Social Intranet – Für eine bessere Kommunikation im Unternehmen

Oft sind daher keine intensiven Investitionen und kompletten Umstrukturierungen nötig, um die Vorgänge und die Zusammenarbeit in einem Unternehmen zu verbessern. Für ein erfolgreiches Management und einen Wettbewerbsvorteil braucht es vor allem eine reibungslose Kommunikation. Social Intranet lautet hier das Stichwort. Durch einen direkten Informationsfluss, einen transparenten und einfachen Austausch und eine übersichtliche Darstellung unternehmensinterner Prozesse bauen sich kommunikative Hürden wie von selbst ab. Und das Beste: Durch ein effizientes Social Intranet gibt es die Zufriedenheit der Mitarbeitenden noch obendrauf.

Ein Intranet hat in erster Linie die Aufgabe, die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens mit Informationen zu versorgen. Für externe Interessierte, wie Kund:innen und Partner:innen, kann neben dem Intranet ein Extranet aufgesetzt werden, in dem nur Informationen bereitgestellt werden, die extern zugänglich sein können.

Den Nutzern des Intranets werden persönliche Rechte zugeteilt, was dazu führt, dass nur Berechtigte Zugriff auf geschützte Informationen haben und die Transparenz eingeschränkt wird. Im Intranet liegt der Fokus zudem auf der Top-down-Kommunikation. Meist lässt die Management-Ebene Beiträge erstellen und diese via Intranet in Umlauf bringen. Mitarbeitende haben nicht die Möglichkeit, auf diese Nachrichten zu reagieren, Verbesserungsvorschläge einzubringen oder eigenen Content zu erstellen. Es handelt sich also um festgelegte Inhalte, auf die ein Großteil der im Unternehmen Tätigen keinen Einfluss nehmen können.

Insgesamt handelt es sich beim Intranet bereits um einen großen Fortschritt gegenüber dem Informationsaustausch via Telefon, E-Mail oder Post. Doch eine bloße Plattform, die Informationen bereitstellt und News bezüglich interner Prozesse herausgibt, genügt in der modernen Arbeitswelt längst nicht mehr, um eine transparente Informationsweitergabe zu ermöglichen und die kommunikativen Hürden innerhalb eines Unternehmens abzubauen.

Klassische Intranets gelten mit der voranschreitenden Digitalisierung als überholt, da der direkte Austausch und zahlreiche Funktionen fehlen, die den Arbeitsalltag für alle Mitarbeitenden einfacher gestalten. Kein Wunder, dass Unternehmen heutzutage fast nur noch Social Intranets einführen.

Das Social Intranet gibt allen Nutzer:innen die Möglichkeit, Teil des Unternehmens zu werden. Hierarchien werden abgebaut, da alle Kolleg:innen unabhängig von Ihrer Stellung im Unternehmen auf Inhalte reagieren oder selbst Content erstellen können. Während es für viele Menschen schwer ist, mit Ideen und Problemen an Vorgesetzte direkt heranzutreten, nehmen digitale Kommunikationswege diese Hürden. Jeder kann mit dem Social Intranet an der Unternehmenskommunikation teilnehmen und das vollkommen unabhängig vom eigenen Status. Das ermöglicht es, dass auch die frischen Ideen von Praktikant:innen und neuen Mitarbeiter:innen bis zur Chefetage durchdringen.

Der Social-Intranet-Aufbau erinnert an soziale Netzwerke, die fast jeder in der Freizeit nutzt. Entsprechend ist es meist möglich, ein eigenes Profil zu erstellen. Hier können die eigenen Aufgabengebiete und Kompetenzen aufgelistet werden, womit andere Kolleg:innen vom Expertenwissen des bzw. der einzelnen profitieren. Für alle Mitarbeitenden wird es durch das Social Intranet damit viel einfacher, die richtigen Ansprechpartner:innen bei Problemen zu finden, wodurch eine bessere – auch interdisziplinäre – Zusammenarbeit gewährleistet ist. Gerade in großen Unternehmen ist es schwierig, den Überblick über die Kompetenzen einzelner Kolleg:innen zu behalten. Im Social Intranet sind Abteilungen und deren aktuelle Projekte wie auch Experten außerhalb des eigenen Teams binnen kurzer Zeit gefunden.

