Einsparungspotenziale einer Mitarbeiter-App

Druck- und Papierkosten

Das Gefühl, produktiver zu sein, wenn der Papierstapel auf dem Schreibtisch langsam abgearbeitet wird, Anmerkungen direkt auf dem Papier anbringen, geringes Vertrauen in die Beständigkeit elektronischer Dokumente – die Gründe, warum immer noch viele Arbeitnehmer:innen auf das gedruckte Wort zurückgreifen, sind vielfältig. Rund 244 Kilogramm Papier werden pro Kopf jährlich in Deutschland verbraucht. Mehr als doppelt so viel, wie noch im Jahr 1975. Zudem sehen sich viele Arbeitnehmende zu selten zum Umstieg auf das, zumindest teilweise, papierlose Büro motiviert – digitale betriebliche Lösungen für Dokumentation oder Wissensmanagement sind Mangelware.

→ Einsparpotenzial pro Monat: Rund 15.000 Euro pro Monat bei 1.000 Beschäftigten

Zeitfressende Prozesse und Strukturen

Urlaubs- und Schichtplanung, Dokumentation, Zeiterfassung, Buchhaltung – die Liste der vielerorts noch immer auf Papierbasis durchgeführten Prozesse ist lang. Das tägliche Ausfüllen von Formularen und Tabellen per Hand kostet darüber hinaus viel Zeit. Auch unklare, im Non-Desk-Bereich oftmals mündlich übergebene Arbeitsanweisungen, sind enorme Zeitfresser, wenn Unklarheiten zur Aufgabe bestehen bleiben und nachgehakt werden muss, bzw. wenn Aufgaben nicht strukturiert abgearbeitet werden können. Zu guter Letzt entstehen durch analoge Prozesse schlichtweg Wegkosten für alle Beschäftigten, wenn etwa der Stundenzettel oder Urlaubsantrag im Büro abgegeben werden muss oder die Arbeit am Terminal-PC dokumentiert werden muss. Auch physische Meetings kosten Zeit, wenn Mitarbeitende lange Wege zum Besprechungsraum zurücklegen müssen oder gar von anderen Standorten aus extra anreisen müssen.

→ Einsparpotenzial pro Monat: Rund 5.000 Euro Wegzeitkosten bei 1.000 Beschäftigten (10 % Non-Desk-Mitarbeitende)

Vielzahl an Software-Lösungen

Kontinuierlich führen Unternehmen neue Software-Lösungen zu den bereits bestehenden ein. Jedes der Programme muss sowohl aus IT- als auch Content-Perspektive aktiv gemanagt und gepflegt werden. Um die unterschiedlich komplexen Tools produktiv nutzen zu können, müssen Beschäftigte darüber hinaus Schulungen besuchen. Erwähnenswert in diesem Zusammenhang ist, dass weltweit nur etwa 1 Prozent der entwickelten Software den Fokus auf die Mitarbeitenden ohne (festen) Schreibtisch legt.

→ Einsparpotenzial pro Monat: individuell je nach betriebsinternem Software-Pool

Unzureichendes Wissensmanagement

Zwar gibt es in Unternehmen Intranet-Lösungen, interne Wikis oder andere Datenbanken. Jedoch wird ohne die Möglichkeit, Wissen schnell und unkompliziert zu teilen und durch zähe und umfangreiche Schulungen, viel Potenzial für eine bessere Kollaboration im Team und vor allem Zeit verschenkt.

→ Einsparpotenzial pro Monat: individuell, schwer zu beziffern, da insbesondere verlorenes Wissen unbezahlbar ist

• Endlich alle Mitarbeitenden im Unternehmen schnell und unkompliziert erreichen und informieren – egal ob diese im Büro oder im Lager, der Produktion oder auf der Verkaufsfläche tätig sind.

• Einfache und intuitive Nutzung, wie von privaten Messenger-Diensten gewohnt.

• Digitalisierung und Zentralisierung von Schicht- und Urlaubsplänen sowie Infoblättern und Formularen. Lästige Zettelwirtschaft gehört der Vergangenheit an.

• Jeder Beschäftigte erhält eine Stimme und kann sich aktiv am betriebsinternen Informationsfluss beteiligen.

• Interaktion aller Mitarbeiter:innen über einen datenschutzkonformen Kanal. Beiträge können erstellt, gelikt, geteilt und kommentiert werden. Der interne Zusammenhalt, die Bindung zum Unternehmen und das Mitarbeiterengagement werden gestärkt.

Sie sind auf der Suche nach einem ersten Anhaltspunkt, einer ersten Kennzahl, wie das Einsparungspotenzial hinsichtlich Beschäftigten- und Papierkosten in Ihrem Unternehmen aussehen könnte? Dann empfehlen wir Ihnen unseren kostenlosen Einsparungsrechner. Dieser wurde auf Basis valider statistischer Daten erstellt, ist leicht zu bedienen und liefert garantiert verständliche Ergebnisse. Erfahren Sie zudem auf einen Blick, welche positiven Umweltauswirkungen Ihre Einsparungen mit sich bringen.

