AHA-Regeln für die Krisenkommunikation

Schon vor der Corona-Krise gab es ein teils großes Ungleichgewicht in der internen Kommunikation. Mit veralteten Tools wie dem firmeneigenen Intranet oder dem Schwarzen Brett sowie asynchronen Kommunikationskanälen, wie der E-Mail, werden längst nicht sämtliche Mitarbeiter:innen nachhaltig erreicht. Botschaften dringen nicht mehr durch, Kanäle und Inhalte werde nicht ausreichend gepflegt und mit relevantem Content bespielt. Ein Gefühl der Ausgrenzung und negative Glaubenssätze in Bezug auf die interne Kommunikation und das Unternehmen machen sich breit – die Motivation sowie die Bindung zum eigenen Unternehmen schwinden.

Insbesondere in Betrieben, in denen sich die Belegschaft aus Mitarbeiterenden am Schreibtisch, die etwa in der Verwaltung tätig sind und Kolleginnen und Kollegen, die ohne festen Schreibtisch arbeiten, wie etwa in der Produktion, dem Lager oder dem Außendienst, zusammensetzt, wird die kommunikative Kluft besonders deutlich. Während z.B. viele Unternehmen zu Beginn der Pandemie kurzfristig entsprechende Strukturen geschaffen und ihre Beschäftigten ins Home-Office geschickt haben, profitieren die sogenannten „Blue Collar Worker“ – also die in der Produktion tätigen Mitarbeitenden – nicht von diesen Maßnahmen. Vielmehr sind sie von ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro abgeschnitten, wodurch der Austausch mit anderen Teams im Unternehmen erschwert ist.

Damit die interne Kommunikation im Unternehmen vom Stiefkind zum Vorzeigeobjekt wird, Beschäftigte sich wertgeschätzt und gehört fühlen und dank eines positiven Betriebsklimas auch Motivation und Mitarbeiterbindung nachhaltig gesteigert werden, haben wir die AHA-Regeln der Kommunikation aufgestellt – leicht verständlich und zur Umsetzung empfohlen.

In einer Krise wie der Corona-Pandemie ist Kommunikation das A und O. Das beginnt mit der umfassenden und transparenten Information der Öffentlichkeit durch Ämter und Behörden, etwa zu aktuellen Infektionszahlen, geltenden Regeln, Auflagen und vielem mehr und macht auch vor Unternehmen nicht Halt. Insbesondere in der Krise müssen Sie eine zeitlich und örtlich unabhängige, umfassende und lückenlose Kommunikation sicherstellen.

Lückenlose Kommunikation bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine hohe Wertschätzung entgegenbringen, indem Sie etwa Neuigkeiten und Veränderungen zuerst intern kommunizieren, bevor diese in die Öffentlichkeit getragen werden. Für ein vertrauensvolles Verhältnis zum Arbeitgeber ist es äußerst schädlich, wenn Angestellte von Umstrukturierungen, finanzieller Schieflage oder gar Stellenkürzungen erst aus der Presse erfahren. Eine schlechte interne Informationspolitik ruft neben dem Vertrauensverlust, Unsicherheiten und Unmut hervor und schädigt die Mitarbeiterbindung nachhaltig.

Zu einer aufmerksamen Kommunikation gehört auch, dass zielgruppengerechter Content eine entscheidende Rolle in Ihrem Konzept für die interne Kommunikation spielt. Mit gutem Content holen Sie Ihre Mitarbeitenden mit deren Ängsten, Problemen und Bedürfnissen ab und bieten Lösungsansätze. Zudem tragen Sie mit relevantem Content dazu bei, dass sich negative Glaubenssätze, die sich unter den Arbeitnehmern herausgebildet haben, wie zum Beispiel „Die interne Kommunikation funktioniert nicht“, „Unsere Tools sind veraltet“, „Wir als Beschäftigte werden nicht gehört“, auflösen. Geeignete Content-Arten sind zum Beispiel Tipps & Tricks für den eigenen Workflow, Storytelling und Testimonials oder auch Kontroverse Themen, die Mitarbeiter:innen zu neuen Herangehensweisen animieren.

