Nachteile eines Social Intranet: die 3 größten Probleme

Ein Blick in die Vergangenheit: Das Intranet

Das Intranet mit seinen Vor- und Nachteilen ist fast schon so alt, wie die Verbreitung des Internets im beruflichen und privaten Kontext. Dabei handelt es sich um ein firmeneigenes, abgeschlossenes Netzwerk, auf das nur die Angestellten im Unternehmen Zugriff haben. Das Intranet ist oft über mehrere Jahre der zentrale interne Kommunikationskanal, über den die Unternehmensführung aktuelle Themen und Neuigkeiten verbreitet - weitere Funktionen standen meist nicht zur Verfügung. Jedoch wird das Intranet in vielen Unternehmen meist stiefmütterlich behandelt, Daten werden nicht gepflegt, Informationen sind veraltet. Für die Nutzer verliert das Portal somit mit der Zeit an Relevanz und die Zugriffszahlen sinken nach einiger Zeit auf Null.

Mit modernen Varianten sollen das Intranet sowie die interne Kommunikation wiederbelebt werden, inspiriert von den erfolgreichen sozialen Netzwerken entsteht das Social Intranet als neue interaktive Kommunikationsplattform. Zudem besteht das Potenzial, neben der Kommunikation und Information auch die firmeninterne Kollaboration sowie die Vermittlung von Wissen in einem Tool zu vereinen. Bevor Sie ein Social Intranet einführen und mit dem Intranet-Aufbau beginnen, sollten die drei zentralen Nachteile und die Lösungsmöglichkeiten dafür kennen.

Mobiles Arbeiten, E-Mail, Home-Office, digitale, cloudbasierte Systeme – die Arbeitswelt hat sich mit fortschreitender Digitalisierung stark weiterentwickelt. Zudem setzen sich Unternehmen aus zahlreichen unterschiedlichen Sparten und Bereichen wie Verwaltung, Produktion, Lager, oder vertrieblichem Außendienst zusammen. Dadurch ergeben sich große Herausforderungen für die Unternehmenskommunikation, wenn sämtliche Angestellten gleichermaßen erreicht werden können.

Moderne Social Intranet Softwares, oder auch Mitarbeiter-Apps genannt, haben das Potenzial, sämtliche Beschäftigten standortübergreifend zu erreichen. Damit die digitale Kommunikation effektiv realisiert werden und eine große Reichweite gewährleistet werden kann, müssen unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Nicht für alle stehen firmeneigene Smartphones zur Verfügung, sodass gegebenenfalls Privatgeräte genutzt werden müssen

• Für eine effektive Nutzung muss die Anmeldung der User automatisch erfolgen. Zudem sollten Push-Benachrichtigungen aktiviert sein, um die digitale Echtzeitkommunikation zu ermöglichen

• Die Services und Funktionen, die die App bereitstellt, sowie der veröffentlichte Content und sonstige Informationen müssen relevant für die Nutzer sein, sodass Nutzer den Kanal in ihren täglichen Workflow integrieren

• Für größtmögliche Identifikation mit dem Kommunikationstool und damit dem Unternehmen, sollte die Software im firmeneigenen Design gestaltet sein

Das Problem: Bei der Erfüllung dieser Voraussetzungen für ein reichweitenstarkes Social Intranet kann es zu Konflikten mit den unternehmenseigenen Sicherheitsbestimmungen kommen. Da bei manchen Projekten sensible und vertrauliche Daten digital ausgetauscht werden, hat das auch Auswirkungen auf das allgemeine Sicherheitslevel der App.

Die Mitarbeiter-App von Flip, die Unternehmen ein Social Intranet bereitstellt, entspricht vom Setup bis zur täglichen Nutzung den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und kann daher problemlos auch auf dem privaten Smartphone genutzt werden (BYOD= Bring your own device). Sämtliche Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern mit ISO-27001 Zertifizierung gehostet. Zudem regelt ein rollenbasiertes Nutzersystem die Userrechte und den Zugriff durch definierbare Sicherheits- und Rechteebenen. Auf diese Weise ist die problemlose Zusammenarbeit von Kolleginnen und Kollegen unterschiedlicher Fachbereiche sowie die gemeinsame Nutzung der umfangreichen Funktionen möglich.

Mitarbeiter sind das höchste Gut im Unternehmen und repräsentieren mit ihrer Erfahrung und ihrem Wissen den eigentlichen Firmenwert. Doch in Bezug auf die interne Kommunikation werden nach wie vor große Defizite und Ungerechtigkeiten deutlich. Während Schreibtischmitarbeiter mit festem PC dank Unternehmensnewsletter, E-Mail und Intranet gut mit aktuellen Informationen versorgt sind und auch aus dem Home-Office diese Informationen beziehen können, sind Beschäftigte ohne festen Schreibtisch, die sogenannten „Non-Desk-Worker“, meist kommunikativ abgehängt - meist haben sie noch nicht einmal eine eigene E-Mail. Eine effektive Zusammenarbeit in übergreifenden Teams sowie der Transfer von Wissen sind dann nicht möglich.

