So gelingt eine sichere interne Kommunikation für operative Mitarbeitende

• Eine effektive interne Kommunikation wirkt sich positiv auf Engagement, Wohlbefinden, Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden aus und steigert die allgemeine Unternehmensleistung.

• Doch die Mehrheit der operativen Mitarbeitenden empfindet die Kommunikation in ihrem Unternehmen als nicht effektiv.

• Oft stehen operativen Mitarbeitenden nur ungeeignete Kommunikationsmittel zur Verfügung, was das Problem noch verschärft.

• Deshalb greifen sie auf nicht genehmigte Tools und Technologien zurück. Diese „Schatten-IT“ birgt erhebliche Risiken für den Datenschutz und die Sicherheit.

• Um die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten, müssen Tools für operative Belegschaften nicht nur sicher, sondern auch einfach anzuwenden sein – sonst werden sie gar nicht erst genutzt.

Vom Fertigungsbereich bis zur Verkaufsfläche, im Kundenkontakt oder hinterm Steuer – operative Mitarbeitende bilden auf der ganzen Welt das Rückgrat wichtiger Branchen.

Sie sind unverzichtbar, ohne sie läuft nichts.

Und doch klappt im operativen Bereich nur in den seltensten Fällen alles reibungslos. Zumindest laut den 1.000 operativen Mitarbeitenden in Deutschland und im Vereinigten Königreich, die wir für unsere aktuelle Studie befragt haben. Tatsächlich gibt die Mehrheit (58 %) an, mindestens einmal im Monat Stress zu erleben oder ausgebrannt zu sein. 21 % geben zu, nur gerade so viel zu tun, um ihren Job nicht zu verlieren.

Unsere Umfragedaten zeigen uns nicht nur, was dahintersteckt. Sie zeigen uns auch, warum.

Die Befragten, die mit ihrer Zufriedenheit oder Motivation bei der Arbeit zu kämpfen haben, nannten dafür mehrere Faktoren. Häufig genannt wurden Vergütung, berufliche Aufstiegsmöglichkeiten und Führungsstil. Als wichtigster Prädiktor für das Mitarbeiterengagement stellte sich jedoch ein weniger offensichtlicher Faktor heraus: Kommunikation.

Tatsächlich zeigten operative Teams in Unternehmen mit effektiver interner Kommunikation ein deutlich höheres Engagement. Sie waren:

Probleme bei der Kommunikation treten im operativen Bereich überraschend häufig auf.

Von 1.000 befragten operativen Mitarbeitenden stimmten nur 41,5 % zu, dass die Kommunikation in ihrem Unternehmen effektiv sei. Zum Vergleich: Weniger Beschäftigte (41 %) gaben an, für ihre Arbeit angemessen entlohnt zu werden.

Dabei bringt ein mangelhafter Informationsaustausch große Risiken mit sich – sowohl für die Mitarbeitenden selbst als auch für das gesamte Unternehmen.

Zufriedenheit und Bindung

Zufriedene Mitarbeitende sind die Grundvoraussetzung für engagierte Teams. Und ein wichtiger Indikator für die Zufriedenheit der Beschäftigten ist eine effektive interne Kommunikation.

Unsere Umfragedaten zeigen, dass Mitarbeitende in Unternehmen mit effektiver Kommunikation 8,2-mal häufiger mit ihrer Arbeit zufrieden sind.

Währenddessen erleben unzufriedene Mitarbeitende schlechte Kommunikation in allen Bereichen. Nur 1 % der unzufriedenen Beschäftigten empfinden die Kommunikation in ihrem Unternehmen als effektiv.

Motivation, Produktivität und Leistung

Ein weiterer entscheidender Aspekt für ein hohes Mitarbeiterengagement ist Motivation.

