Mitarbeiter-App: So gelingt die Einführung in Ihrem Unternehmen

Rund 60 Prozent der Mitarbeiter:innen haben das Gefühl, dass sie nicht alle relevanten Informationen ihres Unternehmens erhalten – das zeigt eine Studie der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW). Unternehmen investieren vorwiegend in digitale Lösungen für eine effizientere Kundenansprache, vernachlässigen allerdings oft interne Prozesse und die Kommunikation.

Insbesondere Non-Desk-Worker wie Mitarbeiter:innen in der Produktion, im Lager oder auf der Verkaufsfläche im Einzelhandel werden viel zu oft noch über analoge Kanäle wie das Schwarze Brett informiert. Investitionen für diese Zielgruppe beabsichtigen oft nur eine Steigerung der Produktivität. Kolleg:innen im Büro nutzen demgegenüber eine Vielzahl neuer Tools und Programme für den Arbeitsalltag.

Ob operative Mitarbeiter:innen oder Beschäftigte am Schreibtisch – sie alle haben dasselbe Problem: Sie werden häufig nicht gehört, haben keine Möglichkeit, intern Feedback zu geben, Ideen einzubringen und selbst die interne Kommunikation mitzugestalten. Oft steht der Belegschaft für die interne Kommunikation nur das veraltete Intranet zur Verfügung, welches weitere Probleme mit sich bringt: Informationen werden schlecht gepflegt und es ist oft nicht einfach in der Nutzung.

Die DHBW befragte im Rahmen ihrer Studie sowohl Probanden, die noch keine Mitarbeiter-App benutzen, als auch solche, die schon über eine Mitarbeiter-App kommunizieren. Die Ergebnisse sprechen eine klare Sprache – und zeigen gewaltige Unterschiede:

Eine Mitarbeiter-App bietet Unternehmen eine moderne Lösung für die mobile Mitarbeiterkommunikation mit entscheidenden Vorteilen, beispielsweise gegenüber dem Intranet mit all seinen Nachteilen, das in vielen Unternehmen noch immer genutzt wird. Eine Mitarbeiter-App...

• funktioniert auf den privaten Endgeräten der Belegschaft – ohne Mehraufwand für die IT.
• zeigt relevanten Content, der auf die jeweiligen Zielgruppen zugeschnittenen Mehrwert bietet.
• bietet neben der Top-Down-Kommunikation auch Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu interagieren, selbst Inhalte zu erstellen und zu teilen – mit positiven Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und das Wir-Gefühl.
• erreicht alle Mitarbeiter:innen standortübergreifend.
• ermöglicht einen schnellen Austausch und eine produktive Projektorganisation, indem auch Dokumente versendet werden können.
• strukturierte Kollaboration mit Aufgabenverteilung.
• macht Videokonferenzen mit nur zwei Klicks direkt in der App möglich.
• macht Schicht- und Urlaubspläne, Vorlagen und Anträge verfügbar.
• kann je nach Wunsch viele weitere Funktionen problemlos einbinden.

Bei dem Vorhaben, Firmensoftware auf den privaten Smartphones der Mitarbeitenden zu installieren, schaltet sich erwartungsgemäß der Betriebsrat (kurz: BR) mit kritischen Fragen ein.

Moderne Mitarbeiter-Apps sind jedoch in höchstem Maße betriebsratskonform, da keine Leistungs- bzw. Arbeitsüberwachung stattfindet und keine privaten Kontaktdaten offengelegt werden.

Zudem lassen sich beispielsweise Push-Benachrichtigungen der App leicht deaktivieren, sodass Mitarbeitende nach Feierabend oder im Urlaub ungestört sind. Auch der Betriebsrat selbst profitiert von der Nutzung der App und deren zahlreichen Funktionen.

Damit Ihre Mitarbeiter-App von der Einführung an erfolgreich ist und eine hohe Nutzungsrate im Team erzielt, sollten Sie folgende Tipps beherzigen.

Mitarbeiter-App einführen: 6 Erfolgsfaktoren

1. In einer Nutzungsvereinbarung Rechte und Pflichten festhalten (die Nutzung der Mitarbeiter-App ist freiwillig)
2. Den Betriebsrat früh einbeziehen
3. Strukturierte und zielgruppengerechte Content-Strategie verfolgen
4. Kommunikation und Interaktion auf die neue Plattform verlagern und zum Beispiel das Intranet abschalten
5. Die App aktiv als Instrument für offenes Feedback nutzen
6. Durch die App echten Mehrwert für die tägliche Arbeit bieten

Sie möchten tiefer in das Thema „Einführung einer Mitarbeiter-App" einsteigen? Weitere Informationen sowie Einblicke finden Sie in unserem Praxis-Guide.