Im Activity-Stream des Social Intranets werden jedem Mitarbeitenden wichtige neue Inhalte angezeigt. Durch diesen News-Feed fällt es den Nutzer:innen leicht, den Überblick über die wichtigsten Neuerungen und Informationen zu erhalten. Verpflichtende News, wie neueste Sicherheits- oder Brandschutzanordnungen, können über Social Intranets schnell verbreitet werden. Durch das Abonnieren von Abteilungen und Themen, die für den einzelnen Mitarbeitenden interessant und wichtig sind, landen relevante Informationen bei den richtigen Adressat:innen. Eine zu große Flut an Informationen kann nämlich schnell zur Überforderung der Mitarbeitenden führen. Da im Social Intranet jedoch eine Personalisierung jedes Profils möglich ist, wird die Flut an Informationen eingedämmt, was vor allem in Unternehmen mit vielen Abteilungen und zahlreichen Aufgabengebieten von großem Vorteil sein kann.

Alle Nutzer:innen können sich im Social Intranet außerdem Direktnachrichten schicken, womit die Informationen stets genau an die richtige Stelle gelangen und sie ihren Gehalt nicht durch die Weitergabe über zahlreiche Instanzen verlieren. Außerdem fördert es den Zusammenhalt zwischen Kolleg:innen, wenn es so einfach ist, sich gegenseitig auszutauschen. Eine Direktnachricht im Social Intranet ist meistens schneller abgeschickt als das Telefon für ein persönliches Gespräch zur Hand genommen. Aufgrund der Ähnlichkeit zu gewohnten Tools, wie privaten Messengern, wird es den meisten Mitarbeiter:innen leicht fallen, sich mit dem Social Intranet anzufreunden, da ihnen die Grundstruktur vertraut ist.

Der Unterschied zu sozialen Netzwerken ist dennoch groß, denn das Social Intranet eines Unternehmens ist natürlich nicht für jeden Internetnutzenden frei zugänglich. Es soll nur die Vernetzung unter den Mitarbeitenden eines Unternehmens fördern und daher sind auch nur Kolleg:innen und Vorgesetzte Mitglieder des Social Intranets. Im Fokus steht in erster Linie die reibungslose interne Kommunikation, die nicht nur Top-down, sondern auch in umgekehrter Richtung (Bottom-up) und zwischen Kolleg:innen verbessert werden soll.

Neben der effizienteren Kommunikation erhöht ein Social Intranet auch die Zufriedenheit unter den Kolleg:innen. Mitarbeitende erhalten das Gefühl, Teil der Gruppe zu sein und gesehen zu werden. Dank des Social Intranet fällt es ihnen leichter, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren, was Grundvoraussetzung für eine motivierte Arbeitsweise und Zufriedenheit im Job ist.

Nichts ist unangenehmer, als über den Flurfunk über wichtige interne Vorgänge im Unternehmen informiert zu werden. Dabei ist es egal, ob es sich um negative oder positive News handelt. Sind persönlich relevante Informationen an einem Mitarbeitenden vorbeigegangen, fühlen sich Betroffene automatisch schlecht. Das Social Intranet beugt diesem nicht zu unterschätzendem Problem vor, indem es Transparenz schafft. Neuigkeiten über laufende Projekte werden mit allen Interessierten und Beteiligten geteilt, ohne dass jemand ausgeschlossen wird.

Neben der Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen erhöht eine transparente Arbeitsweise auch die Effizienz innerhalb des Unternehmens. Womöglich zeigen sich dank der offenen Kommunikation über das Social Intranet Parallelen zwischen zwei Projekten und die Beteiligten können gegenseitig von ihrer bereits durchgeführten Recherche profitieren. Aufgaben werden nicht doppelt ausgeführt und die Mitarbeitenden profitieren von der gegenseitigen Arbeit. Womöglich finden sich neue Arbeitsgruppen zusammen, die vorher vollkommen separat voneinander tätig waren, sich aber mit ähnlichen Inhalten beschäftigen.