Auch hier spielt die interne Kommunikation eine große Rolle. Operative Mitarbeitende, die der Meinung sind, dass ihr Unternehmen effektiv kommuniziert, sind viel eher bereit, sich richtig ins Zeug zu legen:

Es ist daher nicht überraschend, dass Kommunikation ein direkter Indikator für Leistung und Produktivität ist.

Auch hier führt eine schlechte Kommunikation zu schlechten Ergebnissen. Ein Drittel aller Befragten gab an, dass sich eine schlechte Kommunikation auf ihre Arbeitsqualität und Produktivität auswirkt.

Gesundheit und Sicherheit

Wenn Informationen nicht bei den operativen Mitarbeitenden ankommen, sind verlorene Zeit und verletzte Gefühle mitunter noch das geringste Problem.

In unserer Befragung haben wir die Teilnehmenden gefragt, auf welchem Weg ihr Unternehmen sie über wichtige Sicherheitsupdates informiert. Erschreckenderweise gab jeder Zehnte an, derartige Informationen überhaupt nicht zu erhalten.

Diese Kommunikationsbarrieren bestehen nicht nur von oben nach unten – 28 % der Befragten, die schlechte Kommunikation als Problem nannten, sagten, sie hätten Schwierigkeiten, Gefahren oder Probleme am Arbeitsplatz zu melden.

Wohlbefinden

Die negativen Folgen einer schlechten internen Kommunikation wirken sich auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden aus. Von den Beschäftigten mit einem schlechten Wohlbefinden gaben 41 % „schlechte Kommunikation“ als Hauptursache an.

Damit wurde schlechte Kommunikation häufiger genannt als:

• ungünstige Arbeitszeiten

• mangelnde Karrierechancen

• schlechte Beziehungen zu Vorgesetzten, Kund:innen oder Kolleg:innen

Mitarbeitende in Unternehmen mit guter Kommunikation gaben hingegen fast 13-mal häufiger an, ihr Wohlbefinden sei gut oder ausgezeichnet.

Läuft die Kommunikation nicht rund, drohen Unternehmen aber noch ganz andere Gefahren.

Unsere Befragung zeigt: Operative Mitarbeitende merken, wenn Kommunikation nicht richtig funktioniert – und versuchen, dieses Problem irgendwie zu lösen.

Wenn also geeignete Tools fehlen, finden Mitarbeitende andere Wege, zu kommunizieren. Und das kann problematischer sein, als viele denken.

In unserer Befragung gaben 30 % der operativen Mitarbeitenden an, am Arbeitsplatz Apps wie WhatsApp oder Facebook Messenger zu nutzen. Diese inoffiziell genutzte „Schatten-Technologie“ birgt Risiken für die Sicherheit des Unternehmens. Dazu gehören:

Sicherheitsbedrohungen

Inoffizielle Kanäle bieten oft nicht das Sicherheitslevel, das für Unternehmen erforderlich ist. Dies erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen und Cyber-Bedrohungen wie Malware oder Phishing-Angriffen.

Selbst verschlüsselte Kanäle wie WhatsApp oder Telegram bieten keinen ausreichenden Schutz für vertrauliche Informationen. Fehlt eine unternehmensseitige Verwaltung des Benutzerzugriffs, besteht ein hohes Risiko von unbefugtem Zugriff auf sensible Daten.

Ein Beispiel: Im Jahr 2023 wurde beim britischen National Health Service (NHS) ein Vorfall bekannt, bei dem Mitarbeitende personenbezogene Patientendaten in ihrem WhatsApp-Gruppenchat geteilt hatten. Und das nicht nur einmal, sondern über 500 Mal. Doch es kam noch schlimmer: Ein Angestellter hatte versehentlich eine externe, nicht berechtigte Person zur Gruppe hinzugefügt.

Datenschutzverstöße und Bußgelder

Verständlicherweise war die britische Datenschutzbehörde (ICO) über diesen Vorfall „not amused“, und der NHS erhielt einen Verweis wegen Verstoßes gegen die britische Datenschutzverordnung.

