Mitarbeiterbefragung: So erhalten Unternehmen wertvolles Feedback

Warum sollte sich das Management für die Sorgen, Probleme und Wünsche Ihrer Beschäftigten interessieren? Die Antwort ist drastisch: Weil diese sonst das Unternehmen verlassen.

Eine gewisse Fluktuation im Team ist völlig normal. Beschäftigte gehen in den Ruhestand, ziehen um oder streben nach einer beruflichen Neuorientierung. Auch eine vom Unternehmen ausgehende Kündigung oder Versetzung können vorkommen. Sobald eine Fachkraft das Unternehmen verlässt, entstehen hohe Kosten in Höhe von etwa 35 Prozent des Jahresgehaltes, die für unter anderem das Recruiting, die Einarbeitung und das Training einer Nachfolgekraft aufgewendet werden müssen. Diese Kosten werden als Fluktuationskosten bezeichnet.

Unbezahlbar und auch schwer zu beziffern ist jedoch das finanzielle Risiko, dass mit der Abwanderung hochqualifizierter Fachkräfte einhergeht. Den Wert, den Mitarbeitende für das Unternehmen darstellen, müssen Führungskräfte und Personalverantwortliche endlich erkennen.

Doch warum gehen Mitarbeiter:innen wirklich?

Das Gehalt ist eher selten ein Kündigungsgrund für Beschäftigte. Vielmehr fühlen sich kündigungswillige Mitarbeiter:innen nicht ausreichend wertgeschätzt (76 Prozent), erleben eine schlechte interne Kommunikation (70 Prozent) und machen Mängel in der Unternehmenskultur verantwortlich (43 Prozent). Das hat das Consulting-Unternehmen Harbinger aus mehreren Studien zum Thema zusammengetragen. Die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und mehr Feedback und Wertschätzung im Unternehmen zu leben sollten Sie daher mit höchster Priorität angehen.

Analog oder digital? Jährlich oder monatlich? Themenspezifisch oder doch allgemein gehalten? Für die Durchführung und Kommunikation der Mitarbeiterbefragung stehen Ihnen unterschiedliche Herangehensweisen zur Verfügung. Mit unseren Tipps vermeiden Sie häufige Fehler, identifizieren die für ihr Unternehmen beste Umfrage-Methode und erhalten hilfreiche Ergebnisse.

1. Zielgruppe und Stakeholder im Betrieb festlegen

Bevor Sie die Umfrage durchführen, sollten Sie zunächst bestimmen, welche Beschäftigten befragt werden sollen – von einzelnen Personengruppen (nach Alter, fachlicher Richtung, Aufgabengebiet) über einzelne oder mehrere Abteilungen bis hin zum gesamten Team. Erarbeiten Sie zudem, wer auf welche Weise von den Befragungen profitiert und wen Sie in Ihre Planungen einbeziehen müssen: Management, Personalverantwortliche, Betriebsrat sowie Datenschutzbeauftragte.

2. Ziele der Umfrage definieren

Ebenso wie Zielgruppen und Stakeholder sollten Sie die Ziele der jeweiligen Mitarbeiterbefragung definieren. Sollen KPIs gemessen werden? Soll internes Feedback zu neuen Projekten und Prozessen eingeholt werden? Möchten Sie Ihre Mitarbeiter:innen sowie deren Wünsche und Probleme besser verstehen? Nur wenn Sie die Ziele der Befragung vorher definieren, können Sie auch die richtigen Fragen stellen.

3. Format und Turnus festlegen

Für Mitarbeiterbefragungen stehen Ihnen unterschiedliche Formate zur Verfügung: Das können kurze Impulsumfragen sein, die im Rahmen von Konferenzen oder Meetings sinnvoll sind, aber auch wöchentliche Stimmungsbarometer oder seitenlange Fragebögen am Ende oder Anfang eines Jahres. Hier bietet sich ein cleverer Mix der verschiedenen Formate an – also zum Beispiel längere Befragungen in einem regelmäßigen Turnus, kombiniert mit immer wieder eingestreuten Kurz-Umfragen.

4. Kommunikation der Auswertung und was danach geschieht

Lassen Sie die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen nicht unbeachtet und ungenutzt in den Firmenarchiven untergehen. Damit ist nicht zwingend gemeint, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen direkt im Anschluss an die Befragung eine vollständige Auswertung bieten. Gehen Sie in erster Linie auf die Teilnehmerzahlen und deren Entwicklung ein, motivieren und animieren Sie das Team zu einer aktiven Teilnahme für zukünftige Umfragen. Brechen Sie konkrete Ergebnisse entsprechend den einzelnen Abteilungen auf und kommunizieren Sie diese an das jeweilige Management. In der Folge sollten die Ergebnisse in den Teams ausgewertet werden.

