New Work: Auf dem Weg zur digitalen internen Kommunikation

Der Begriff „New Work“ wurde bereits in den 1970er-Jahren als Gegenentwurf zur bis dahin üblichen Lohnarbeit geprägt. Aspekte wie Selbstverwirklichung und Selbstbestimmung beim Arbeiten, mehr Mitgestaltung und Mitbestimmung für Mitarbeiter:innen sowie eine neue Führungskultur und neue Formen der (digitalen) Zusammenarbeit bestimmen unter anderem das heutige Verständnis von New Work.

Der Wettbewerb schläft nicht, nahezu jeder Markt ist stark umkämpft. Unternehmen müssen erkennen, dass ihr größtes Kapital und ihr größter Erfolgsfaktor, um auf dem Markt bestehen zu können, ihre Mitarbeiter:innen sind. Im Einzelhandel etwa sind die Mitarbeitenden auf der Fläche das Aushängeschild der Marke und treten intensiv mit der Kundschaft in Kontakt.

Motiviert und stets gut informiert sind sie ein wichtiger Hebel für zufriedene Kund:innen und wirtschaftlichen Erfolg. Umgekehrt bekommen es Marktbesucher:innen zuerst mit, wenn die interne Kommunikation und Information nicht reibungslos verläuft, Mitarbeitende auf Fragen keine Antworten wissen und ohne Motivation arbeiten. Diese Missstände fallen dann meist negativ auf die Marke zurück und können im Wettstreit um Kund:innen einen Rückschlag bedeuten.

Eine zu hohe Fluktuation unter den Fachkräften im Unternehmen kann zum erheblichen Kostenfaktor werden: Recruiting- und Personalkosten müssen für die Suche nach neuen Talenten aufgebracht werden. Preislich nicht zu beziffern und deutlich gravierender ist das Fachwissen, das durch Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen auf eigenen Wunsch verlassen, verloren geht.

Doch warum verlassen Mitarbeitende das Unternehmen?

Häufig sind eine schwache Bindung zum Unternehmen oder das Gefühl, vom Unternehmen nicht wertgeschätzt zu werden, dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter:innen den Betrieb verlassen. Auch veraltete Tools wie das Intranet, mit dem Mitarbeitende nur sehr schlecht erreicht werden und eine Zusammenarbeit kaum möglich ist, haben großen Anteil an einer schlechten internen Kommunikation und damit an der Unzufriedenheit der Beschäftigten.

Durch eine moderne, wertschätzende Führungskultur auf Augenhöhe, eine transparente interne Kommunikationsstrategie, die jedem Mitarbeitenden eine Stimme verleiht, und der Erfüllung der individuellen Bedürfnisse jeder Person tragen Sie zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit bei und binden Beschäftigte stärker an das Unternehmen.

Mitarbeiter:innen wünschen sich eine funktionierende interne Kommunikation, die sie mit für sie relevanten Themen und aktuellen Informationen erreicht. In einer Studie der Universität Hohenheim identifizierten Beschäftigte interne Kommunikation als wichtig und sehr wichtig für:

• den Mitarbeitenden persönlich (64,7 Prozent sehr wichtig / 26,8 Prozent wichtig)

• die Motivation von Mitarbeiter:innen (58,9 Prozent sehr wichtig / 31,8 Prozent wichtig)

• eine funktionierende Zusammenarbeit (57 Prozent sehr wichtig / 31,8 Prozent wichtig)

• den Erfolg des Unternehmens (51,3 Prozent sehr wichtig / 34 Prozent wichtig)

• das Wir-Gefühl im Unternehmen (42,7 Prozent sehr wichtig / 39,3 Prozent wichtig)

New Work bedeutet auch eine Neuinterpretation und Digitalisierung der internen Kommunikation. Dass diese Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Gründen besonders wichtig ist, haben wir bereits gesehen. Im folgenden Abschnitt fassen wir spannende Denkanstöße und konkrete Tipps zusammen, wie die interne Kommunikation von morgen aussieht.

Das Problem: Interne Kommunikation wie in den 90ern

„Unternehmen kommunizieren heute mit den Tools von gestern mit der Generation von morgen“, so fasst Prof. Dr. Bernd Rall von der Dualen Hochschule Baden-Württemberg in Stuttgart (DHBW) die interne Kommunikation in vielen Unternehmen zusammen. Während die Welt um uns herum immer weiter von der Digitalisierung durchdrungen wird, versuchen Unternehmen zwar, Kund:innen über moderne Medien digital zu erreichen, vernachlässigen dabei jedoch ihre eigenen Mitarbeiter:innen. Somit sieht die interne Kommunikation in vielen Betrieben wie folgt aus:

• Aushänge am Schwarzen Brett

• allgemeines PC-Terminal im Pausenraum

• veraltetes Intranet, das lediglich Top-Down-Kommunikation ermöglicht

Employee Experience und Employee Engagement

Oft fallen im Zusammenhang mit interner Kommunikation und der Arbeitswelt von morgen auch die Begriffe Employee Experience und Employee Engagement. Frei übersetzt geht es dabei zum einen um das Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden und zum anderen um deren Engagement und Motivation.

