Let’s get social: Wie ein Social Intranet die Kommunikation verbessert

Mobiles Arbeiten, Home-Office, cloudbasierte Systeme, Digitalisierung - die Arbeitswelt entwickelt sich im Digitalzeitalter kontinuierlich weiter. In diesem Zusammenhang stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Strukturen zur Verfügung zu stellen, die den gegenseitigen Austausch unter allen Mitarbeitern erleichtern und eine effiziente, aber auch ungezwungene Kommunikation ermöglichen – und vielleicht sogar die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern. Sogenannte Social Intranets bieten Ihnen genau das! Erfahren Sie, wie Sie mit einem Social Intranet sogar die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessern, Prozesse optimieren und effizienter werden.

Die Idee eines Intranets – also eines firmeninternen Netzwerksystems, auf das nur ausgewählte Mitglieder (z.B. die Mitarbeiter eines Unternehmens) Zugriff haben, ist nicht neu. Schon seit der immer stärkeren Verbreitung des Desktop-PCs setzen viele Firmen auf das Intranet als Informationsquelle. Neuigkeiten, Vorgaben und Änderungen lassen sich ebenso schnell verbreiten wie etwa der aktuelle Speiseplan der Kantine.

Wer ein Intranet aufbauen möchte, sollte sich zunächst Gedanken über Inhalte und deren Pflege machen. Denn oftmals wird das Intranet eher stiefmütterlich behandelt, Informationen sind veraltet oder sogar für die meisten Mitarbeiter irrelevant und das System ist schlecht gepflegt und unübersichtlich. Zudem verläuft die Kommunikation meist nur einseitig. Ein Austausch unter den Nutzern, Kommentieren, Teilen, oder das Einstellen eigener Informationen sind nicht möglich. Befassen Sie sich deswegen genauer mit den Vorteilen und Nachteilen eines Intranets.

Hier setzt das Social Intranet an. Die moderne Variante des Intranets ist eine dynamische, digitale Plattform, die täglichen Nutzen bietet und echten Mehrwert für Ihre Mitarbeiter schafft. Wenn Sie das Social Intranet richtig einführen, hat die Plattform das Potenzial, das Herzstück Ihrer internen Unternehmenskommunikation zu werden. Nicht nur hält das Social Intranet alle Akteure im Unternehmen auf dem neuesten Stand, bietet praktische Suchfunktionen und ermöglicht eine hohe Effizienz in Wissensaustausch und Teamarbeit. Es spiegelt auch die agierenden Mitarbeiter, deren Bedürfnisse und Wünsche wider. Ein Social Intranet verbindet in Zeiten von mobilem Arbeiten und Home-Office mobile Mitarbeiter mit ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro. Es ist keine von oben diktierte Kommunikationsplattform, sondern ein von Mitarbeitern selbst gestaltetes Netzwerk, dessen Nutzung sich auch nachhaltig positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die allgemeine Zusammenarbeit auswirkt. Von einem modernen Social Intranet erwarten Nutzer im Zeitalter fortschreitender Digitalisierung eine cloudbasierte Lösung, die den Zugriff per Web oder App von überall auf der Welt ermöglicht. Das Zurverfügungstellen eines Systems nach dem „Software as a Service“-Prinzip (SaaS) ist darüber hinaus hochmodern und liegt im Trend.

Das Kernelement eines Social Intranet ist der Newsfeed. Ähnlich wie in den bekannten Sozialen Netzwerken zirkulieren hier unternehmensinterne Neuigkeiten, Veröffentlichungen sowie Umfragen und wichtige Termine. Auch Bilder, Videos und Dokumente können dort geteilt werden. Ein Chat-Tool ist die ideale Möglichkeit, sich auf schnellem Wege auszutauschen. Die Kommunikation kann sowohl zwischen einzelnen Kollegen als auch Arbeitsgruppen und ganzen Abteilungen stattfinden. Darüber hinaus können sämtliche Dateiformate schnell und unkompliziert verschickt werden. Von der Projektorganisation bis zur Verabredung zum Mittagessen sind hier sämtliche Formen der Kommunikation möglich. Telefonliste und Mitarbeiterkartei haben ausgedient. Ein Mitarbeiterverzeichnis bietet allen Mitarbeitern volle Übersicht. Verantwortungsbereiche und Infrastruktur sind klar ersichtlich und transparent. Somit sind Kommunikationswege kurz und unmittelbar.

Ein Social Intranet sollte sich optimalerweise nahtlos und bequem in die bestehende Firmenstruktur und IT-Landschaft einbinden und an das bestehend Branding des Unternehmens anpassen lassen und nicht umgekehrt. Branding bietet ein erhebliches Potenzial und trägt viel zur Nutzungsfreude der Mitarbeiter bei. Ein eigener Name für das Netzwerk bzw. die App, eigene Logos und Schriftarten schaffen einen Wiedererkennungswert, wirken emotionalisierend und erzeugen eine Bindung zwischen den Nutzern und dem System.

Ein Social Intranet wie die Mitarbeiter-App von Flip kann die bestehende Geräteinfrastruktur, also die privaten Enggeräte der Mitarbeiter nutzen. „Bring your own device (BYOD) heißt das Stichwort. Demnach müssen für die Nutzung des appbasierten Social Intranets nicht zwingend neue Geräte angeschafft werden, was zu Kosteneinsparungen führt. In diesem Zusammenhang werden Datenschützer jedoch hellhörig. Bereits das Setup der Mitarbeiter-App von Flip ist daher DSGVO-konform. Denn Flip setzt neue Standards für sichere betriebsinterne Kommunikation – Anforderungen, denen Facebook, WhatsApp und Co. nicht gerecht werden können. Sämtliche Daten werden entsprechend der europäischen Datenschutzgrundverordnung verschlüsselt und bieten höchsten Schutz für sensible Kommunikation und Daten. Diese werden ausschließlich auf deutschen Servern mit ISO-27001 Zertifizierung gehostet. Somit sind Mitarbeiter auch über ihr privates Smartphone sicher erreichbar. Ein rollenbasiertes Nutzersystem regelt die Userrechte sowie den Zugriff anhand von Sicherheits- und Rechteebenen.

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