computern, sondern auch ganz einfach auf privaten Endgeräten installiert werden und ist damit von überall aus zugänglich. In Deutschland nutzen unter den 20- bis 50-Jährigen 98 Prozent ein Smartphone. Unter den 50- bis 60-Jährigen sind es immer noch 90 Prozent. Arbeitgeber:innen können daher davon ausgehen, dass beinahe alle Mitarbeitenden über ein mobiles Endgerät verfügen.  

Veraltete Kommunikationsformen, wie Unternehmenszeitschriften und Newsletter, entsprechen daher längst nicht mehr dem allgemeinen Nutzerverhalten. Im Zeitalter mobiler Kommunikation wünschen sich Mitarbeitende eine schnelle und einfache Informationsweitergabe. Kaum jemand möchte noch lange nach Informationen suchen müssen und zahlreiche Kanäle durchforsten, um auf dem neuesten Stand zu sein. Genau wie im PR- und Marketing-Bereich, in dem im digitalen Zeitalter soziale Plattformen eine wichtige Rolle spielen, sollte auch die interne Unternehmenskommunikation über eine zentrale Plattform geregelt werden. 

Mitarbeiter-Apps machen sich den Umstand, dass beinahe jede:r in Deutschland ein mobiles Endgerät besitzt, zu nutze. Jede:r Smartphonenutzer:in kann nämlich mittels Mitarbeiter-App alle wichtigen Daten finden. Dabei ist es egal, ob sich der Mitarbeitende im Lager, im Ladengeschäft oder im Homeoffice befindet. 

Meist ist es nicht schwer, die Angestellten vom Gebrauch von Mitarbeiter-Apps zu überzeugen, denn die Vorteile sind vielfältig. Zum einen gelangt jede:r Nutzer:in schnell und direkt an die geteilten Daten. Über den Newsfeed finden die Angestellten alles Wissenswerte über neueste Projekte. Push-Benachrichtigungen, wie sie von anderen sozialen Netzwerken bekannt sind, geben die News in Echtzeit bekannt.  

Statt also am Morgen im Büro unzählige E-Mails durchforsten zu müssen, sind alle Mitarbeiter:innen sofort und schnell über die App informiert. Zudem können alle Angestellten an der internen Unternehmenskommunikation teilhaben, da die Meldungen im Newsfeed direkt kommentiert werden können und im Unternehmens-Chat Rückfragen gestellt und Ideen ganz einfach eingebracht werden können. Die Angestellten profitieren also von folgenden Vorteilen: 

• Als Mitarbeiter:in ist man dank der App immer up-to-date. 
• Alle Angestellten können an der internen Unternehmenskommunikation direkt teilhaben. 
• Mitarbeiter:innen vergeuden keine Zeit mehr damit, das E-Mail-Postfach, Akten und Ordner nach relevanten Daten durchforsten zu müssen. 

Insgesamt fördern diese Vorteile einer Mitarbeiter-App die Motivation der Angestellten deutlich. Zum einen ermöglicht die interne Kommunikation via App den wertschätzenden Umgang zwischen Angestellten in einem Team und zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen. Daten werden transparent an alle Mitarbeitenden vermittelt, ohne jemanden zu übergehen. Hierarchien bauen sich durch die interne Kommunikation, die sowohl Top-down als auch Bottom-up stattfinden kann, automatisch ab. Zudem ermöglicht die lokal unabhängige Kommunikation mehr Flexibilität im Vergleich zu veralteten Informationsbringern, wie Intranet und Newsletter. 

Nach diesem Einblick über die Vorteile von Mitarbeiter-Apps wollen wir Ihnen nun konkret zeigen, was eine solche App im Vergleich zu anderen internen Kommunikationsformen alles kann. Da Mitarbeiter-Apps über zahlreiche Funktionen verfügen, sind sie ein hilfreiches Tool zur besseren internen Organisation und Motivationssteigerung der Angestellten, was automatisch zu einer deutlichen Kosteneinsparung und mehr Unternehmenserfolg führt. 

Informationsvermittlung via Newsfeed  

Im Newsfeed der App lassen sich wie in einem sozialen Netzwerk, das viele Angestellte auch in der Freizeit nutzen, Beiträge erstellen, in denen aktuelle Informationen über interne Projekte, Ideen und Richtlinien des Unternehmens zu finden sind. Jede:r Nutzer:in hat die Möglichkeit, interne Inhalte einzustellen und auf diese zu reagieren. Somit entsteht eine Kommunikation in beide Richtungen – sowohl Top-down als auch Bottom-up.  