„Non-Desk-Worker“ sind etwa Beschäftigte in der Produktion oder im Lager, aber auch Kolleginnen und Kollegen im vertrieblichen Außendienst haben selten einen festen Arbeitsplatz. Erschwerend kommt hinzu, dass in der Produktionshalle oder im Lager meist schlechter mobiler Internetempfang herrscht. Da es sich bei einigen Social Intranet Lösungen und Mitarbeiter-Apps um Desktop-Umsetzungen handelt, sind diese offline nicht verfügbar. Die Mitarbeiter-App von Flip ist die einzige Social Intranet Software auf dem Markt, die über eine Offlinefähigkeit verfügt und Nachrichten beispielsweise versendet, sobald wieder Internetempfang zur Verfügung steht.

Ein Social Intranet kann nur dann zum unternehmensweit akzeptierten und genutzten Kommunikationstool werden, wenn sämtliche Mitarbeiter und Teams im Unternehmen gleichermaßen erreicht werden und selbst auch die Möglichkeit haben, zur internen Kommunikation beizutragen.

Moderne Unternehmen müssen für eine gelingende interne Kommunikation erkennen, dass diese inhaltlich aus deutlich mehr Content-Varianten als lediglich Firmennews via E-Mail aus der Chefetage besteht. Content, der für die Nutzer irrelevant ist und der ausschließlich Top-Down, also vom Management an die Mitarbeiter gerichtet, erfolgt, kommt selten gut an. Mit einem modernen Social Intranet als Kommunikationskanal sowie einer durchdachten Content-Planung mit relevanten Inhalten und der Bereitstellung von Wissen aus den unterschiedlichen Bereichen schaffen Sie es, negative Glaubenssätze (z.B. „Die Kommunikation im Unternehmen funktioniert nicht, oder interessiert mich nicht“) aufzulösen und die Zufriedenheit und Motivation unter den Mitarbeitern zu erhöhen. Folgende Content-Arten sind gut für die interne Kommunikation geeignet:

• Tipps & Tricks: Dank dieser Content-Art sind etwa neu eingeführte Produkte und Tools schnell und auf ansprechende Art und Weise erklärt. Zudem sind Themen immer dann für Mitarbeiter interessant und relevant, wenn sie die Tipps unkompliziert in den Teams umsetzen und in den eigenen Workflow integrieren können. Solche Themen können etwa lauten: „Besserer Workflow – 5 Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz“.

• Storytelling: Storytelling ist ein beliebtes Stilmittel im externen Marketing. Doch auch für die interne Kommunikation via Social Intranet bietet diese Contentart enormes Potenzial. Storytelling bietet die Möglichkeit, Fakten, Inhalte und Informationen authentisch, emotional und auf interessante Art und Weise zu kommunizieren. Beliebte Arten von Storytelling in der internen Kommunikation sind etwa Blogs oder kreativ aufbereitete Lerninhalte in Text- oder Videoform. Insbesondere Inhalte, die direkt digital vom Management bereitgestellt werden, bauen Vertrauen und Nähe auf und wirken sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus.

• Testimonials: Eine weitere beliebte Content-Art aus dem externen Marketing. Testimonials, also Erfahrungsberichte von Kolleginnen und Kollegen beleuchten die Tätigkeit einzelner Mitarbeiter oder Teams, oder bieten die Möglichkeit, Erfahrungen mit bestimmten Produkten und Prozessen darzustellen und so zum internen Botschafter zu werden. Die Vermittlung von Wissen und die Möglichkeit, voneinander zu lernen, stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Motivation unter den Nutzern und regen den Austausch über das Social Intranet an.

• Kontroverses: Kontroverser Content erfordert Mut, bietet jedoch enormes Potenzial für ein vertrauensvolles Miteinander auf Augenhöhe und sollte daher einen festen Platz in der internen Kommunikation haben. Mit kontroversen Inhalten können Sie erhöhte Aufmerksamkeit erzeugen und Mitarbeiter mit relevanten Themen wachrütteln. Themen können etwa sein: „5 Tipps für eine erfolgreiche Gehaltsverhandlung“ oder „Haben Sie Mut, nein zu sagen“. Der Vorteil: Mit derartigem Content bestärken Sie Mitarbeiter darin, aus bekannten Mustern auszubrechen, ihre Arbeitsweise zu hinterfragen und zu einer aktiven und offenen Feedback-Kultur im Unternehmen sowie einer besseren Zusammenarbeit beizutragen.