So überzeugen Sie interne Stakeholder von einer Mitarbeiter-App

Die Attraktivität als Arbeitgeber steigern und Beschäftigte (verb)binden: zwei der größten Herausforderungen für die Personalabteilung. Alleine vermag eine Mitarbeiter-App sie nicht zu lösen, aber sie trägt dazu bei. Beispiel Onboarding: Neustarter:innen sind bereits vor dem ersten Arbeitstag mit dem Team und den Vorgesetzten vernetzt. Insgesamt gilt: Erstmals erreichen HR-Verantwortliche die Beschäftigten in den Büros und auf der Fläche gleichzeitig und bekommen live mit, was die Belegschaft bewegt.

Und wer die Schichtplanung, die Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Krankmeldungen in die App integriert, befreit sich und die Mitarbeiter:innen von der umständlichen Zettelwirtschaft.

Binden Sie die Betriebsrat so früh wie möglich ein und setzen Sie auf eine bewährte Lösung, die bereits die Prüfverfahren in großen Unternehmen bestanden hat. Dann ist das Go bei Ihnen in der Regel nur eine Formsache. Schließlich unterstützt eine Mitarbeiter-App die Ziele des Betriebsrats: Sie macht Schluss mit der Zweiklassengesellschaft zwischen operativen Beschäftigten und Büroangestellten, Informationen im Unternehmen werden demokratisiert. In vielen Unternehmen nutzt der Betriebsrat selbst die App, um mit Non-Desk-Workern in einer eigenen Gruppe zu kommunizieren.

Bevor es so weit ist, lohnt es sich, häufige Vorurteile gegenüber Firmen-Apps auf dem privaten Smartphone früh aktiv anzusprechen und auszuräumen.

Ziel einer Mitarbeiter-App ist es, Lücken in der Software- und Kanal-Landschaft zu schließen, ohne dabei Redundanzen zu schaffen. Auf folgende Frage muss es eine klare Antwort geben: Wofür soll das neue Tool eingesetzt werden und wofür nicht? Ausmisten lohnt sich: Immer wieder ersetzen Flip-Kunden mit der Mitarbeiter-App nicht nur analoge Instrumente der internen Kommunikation, sondern auch digitale Kanäle wie interne E-Mail-Newsletter oder Intranets. Die Softwarelandschaft wird dadurch verständlicher und nicht komplexer.

Mobile Mitarbeiterkommunikation? Eine Firmen-App auf privaten Geräten? Bei dieser Kombination schauen Datenschutzverantwortliche ganz genau hin. Trotzdem scheitert das Projekt so gut wie nie an Datenschutzbedenken – zumindest, wenn ein Tool aus Europa zum Einsatz kommt, das bereits die strengen Checks in Großunternehmen gemeistert hat.

Flip musste bei EDEKA, toom, McDonald's, Bauder, MAHLE und Hunderten anderen Unternehmen aus EU-Ländern unter Beweis stellen, dass es die Vorgaben der DSGVO und der Datenschutzverantwortlichen erfüllt.

In einigen Unternehmen kommen Initiativen für eine Mitarbeiter-App aus dem Management, in anderen Unternehmen muss die Geschäftsführung erst noch überzeugt werden. Wenn Ihr Unternehmen zur zweiten Kategorie gehört, helfen diese vier Schritte.

1. Abteilungsübergreifendes Team

Sichern Sie sich die Unterstützung aus HR, interner Kommunikation, IT, Betriebsrat und Datenschutz, bevor Sie aufs Management zugehen. Idealerweise können Sie die Mitarbeiter-App als gemeinsames Projekt vorstellen. Ein interdisziplinäres Team war auch bei toom der Schlüssel zum Erfolg, wie uns die Kommunikationsleiterin Daria Ezazi bestätigt hat.

2. Belegbare Argumente

Die Einführung einer Mitarbeiter-App sollte nicht als Anliegen aus der Unternehmenskommunikation oder der Personalabteilung formuliert werden, sondern sich aus dem Bedarf der Belegschaft ableiten – damit das Vorhaben nicht als “nice to have” auf die lange Bank geschoben wird. Fragen Sie operative Beschäftigte, wie sie die bisherige Kommunikation erleben und wo sie Schwächen sehen. Auf diese Weise hat zum Beispiel der Flip-Kunde Bauder die Relevanz untermauert.

3. Beitrag zur Unternehmensstrategie

Unterstützt die Mitarbeiter-App laufende Initiativen wie zum Beispiel eine “Digitalisierungsstrategie 2030” oder ein “New-Work-Konzept”? Bauen Sie Ihre Argumentation darauf auf. Ihre Mitarbeiter-App ist kein isoliertes Projekt, sondern Teil der Unternehmensentwicklung.

4. Rollout-Fahrplan

Die Einführung einer Mitarbeiter-App erscheint oft als Megaprojekt, weil alle Beschäftigten betroffen sind. Mit einer Meilensteinplanung gliedern Sie den Weg zum Ziel in mehrere Etappen, von der Ankündigung über die Einführung und die Erstellung der Inhalte bis zur dauerhaften Etablierung. Wie Sie dabei vorgehen hängt von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens ab.

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So überzeugen Sie ...

… die Personalabteilung: 0:03 Min

… den Betriebsrat: 1:02 Min

… die IT-Abteilung: 2:24 Min

… den Datenschutz: 3:17 Min

… das Management: 3:49 Min

Die Flip-Expert:innen kennen Best Practices aus hunderten Unternehmen. Sie unterstützen gerne mit erfolgserprobten Argumenten, die Management, IT und Co. für eine Mitarbeiter-App begeistern.