Ein vertrauensvolles Miteinander im Unternehmen ist geprägt von gegenseitigem Zuhören. Besonders jetzt während der Krise sind Mitarbeitende verunsichert, haben konkrete Ängste, etwa um die Sicherheit ihres Arbeitsplatzes, ihre eigene Gesundheit sowie die Gesundheit ihrer Familie. Mit diesen Ängsten dürfen Sie Ihre Beschäftigten nicht allein lassen. Zeigen Sie, dass Jede und Jeder im Unternehmen zählt und verstehen Sie die interne Kommunikation stets als Dialog: Hören Sie zu! Moderne Kommunikationstools ermöglichen – im Gegensatz zur Top-Down-Kommunikation früherer Tage – eine aktive Teilnahme jedes Einzelnen an der internen Kommunikation.

Bieten Sie Ihrer Belegschaft eine Plattform, auf der sie ihre Ängste und Probleme adressieren kann– entweder in größerer Runde oder im 1-zu-1-Gespräch. Auch mit speziellen Corona-FAQ’s geben Sie dem Kollegium wertvolle Hilfen und Unterstützung an die Hand.

Gerade in der Krise ist es wichtig, füreinander da zu sein. Während gemeinsame Aktivitäten wie Sport, Spiele oder Unternehmungen den Zusammenhalt stärken gilt es, diesen Kontakt auch während der Corona-Pandemie aufrechtzuerhalten. So können etwa gemeinsame sportliche Herausforderungen und Wettbewerbe (Liegestützen-Challenge, etc.) oder auch (Online-) Spiele sowie gemeinsame Online-Dinner-Dates eine Verbindung herstellen, egal ob aus dem Home-Office oder der Betriebsstätte, und gegebenenfalls auch die Sorgen für einige Zeit vergessen lassen.

Übernehmen Sie Verantwortung und zeigen Sie, dass Sie sowohl die Krise als auch Ihre Mitarbeitenden und deren Gesundheit ernst nehmen. Legen Sie Schutzmaßnahmen sowie Verhaltensregeln fest und definieren Sie Hygienekonzepte für das gesamte Unternehmen. Diese Informationen sollten Sie transparent und für alle zugänglich kommunizieren und kontinuierlich aktualisieren.

Moderne Kommunikationstools wie die Mitarbeiter-App von Flip bieten Ihrem Unternehmen eine zuverlässige Grundlage, die interne Kommunikation auch während der Pandemie aufrechtzuerhalten und darüber hinaus gestärkt aus der Krise zu gehen.

Über den Newsfeed der App bleiben alle Mitarbeiter:innen , ähnlich wie bei den sozialen Netzwerken, stets auf dem neuesten Stand bezüglich Verordnungen, Hygienemaßnahmen, etc. Darüber hinaus können sie selbst Informationen für alle bereitstellen. Über den praktischen Chat können sich Mitarbeitende im Einzelgespräch, Arbeitsgruppen oder auch bereichsübergreifend austauschen, organisieren und sogar Dokumente in Echtzeit versenden.

Mitarbeiter-Apps lassen sich sowohl am PC als auch auf dem privaten Smartphone der Beschäftigten nutzen. Im Gegensatz zu privat genutzten Messengern wie etwa WhatsApp ist dabei die Datensicherheit im Sinne der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewährleistet. Dadurch können Verwaltungsangestellte im Home-Office und Fachkräfte in der Produktion unkompliziert und in Echtzeit miteinander kommunizieren. Flip ist als einzige Mitarbeiter-App auf dem Markt auch offline nutzbar, eine Aktualisierung erfolgt, sobald wieder Internetempfang besteht.

Auch lässt sich Flip beliebig um weitere Funktionalitäten erweitern. Über eine angedockte HR-Lösung können Mitarbeitende, die nicht im Home-Office arbeiten, etwa kontaktlos Urlaubsanträge, Krankmeldungen, usw. einreichen und auch Arbeitsschichten lassen sich über die App schnell strukturieren und kommunizieren.

Die Corona-Pandemie stellt Unternehmen und deren Belegschaft vor große Herausforderungen. Klar ist aber auch: Die AHA-Regeln in der Covid-Krise (Abstand, Hygiene, Alltagsmaske) retten Leben und regeln unser Miteinander während der Krise. Diese sind nicht mit den AHA-Regeln in der Kommunikation vergleichbar.

Wir bei Flip halten uns daran und arbeiten daher aus dem Home-Office. Wir leben eine gesunde Kommunikation, die uns täglich die erfolgreiche Zusammenarbeit ermöglicht. Da wir wissen, was gute Kommunikation ausmacht, haben wir die bestehenden Regelungen erweitert und die AHA-Regeln für die Kommunikation formuliert. Mit den AHA-Regeln für die Kommunikation stärken Sie die Mitarbeiterbindung sowie das interne Vertrauensverhältnis und gehen gestärkt aus der Krise.