Die Abläufe in Unternehmen sind so komplex, dass kein:e Mitarbeiter:in sämtliche Infos stets im Kopf haben kann. Das Social Intranet stellt Informationen in wenigen Sekunden bereit, was zeitraubendes Suchen endlich der Vergangenheit angehören lässt. Über die integrierte Volltextsuche lassen sich Sicherheitsanordnungen, Mitarbeiterprofile oder Zuständigkeiten mit einem Mausklick finden. Das beschleunigt zum einen Arbeitsprozesse, zum anderen strapaziert es die Geduld der Mitarbeitenden nicht länger, da das nervige Durchstöbern von Ordnern endlich passé ist.

Außerdem können in ein Social Intranet alle bestehenden IT-Systeme und HR-Softwares eingebunden werden. Mitarbeitende müssen nicht länger zwischen Apps und Anwendungen hin und her switchen, um ihrer alltäglichen Arbeit nachzugehen. Das erhöht sowohl die Effizienz aller Arbeitsvorgänge als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, womit zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen sind.

Neben der Arbeit an Projekten und den alltäglichen Aufgaben gibt es zahlreiche kleine Abläufe, die in vielen Unternehmen unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. Das Einreichen einer Krankmeldung oder eines Urlaubstages erfolgt im Social Intranet ganz einfach über ein Formular, dass in kurzer Zeit ausgefüllt und genau an die richtige Adresse abgeschickt ist. Alle Mitarbeiter:innen werden darüber informiert, wer gerade tätig und wer im Urlaub oder krankgeschrieben ist. Auch die Freigabe von Dokumenten geht über das Social Intranet schnell und einfach, da es sofort an die Stelle gelangt, an der die Freigabe erteilt werden kann.

In erster Linie soll ein Social Intranet vor allem eines tun: Die Arbeitsvorgänge für alle Mitarbeitenden einfacher gestalten. Denn das Fundament jedes Unternehmens sind die Mitarbeitenden. Wenn diese sich mit dem Unternehmen identifizieren können, weil sie in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre tätig sind, leisten sie bessere Arbeit.

Digitale Arbeitsräume, wie Social Intranets und Mitarbeiter-Apps, bieten eine zentrale Plattform zur Kommunikation und Informationsbeschaffung. Statt sich auf zahlreichen Seiten anmelden, das vollgestopfte E-Mail-Postfach oder Ordner durchforsten zu müssen, finden sich alle Funktionen an einem Ort.

Social Intranets und die mobile Variante Mitarbeiter-App gleichen sich in zahlreichen Punkten, legen den Fokus aber auf verschiedene Schwerpunkte. Während Social Intranets die Zusammenarbeit an erste Stelle setzen, vernachlässigen sie jedoch meist Aspekte wie die interne Kommunikation sowie eine intuitive Bedienung. Hier punktet die Mitarbeiter-App, da sie einen starken Fokus auf die Kommunikation legt, ohne die Zusammenarbeit zu vernachlässigen. Hinzu kommt die intuitive und einfache Nutzung. Dabei braucht es für die Nutzung einer Mitarbeiter-App noch nicht einmal ein Büro. Die App lässt sich auch über Tablet oder Smartphone nutzen, was das Tool auch für Vertriebs-, Lager- oder Außendienstmitarbeitende interessant macht.

Da alle Vorgaben der DSGVO und des firmeneigenen Betriebsrates eingehalten werden, ist die Etablierung im Unternehmen problemlos möglich. Die Benachrichtigungen der Mitarbeiter-App können nach Feierabend oder im Urlaub einfach abgestellt werden, damit Mitarbeitende in der Freizeit nicht von arbeitsinternen Abläufen und News gestört werden. Durch die einfache Handhabe einer Mitarbeiter-App, die an einen Messenger-Dienst erinnert, kann jeder – von der Praktikumskraft bis zum jahrzehntelangen Teammitglied – von dem intuitiven Tool profitieren.