5 Vorteile einer Mitarbeiter-App [mit Beispielen]

Kommen die offiziellen Unternehmensinformationen bei Beschäftigten ohne PC überhaupt an? Mangels Messbarkeit regiert in vielen Unternehmen das Prinzip Hoffnung. Und die stirbt bekanntlich zuletzt. Aber sie stirbt – sobald man durch die Brille der Belegschaft schaut.

Hauptgrund sind zwei Frust-Faktoren für operative Beschäftigte: Sie müssen ständig an Aushängen, Infoscreens oder Terminal-PCs nachsehen, ob es Neuigkeiten gibt. Was häufig nicht der Fall ist. Und wenn doch, sind die Informationen nur für einzelne Berufsgruppen wichtig.

Die Lösung liegt in der Segmentierung der Informationen: In einer Mitarbeiter-App sorgen Gruppen dafür, das Informationen nur bei denjenigen ankommen, für die sie relevant sind – kategorisiert nach beispielsweise Ländern, Standorten, Berufsgruppen oder Schichten.

Wie ein digitales und personalisiertes schwarzes Brett bündelt ein Newsfeed alle Neuigkeiten aus diesen Gruppen: So einfach wie es die Nutzer:innen auf Facebook, Instagram und Co. lieben – und so sicher, dass auch der Datenschutz in der Mitarbeiter-App gewährleistet ist.

In einem macht das schwarze Brett seinem Namen alle Ehre: Für interne Kommunikator:innen ist es eine Black Box. Ob und wie operative Beschäftigten die Informationen verarbeiten, bleibt in der Regel verborgen.

Offensichtlich dagegen ist der große Aufwand. Eilige Informationen per Aushang in allen Muttersprachen der Beschäftigten kommunizieren? Bei einem Drei-Schicht-Betrieb in der Produktion und mehreren Standorten ist das fast unmöglich, in anderen Konstellationen ein unverhältnismäßiger Aufwand.

Mit einer App für die interne Kommunikation sparen sich die Verantwortlichen diesen Aufwand. Das sind die Funktionen einer Mitarbeiter-App, die besonders geschätzt werden:

• Informationen gelangen mit zwei Klicks und in Echtzeit genau zu denjenigen, für die sie relevant sind

• Die Übersetzung in Landessprache erfolgt automatisch

• Beiträge lassen sich vorab planen und zu einem gewählten Zeitpunkt automatisch veröffentlichen

• Die Personaleinsatzplanung wird mobil: Dienstpläne, Zeiterfassung und Co. sind per Smartphone immer erreichbar

• Über Rechte und Rollen verteilt sich die Verantwortung auf viele Schultern

Immer wieder hören wir Zweifel, ob sich Beschäftigte am Band, im Lager oder an der Kasse wirklich einbringen wollen. Unsere Erfahrung: Sie wollen, sofern sie eine einfache Möglichkeit bekommen und etwas bewegen können. Ein Grund, warum die Mitarbeiterbefragungen bei vielen Flip-Kunden besonders beliebt ist. Noch wichtiger ist jedoch die tägliche Mitarbeiterbeteiligung.

Ein Beispiel eines Flip-Kunden zeigt, wie schnell sich Feedback auszahlt: In der Filiale einer Einzelhandelskette kämpfen die Beschäftigten damit, dass Seife beim Auspacken ausläuft. Die Mitarbeiter:innen erkundigen sich per App nach einer Lösung.

Jetzt geht alles ganz schnell: Beschäftigte aus einer Filiale nach der anderen bestätigen die Erfahrungen. Ursache ist eine fehlerhafte Verpackung, die beim Lieferanten reklamiert und nachgebessert wird. Ohne App hätten die Beschäftigten den Fehler lange bei sich gesucht, bis das Problem zur Zentrale durchgedrungen wäre.

Kommt es zu einer Kündigung, liegt es häufig nicht am Gehalt. Kündigungswillige Mitarbeiter:innen fühlen sich nicht ausreichend wertgeschätzt (76 Prozent), erleben eine schlechte interne Kommunikation (70 Prozent) und machen Mängel in der Unternehmenskultur aus (43 Prozent), wie das Consulting-Unternehmen Harbinger zusammengetragen hat.

Eine Mitarbeiter-App löst diese Probleme zwar nicht von selbst, schafft aber die Voraussetzung. Zwei Erfolge, die ohne App nicht möglich gewesen wären:

1. Verantwortung übertragen: Die Weinfachberater:innen der Prechtl-Frischemärkte kommunizieren filialübergreifend über ihre eigene Gruppe. Und lösen Probleme gemeinsam. “Die Mitarbeitenden führen nicht mehr nur aus, sondern übernehmen Verantwortung. Ohne, dass es über die Zentrale geht. Das hebt sie auf ein neues Level”, sagt Simon Mareth, Mitglied der Geschäftsführung.

2. Ideen generieren: 150 Verbesserungsvorschläge haben Europart-Beschäftigte in 12 Monaten per Mitarbeiter-App eingereicht. Ihre Identifikation mit dem Arbeitgeber ist um 25 Prozent gestiegen.

Wie Beschäftigte der Prechtl-Firschemärkte mehr Verantwortung übernehmen, hat Simon Mareth, Mitglied der Geschäftsführung, im Flip Expert Talk verraten.

Bei der Belegschaft auf der Fläche kommen relevante Informationen tröpfchenweise an, die Kolleg:innen im Büro gehen in einer E-Mail-Flut unter: Verantwortliche in der internen Kommunikation berichten uns, dass bis zu 80 Prozent ihrer E-Mails von intern kommen.

Bei Meetings sieht es nicht viel besser aus – schließlich sind sie unverzichtbar, wenn es darum geht, wichtige Informationen an Beschäftigte ohne PC und E-Mail-Adresse zu verteilen.

Eine Mitarbeiter-App kommt der Face-to-Face-Kommunikation sehr nahe: Schnell, direkt und zielgenau erreichen Informationen diejenigen, für die sie wichtig sind. Was an Mimik und Gestik verloren geht, kompensieren die aus privaten Messengern bekannten Emojis. Lange E-Mails und Termine gehören der Vergangenheit an.

Wie Mitarbeiter-Apps die interne Kommunikation verbessern, zeigt eine von der DHBW Stuttgart durchgeführte Studie. Folgende Angaben machten die Prodbanden – jeweils vor und nach Einführung der Mitarbeiter-App.