Updates und interne Unternehmensnachrichten werden über Push-Benachrichtigungen in Echtzeit übertragen, was zu einem schnellen Informationsfluss führt. Neben News können Videos und Bilder eingestellt werden, die bei der Vermittlung von Werten und Zielen helfen und damit den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitenden stärken. 

Abonnieren individueller Kanäle 

Damit sich Mitarbeiter:innen in der Flut der Informationen nicht verzetteln, können die Nutzer:innen je nach Interessen und Arbeitsbereichen individuelle Abteilungen und Projekte abonnieren. Durch die zielgruppenspezifische Kommunikation gelangen die Informationen an die Mitarbeitenden, die diese benötigen. Gerade in großen Unternehmen mit mehreren tausend Angestellten ist es wichtig, die für den einzelnen relevanten Informationen zu erhalten. Eine Mitarbeiter-App hilft dabei, Informationen gezielt zu vermitteln. Im Vergleich zur Kommunikation via Newsletter und Intranet reduziert sich für die Nutzer:innen der App damit die Zeit, die viele Angestellte tagtäglich mit dem Suchen relevanter Daten und News vergeuden.

Interaktion aller Mitarbeiter:innen 

In der Führungsebene ist es oft nicht einfach, die alltäglichen Probleme im Unternehmen zu erfassen. Daher ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen aus allen Abteilungen und Projekten die Möglichkeit haben, Feedback über Arbeitsabläufe und das Arbeitsumfeld zu geben. Probleme können nur gelöst werden, wenn sie bekannt sind. Eine Mitarbeiter-App ermuntert die Angestellten zur Kommunikation mit den Vorgesetzten. Mit Funktionen wie Mitarbeiterumfragen, Abstimmungen und Fragen an die Führungsebene, die über die App öffentlich oder anonym gestellt werden können, bauen sich Hierarchien innerhalb des Unternehmens ab. Durch diese Funktionen fördert eine Mitarbeiter-App im Vergleich zu herkömmlichen Kommunikationsmitteln die individuelle Teilhabe der Angestellten.  

Wissensvermittlung über feste Inhalte 

Angestellte können nicht alle Informationen stets parat haben. Neben dem Newsfeed, in dem es um die Vermittlung aktueller Informationen geht, bietet eine Mitarbeiter-App daher die Möglichkeit, dauerhafte Inhalte strukturiert abzulegen. Wichtig ist es dabei, es den Angestellten besonders einfach zu machen, auf die Wissensgrundlagen zuzugreifen.  

 In der Vergangenheit haben sich Ihre Angestellten womöglich mit dem Durchforsten von Akten und Ordnern herumgeschlagen, um an grundlegende Infos zu gelangen. Laut einer Studie verbringen Angestellte durchschnittlich 1,8 Stunden am Tag mit der Suche von unternehmensinternen Informationen. Diesem Zeit- und Nervenfresser machen Sie mit einer App endlich den Gar aus. Durch praktische Suchfunktionen und strukturierte Verzeichnisse sind Zuständigkeiten und allgemeine Informationen schnell gefunden. Auch Lernvideos und FAQs können in eine Mitarbeiter-App integriert werden. Um diese strukturierten Inhalte zu erstellen, müssen Sie zunächst redaktionellen Aufwand betreiben. Aber diese Investition lohnt sich, denn die Zeitersparnis und die damit verbundene Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen steigern den Erfolg des Unternehmens deutlich. 

Buchhaltungsfragen einfach gemacht 

Gerade für die Organisation geht in vielen Unternehmen unnötig viel Zeit verloren. In einer App können Angelegenheiten der Buchhaltung, wie Urlaubsanträge, Schichtpläne und Krankmeldungen, mit nur wenigen Klicks eigenständig von jedem:r einzelnen Mitarbeitenden selbst geregelt werden. Das spart im Vergleich zur Anfrage via E-Mail oder Telefon nicht nur Zeit. Eine einfache Handhabe in den organisatorischen Fragen steigert auch die Zufriedenheit der Angestellten. Zum einen sind nämlich keine nervenraubenden Telefonate mit den Kolleg:innen in der Buchhaltung mehr nötig. Zum anderen gibt diese Funktion der Mitarbeiter-App allen im Unternehmen das Gefühl, weniger abhängig zu sein, da mit einem Klick der Schichtplan oder der Status des Urlaubsantrags abgerufen werden kann. 

Service-Leistungen 

Zusätzlich können im Service-Bereich einer Mitarbeiter-App auch die Speisepläne des Mitarbeiter-Cafés, Parkhausbelegungen, Mitarbeiter-Rabatte und Mitfahrgelegenheiten eingepflegt werden. Insgesamt steigern diese einfach abrufbaren Services einer Mitarbeiter-App die Zufriedenheit aller Nutzer:innen.