Auch wenn der NHS in diesem Fall um eine Geldstrafe herumkam, können Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oft teuer werden – selbst wenn sie unbeabsichtigt sind.

Ineffizienzen und mangelnde Transparenz

Auch wenn nichts Gravierendes vorfällt, beeinträchtigen inoffizielle Kanäle und Schatten-IT die Effizienz des Unternehmens.

Eine geringe Akzeptanz von Unternehmenssoftware, nicht genutzte kostenpflichtige Lizenzen und das Fehlen von Analysetools untergraben getroffene Kaufentscheidungen und erschweren es, künftige Investitionen zu rechtfertigen. 

Besonders tragisch: Schatten-IT macht es noch schwieriger, die ohnehin schon schwer erreichbaren operativen Mitarbeitenden zu erreichen.

Bei Flip sprechen wir täglich mit operativen Mitarbeitenden und deren Arbeitgebern. Aus unseren Beobachtungen ergeben sich drei Hauptgründe, warum operative Beschäftigte auf unsichere Lösungen zurückgreifen:

1. Fehlende interne Kommunikationskanäle

Einige operative Mitarbeitende nutzen Apps wie WhatsApp, Telegram und Facebook Messenger, weil sie keine andere Wahl haben.

Zudem gaben viele Befragte an, keinerlei wichtigen Informationen und Updates seitens des Unternehmens zu erhalten.

Jeder zehnte operative Beschäftigte erhält keine Unternehmens-Updates, und fast ein Drittel (31 %) wird nicht über Initiativen zur Unternehmenskultur informiert.

2. Irrelevante Kommunikation

Auch die Inhalte, die kommuniziert werden, können problematisch sein – und Mitarbeitende von der Arbeit ablenken: Ein Drittel der Befragten gibt an, zu viele irrelevante Updates vom Arbeitgeber zu erhalten.

In diesem Fall erhalten Beschäftigte zwar Informationen und Updates, aber sie bieten ihnen keinen Mehrwert. Warum sollten sie sich also überhaupt damit beschäftigen?

3. Ungeeignete Tools

Für viele sind nicht genehmigte Tools deutlich einfacher zu nutzen als die vom Unternehmen bereitgestellten Kommunikationsmittel.

Einige operative Mitarbeitende müssen noch über veraltete Kanäle oder sogar in Papierform kommunizieren. So nutzen beispielsweise mehr Befragte Notiztafeln (24 %) als das Intranet des Unternehmens (21 %).

Solche analogen internen Kommunikationskanäle sind zwar vor Cyberangriffen sicher – aber sie sind unpraktisch und unzuverlässig. Kein Wunder also, dass Mitarbeitende Schatten-IT nutzen, wenn der einzige genehmigte Kommunikationsweg des Unternehmens aus einem Haufen Papiernotizen besteht.

Natürlich sind nicht alle Unternehmen im Mittelalter stecken geblieben. Die meisten der von uns befragten Mitarbeitenden haben Zugang zu einem digitalen internen Kommunikationskanal wie der Firmen-E-Mail, Teams oder einem Intranet.

Diesen Mitarbeitenden mangelt es nicht an Tools. Sie nutzen sie nur nicht.

Auf die Frage, warum operative Beschäftigte die vom Unternehmen bereitgestellten digitalen Kanäle nicht nutzen, schlug uns eine Welle der Frustration entgegen: Eine verwirrende Anwendung, komplizierte Passworteingaben und Probleme beim Zugriff auf Tools während der Arbeit machen operativen Mitarbeitenden das Leben schwer.

Viele bezeichneten diese Tools als reine „Zeitverschwendung“ ohne jeglichen Nutzen. Ein Kommentar lautete schlicht: „Ich brauche [Microsoft] Teams in meiner Position nicht.“ Ein anderer Mitarbeitender bemerkte treffend: „[...] ehrlich gesagt hat eine Kartoffel mehr Leistung als der digitale Müll, den wir auf der Arbeit nutzen“.