So einfach geht’s:

Schritt 1: Branche und Mitarbeiterzahl eingeben.

Schritt 2: Anteil der Non-Desk-Beschäftigten Ihres Betriebes über den Schieberegler justieren.

Hack 1: Hohe Nutzungsrate = hohes Mitarbeiterengagement

Das beste Kommunikationstool bringt keine langfristige Verbesserung der internen Kommunikation, wenn es nicht in vollem Umfang genutzt und sein Potenzial voll entfaltet wird. Publizieren Sie die neuesten Informationen über den Newsfeed der App, ermöglichen Sie, dass Teammitglieder Inhalte selbst erstellen und ermutigen Sie alle, den Content zu liken, zu teilen und zu kommentieren. Eine reine Top-Down-Kommunikation sollten Sie in jedem Fall vermeiden. Etablieren Sie die App als DAS Tool für die interne Kommunikation und Kollaboration und lagern Sie auch aufwendige und zeitraubende analoge Prozesse wie Dokumentation, Urlaubsplanung, u.v.m. in die mobile Kommunikationslösung aus. Trotz freiwilliger Nutzung der App erreichen Sie eine hohe Nutzungsrate.

Hack 2: Content is King – muss jedoch zielgruppenrelevant sein

Beschäftigte möchten Inhalte konsumieren, die für sie und ihren persönlichen Arbeitsalltag relevant sind. Was passiert, wenn Content ungefiltert und nicht zielgruppengerecht ausgespielt wird, sehen Sie bei immer unbeliebteren Firmenintranets. Eine durchdachte Content-Strategie, die für die jeweiligen Zielgruppen spezifischen Content beinhaltet und die Ausspielung über die Mitarbeiter-App vorsieht, vermeidet einen Content-Überfluss und führt zum Erfolg.

Hack 3: Spaß muss sein

Spaß und eine gute Stimmung im Arbeitsalltag gehören einfach dazu, fördern den Zusammenhalt unter den Kolleg:innen und fördern ein gutes Betriebsklima. Auch in der Mitarbeiter-App sollte sich diese Kultur fortführen. Im privaten Chat können sich die Mitarbeitenden auch über arbeitsferne Themen austauschen oder sich zum Essen verabreden. Fördern Sie auch unternehmensseitig den Zusammenhalt durch Aktivitäten wie gemeinsamen Sport, Spieleabende oder anderes – die Videokonferenzfunktion machts möglich.

Firmensoftware auf den privaten Endgeräten der Beschäftigten? An dieser Stelle werden Betriebsräte hellhörig, Mitarbeiter:innen könnten zur Nutzung gezwungen und deren Aktivität vom Unternehmen nachverfolgt werden. An dieser Stelle können wir Entwarnung geben. Weder kann eine Überwachung der Arbeitszeit bzw. Aktivität der Beschäftigten erfolgen, noch wird die Belegschaft zur Nutzung der App gezwungen. Um eine klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit zu schaffen, lassen sich Push-Benachrichtigungen deaktivieren, sodass Mitarbeitende auch nach Feierabend oder im Urlaub nicht durch unternehmensinterne gestört werden. Darüber hinaus profitieren auch die Kolleg:innen des Betriebsrates von der Möglichkeit, sich in eigenen Chatgruppen auszutauschen sowie alle Mitarbeitenden zentral über die App zu erreichen.

Eine gewisse Fluktuation unter den Beschäftigten, also das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen während neue Kolleg:innen ins Team kommen, gehört in jedem Unternehmen dazu und ist nicht unbedingt negativ zu bewerten. Im Gegenteil: Neue Teammitglieder bringen auch neues Wissen und Fähigkeiten in den Betrieb ein. Fällt die Fluktuationsrate jedoch zu hoch aus, steigen auch die Kosten, die sich unter anderem aus Recruiting, eventueller Risikoprämie für Nachfolger:innen sowie Trainings- und Einarbeitungskosten zusammensetzen. Nahezu unbezahlbar ist die Abwanderung hochqualifizierter, langjähriger Fachkräfte, mit denen ein hohes Maß an Wissen das Unternehmen verlässt.

Die effektivste Methode, um diesen Kostenfaktor auf natürliche Weise einzudämmen und einer hohen Fluktuation entgegenzuwirken, ist eine möglichst hohe Mitarbeiterbindung zum Unternehmen zu erreichen. Der Schlüssel zu einer hohen Mitarbeiterbindung wiederum liegt in der Zufriedenheit und Motivation der Beschäftigten.