In jedem Fall sollten Sie Ihren Worten auch Taten folgen lassen. Das bedeutet, dass Sie in den Umfragen angesprochene Problemfelder auch wirklich angehen und Ihre Mitarbeiter:innen mit größtmöglicher Transparenz über die weitere Vorgehensweise und aktuelle Veränderungsprozesse informieren. Andernfalls leidet Ihre Glaubwürdigkeit in den Augen der Beschäftigten und die Begeisterung für Feedback und die Teilnahme an Umfragen sinkt.

5. Hand in Hand mit dem Betriebsrat

Die zentrale Personengruppe bei einer Mitarbeiterbefragung sind die Mitarbeiter:innen. Um deren Probleme angehen zu können, ist es ratsam, den Betriebsrat von Anfang an in die Prozesse der Umfragen einzubeziehen. Der Betriebsrat steht den Beschäftigten dann als Ansprechpartner für Rückfragen zu Datenschutz und Vorgehensweise zur Verfügung und schafft als Beschäftigteninstanz Vertrauen.

6. Datenschutz und Anonymität gewährleisten

Der Datenschutz hat beim Thema Mitarbeiterbefragungen oberste Priorität. Insbesondere im Falle digitaler Befragungen, beziehungsweise bei dienstleistergestütztem Vorgehen ist es wichtig, die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Klären Sie dabei unbedingt folgende Fragen:

• Werden erhobene Daten gespeichert? Wenn ja: Wo und wie?
• Wie lange werden Daten gespeichert und wie werden sie verarbeitet?
• Wer hat Zugang zu den Daten?

Auch auf eine ISO 27001-Zertifizierung sollten Sie im Zusammenhang mit externen Anbietern achten, da diese Rückschlüsse auf die Standards der Datensicherheit zulässt.

Schaffen Sie für die Befragten einen sicheren Raum und versichern Sie ihnen einen vertraulichen Umgang mit den erhobenen Daten. Mitarbeiter:innen müssen die Gewissheit haben, dass negative Antworten in Umfragen keine Folgen haben und daher die Möglichkeit haben, ihre Antworten anonym abzugeben. Insbesondere bei offenen Fragen mit Freitextfeld kann es sinnvoll sein, nicht-anonymisiertes Feedback zu geben, um insbesondere bei prozessrelevanten Themen einen Ansprechpartner zu haben. Online-gestützte Mitarbeiterbefragungen bieten Umfrageteilnehmer:innen daher die Möglichkeit, bei Freitextfeldern die Anonymität auf Wunsch selbst aufzuheben.

Bonus-Tipp: Mitarbeiterbefragung effektiv wie nie – dank Mitarbeiter-App

Umfragen per E-Mail an die Mitarbeiter:innen auszuspielen ist einfach und vermeidet unnötige Papiermengen. Allerdings erreichen Sie mit einer E-Mail nicht alle Zielgruppen im Unternehmen. Insbesondere die operativen Mitarbeitenden im Lager, der Produktion sowie auf der Verkaufsfläche im Einzelhandel oder den Stationen von Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen verfügen meist nicht über eine eigene E-Mail-Adresse. Diese Gruppe macht allerdings etwa 80 Prozent der weltweiten Arbeitnehmer:innen aus.

Mit einer Mitarbeiter-App erreichen Sie sämtliche Beschäftigten – unmittelbar und standortübergreifend. Da keiner der Mitarbeiter:innen mehr einen Terminal-PC oder Papierbögen für die Umfrage nutzen muss, erzielen Sie eine hohe Rate an Teilnehmer:innen. Mitarbeitende können mit nur wenigen Klicks an Umfragen partizipieren und Sie erhalten im Umkehrschluss unmittelbares Feedback direkt über die Plattform.

Auf diese Weise können Sie Problemfelder noch schneller identifizieren, verschaffen Ihren Mitarbeitenden eine Stimme und unterstützen eine positive Unternehmenskultur. Auch über die generelle Nutzung der Mitarbeiter-App als modernes Tool für die interne Kommunikation erhalten Sie per Umfrage direktes Feedback und Verbesserungsvorschläge.