Somit ist eine erfolgreiche Employee Experience das erklärte Ziel von Führungskräften und HR-Mitarbeitenden, um wiederum ein hohes Employee Engagement, also eine hohe Mitarbeitermotivation, zu erreichen. Zusammen mit einer wertschätzenden Führung und einer positiven Teamkultur zahlt insbesondere eine strukturierte interne Kommunikation auf eine gelungene Employee Experience ein.

Interne Kommunikation wird mobil und digital

Noch immer haben zahlreiche Unternehmen Probleme, alle Mitarbeitenden gleichermaßen zu erreichen. Angesichts der ohnehin schon großen kommunikativen Kluft zwischen Desk-Workern und Non-Desk-Workern (80 Prozent der Arbeitnehmer:innen weltweit haben keinen festen Schreibtisch) wird dies angesichts globaler Trends wie mobilem Arbeiten, Home-Office und unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen nicht unbedingt einfacher.

In einer modernen Arbeitswelt ist das Intranet längst überholt. Mit digitalen Tools wie Mitarbeiter-Apps löst sich die interne Kommunikation zunehmend vom Desktop-PC und ist immer in der Hosentasche der Beschäftigten dabei – egal ob im Büro, im Lager, der Verkaufsfläche oder dem Außendienst.

Dank eines Newsfeeds sind alle Mitarbeitenden stets up to date, sie können sich zudem gegenseitig Aufgaben zuweisen und diese abarbeiten. Die Belegschaft tauscht sich sicher und DSGVO-konform in Gruppen- oder Einzelchats aus oder reicht Urlaubsanträge und Schichtplanänderungen vollständig digital ein. Und damit ist das Potenzial einer Mitarbeiter-App noch lange nicht ausgeschöpft.

(Video-)Content is King

Die interne Kommunikation lebt von einem internen Kommunikationskonzept, das passenden, relevanten Content für die unterschiedlichen Zielgruppen im Unternehmen ausspielt. Video-Content sollte Teil dieses Konzepts sein, denn er gehört zweifelsohne zu den Trends der internen Kommunikation.

Videokonferenzen während des Corona-bedingten Lockdowns haben gezeigt, wie sich auch digital per Video emotionale Nähe erzeugen lässt, ohne physisch anwesend zu sein. Auch für die interne Kommunikation bieten sich passende Anwendungsmöglichkeiten. Wie wäre es zum Beispiel mit internen Schulungsvideos oder Updates der Führungsebene zu bestimmten Themen? Die Optionen sind vielfältig.

Auf Augenhöhe kommunizieren

Im Kern geht es bei interner Kommunikation nach dem New-Work-Ansatz darum, durch eine vertrauensvolle Kommunikation auf Augenhöhe eine starke Bindung zum Unternehmen sowie ein ausgeprägtes „Wir-Gefühl“ im Team zu erreichen. Auch haben die Top-Down-Modelle aus dem Intranet-Zeitalter ausgedient – interne Kommunikation sollte in beide Richtungen funktionieren.

Führungskräfte agieren nach dem New-Work-Verständnis als Coach und weniger als Kontrollinstanz. Sie begleiten und unterstützen Mitarbeiter:innen bei ihrer persönlichen Entwicklung. Etablieren Sie eine Führungskultur, die „flache Hierarchien“ nicht nur als Buzzword versteht, sondern zeigen Sie sich jederzeit nah dran an den Mitarbeiter:innen und offen für deren Wünsche, Anregungen und Probleme.

Dazu gehört auch, sich von der Vorstellung zu verabschieden, Mitarbeitende würden nur bei physischer Anwesenheit motiviert und zielgerichtet arbeiten. Diese Annahme ist schlichtweg falsch und überholt. Fördern Sie vielmehr flexible Modelle wie Home-Office oder mobiles Arbeiten – die passenden digitalen (Kommunikations-)Tools für eine gelungene Kooperation vorausgesetzt.

Zu guter Letzt verfolgen moderne Unternehmen einen „intern first“-Ansatz in ihrer Kommunikation. Sie kommunizieren Entwicklungen und Neuerungen zuerst intern, bevor diese an die Presse gehen. Damit drücken sie ihre Wertschätzung gegenüber den Beschäftigten aus.