Mitarbeiter-App im Handel: Dos & Don‘ts

Eine Mitarbeiter-App bietet einige entscheidende Vorteile für die Handelsbranche:

• Mitarbeitende können schnell und unkompliziert erreicht werden, egal ob sie im Büro, im Lager, auf der Verkaufsfläche oder der Logistik tätig sind. Die Nutzung der App ist einfach und intuitiv.

• Das Team ist jederzeit up to date in Bezug auf Wareneingänge oder auch aktuell gültige Aktionen und Promotion.

• Schicht- und Urlaubspläne sowie Merkblätter und Formulare lassen sich zentral und digital umsetzen – lästige Zettelwirtschaft entfällt.

• Schulungs- und Weiterbildungsmaterialien, etwa im Videoformat, können abgelegt und bei Bedarf jederzeit abgerufen werden.

• Direkter Draht der Geschäftsleitung zu jedem Beschäftigten. Zudem erhält jeder Mitarbeitende eine Stimme und kann selbst Inhalte über die Mitarbeiter-App verbreiten.

• Aufgaben können über die App sinnvoll strukturiert und einzelnen Beschäftigten zugewiesen werden, die diese dann fokussiert abarbeiten können.

• Mitarbeiter:innen können über einen datenschutzkonformen Kanal miteinander interagieren, Beiträge liken, teilen und kommentieren. Interner Zusammenhalt und die Bindung zum eigenen Unternehmen werden gestärkt.

Mit einer Mitarbeiter-App können Sie komplizierte interne Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten. Zudem profitieren alle im Unternehmen vom direkten Austausch untereinander und einer strukturierteren internen Kommunikation. Eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit sowie mehr Engagement in der täglichen Arbeit sind die positiven Begleiterscheinungen. Um das volle Potenzial Ihrer Mitarbeiter-App für sich zu nutzen, sollten Sie folgende „Dos & Don’ts“ beachten.

• Hohe Nutzungsrate fördern: Die interne Kommunikation in zahlreichen Unternehmen ist geprägt von analoger Zettelwirtschaft und veralteter Software wie etwa dem Intranet. Doch ein modernes Tool wie eine Mitarbeiter-App ist leider kein Selbstläufer. Nutzen Sie den vollen Funktionsumfang der App, um deren Nutzung für Mitarbeitende so attraktiv wie möglich zu gestalten. Publizieren Sie die neusten Informationen, etwa zu Rabattaktionen und Sonderangeboten direkt über den Newsfeed der App, lassen Sie zu, dass Teammitglieder Inhalte selbst erstellen sowie anderen Content liken, teilen und kommentieren können. Auf diese Weise merken Ihre Mitarbeiter:innen schnell: Die App ist UNSER Kommunikationstool. Somit erreichen Sie eine starke Identifikation und eine hohe Nutzungsrate.

• Vertrauen schaffen und Mitarbeiter:innen einbeziehen: Die Nutzung der Mitarbeiter-App sollte auf freiwilliger Basis stattfinden – immerhin bildet die Installation auf den privaten Endgeräten der Nutzer:innen die Grundlage dafür, dass alle im Team effizient erreicht werden. Die hohe Nutzungsrate trotz Freiwilligkeit erreichen Sie durch die oben genannte Interaktion sowie durch ein hohes Maß an Vertrauen, dass Sie Ihren Mitarbeitenden entgegenbringen. So kann über eine DSGVO-konforme Mitarbeiter-App keine Überwachung der Arbeitszeit einzelner Personen stattfinden. Auch hat der Arbeitgeber keinerlei Möglichkeiten, Nachrichten mitzulesen oder auszuwerten. Nutzen Sie das Tool im Umkehrschluss als effiziente Plattform, um etwa Feedback und Wünsche der Beschäftigten einzuholen und ein offenes Ohr für Probleme und Verbesserungsvorschläge zu bieten.

• Zielgerichteter und relevanter Content: Mitarbeiter:innen wollen nur die Inhalte konsumieren, die für sie auch relevant und interessant sind. Mit einer durchdachten Content-Strategie, die z. B. relevante Inhalte wie spezifische Tipps & Tricks, Anleitungen und Fortbildungsmaterialien enthält und der Möglichkeit, Inhalte zielgruppenspezifisch über die App auszuspielen, vermeiden Sie einen Überfluss an irrelevantem Content für die falschen Zielgruppen.

• Nur noch ein weiteres Tool: Wenn Ihre Mitarbeiter:innen den Eindruck bekommen, die neue Mitarbeiter-App sei nur ein weiteres Tool unter vielen anderen, werden Sie keine hohen Nutzungsraten erzielen und die App wird schnell wieder in Vergessenheit geraten. Nutzen Sie daher das Potenzial moderner Mitarbeiter-Apps und bündeln Sie Informationen und Funktionen, die bisher auf mehrere Tools verstreut waren, an einem Ort. Auf diese Weise verschlanken und digitalisieren Sie nicht nur interne Prozesse und sparen Zeit, sondern können sicherstellen, dass Inhalte auch tatsächlich von den Mitarbeitenden gelesen werden.

• Top-Down-Kommunikation: Die Mitarbeiter-App sollte das Tool für ALLE Mitarbeitenden im Unternehmen sein. Daher sollten Sie mutig sein und den Schritt wagen, die App in ihrem vollen Funktionsumfang zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie, wie bereits beschreiben, Mitarbeiter:innen die Möglichkeit geben, eigene Inhalte zu erstellen sowie mit dem Content anderer zu interagieren. Wenn Sie die App jedoch nur als reines „Top-Down“-Kommunikationstool ohne Interaktion nutzen, verschenken Sie nicht nur großes Potenzial, sondern sorgen auch für Frust im Team sowie eine niedrige Nutzungsrate.

• Spaß verbieten: Ein bisschen Spaß muss sein, das gilt für die Interaktion auf dem Flur im Büro ebenso wie für die Mitarbeiter-App. Dank privatem Chat haben Mitarbeitende die Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen auszutauschen, zum Essen zu verabreden, u.v.m. Auch „Off-Topic“-Chatgruppen, in denen witzige Anekdoten usw. geteilt werden können, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, sind gerne gesehen. Nehmen Sie nicht alles immer bierernst und animieren Sie etwa zu gemeinsamen Sportsessions über die Videokonferenzfunktion der App oder starten Sie witzige Challenges. Das fördert nicht nur den Spaß und die Motivation bei der Arbeit, sondern stärkt auch den Teamzusammenhalt.