Das Problem ist an dieser Stelle also nicht der Mangel an Kommunikationstools. Das Problem ist, dass sie operativen Beschäftigten nichts bringen.

Operative Mitarbeitende wünschen sich Technologie, die ihre Arbeitsabläufe optimiert und den Informationsfluss beschleunigt. Leider ist es in der Praxis so, dass die meisten Tools ihnen die Arbeit sogar zusätzlich erschweren.

Sie sind zwar „sicher“, bringen aber herzlich wenig, wenn Ihre Mitarbeitenden aufgrund der umständlichen Anwendung lieber über WhatsApp schreiben.

Für eine effektive interne Kommunikation im operativen Bereich benötigen Sie ein Tool, das operative Beschäftigte tatsächlich nutzen. Das bedeutet: Sicherheit muss mit Benutzerfreundlichkeit und speziell auf operative Teams zugeschnittene Funktionen kombiniert werden.

Wie sieht also ein Tool aus, das operativen Teams die Arbeit erleichtert?

Checkliste: Geeignete Kommunikationslösungen für operative Teams

Operative Mitarbeitende werden Tools für eine sichere interne Kommunikation nur dann nutzen, wenn diese ihrer Arbeitsrealität gerecht werden.

Das bedeutet, ein gutes Kommunikationstool sollte sowohl am Arbeitsplatz als auch von unterwegs aus leicht zugänglich sein. Die Anmeldung muss einfach sein und das Tool sollte Funktionen bieten, die Arbeitsabläufe beschleunigen. 

Da operative Teams meist sehr heterogen sind, muss es zudem sowohl für Profis als auch für weniger erfahrene Nutzende einfach zu bedienen sein.

Mitarbeiter-Apps für eine sichere Kommunikation im operativen Bereich

Interne Kommunikationskanäle gibt es in vielen Formaten. Mitarbeiter-Apps und Plattformen zum Mitarbeiterengagement bieten demgegenüber jedoch einen entscheidenden Vorteil: Sie richten sich speziell an die Bedürfnisse von operativen Mitarbeitenden.

Viele solche Apps bieten Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau – ohne Abstriche bei der Funktionalität zu machen. Hier erfahren Sie, wie Mitarbeiter-Apps im Vergleich zu gängigen Kommunikationskanälen wie Intranets und Instant-Messenger abschneiden.

86 % der befragten Mitarbeitenden äußerten sich offen für die Nutzung einer sicheren Mitarbeiter-App. Diejenigen, die bereits Erfahrung damit sammeln konnten, berichten von einer spürbar besseren Kommunikation.

Erfahren Sie, wie Flip Ihnen dabei hilft, das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden durch eine bessere interne Kommunikation voll auszuschöpfen.

Eine schlechte Kommunikation im operativen Bereich bringt ernsthafte Risiken für Gesundheit und Sicherheit, Mitarbeiterbindung, Produktivität und Unternehmensleistung mit sich. Zudem kann sie auch indirekt Sicherheit und Datenschutz beeinträchtigen, wenn frustrierte Angestellte auf unsichere Lösungen zurückgreifen.

Risiken entstehen oft dadurch, dass Mitarbeitenden unpassende Tools zur Verfügung gestellt werden – seien es veraltete Verfahren wie Papiernotizen und Anschlagbretter oder Technologien, die für den Arbeitsalltag operativer Beschäftigter schlicht ungeeignet sind. 

Einfache, benutzerfreundliche Kommunikationstools für Mitarbeitende fördern nicht nur den Austausch von Informationen, sondern erleichtern auch Arbeitsabläufe. Das verhindert Frustration und sorgt für mehr Zufriedenheit und Wohlbefinden in der Belegschaft.

Diese positiven Effekte von guter interner Kommunikation auf Sicherheit und Produktivität wirken sich letztlich auf das gesamte Unternehmen aus und verschaffen Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil.