WhatsApp im Unternehmen: K.o. für den Datenschutz?

"WhatsApp Business" – der Name könnte auch für einen Messenger stehen, mit dem Unternehmen ihre interne Kommunikation abbilden können. Die Business-Version von WhatsApp hat jedoch einen anderen Zweck: Sie bietet Unternehmen eine Möglichkeitn, unkompliziert mit Endverbrauchern zu kommunizieren. Aber natürlich nutzen auch die meisten Beschäftigten den beliebten Messenger: neben der privaten Kommunikation zum Beispiel für die Verabredung zum Lunch oder den schnellen ortsunabhängigen Austausch von Betriebsinterna. Ein Problem? Kurz zusammengefasst: Ja!

Als Facebook-Tochterunternehmen sind Nutzerdaten für WhatsApp von zentraler Bedeutung und werden auf den amerikanischen Servern des Unternehmens erfasst und gespeichert. Grundsätzlich werden sämtliche vom Nutzer eingegebenen Daten wie Name, Geburtsdatum, Telefonnummer, Profilbild sowie der individuelle Status weitergeleitet.

Nachrichten werden zwar nicht mitgelesen, allerdings bei z.B. einer schlechten Internetverbindung auf den WhatsApp-Servern zwischengespeichert, um zu einem späteren Zeitpunkt versendet zu werden. Sehr wohl ausgelesen werden jedoch Standort und Zeitpunkt einer Nachricht, wodurch aussagekräftige Bewegungsprofile eines Nutzers erstellt werden können.

Zudem werden Kontakte aus dem Telefonbuch des Besitzers regelmäßig gespeichert und abgeglichen. Immer wieder dringen darüber hinaus auch Berichte von teils erheblichen Sicherheitslücken an die Öffentlichkeit, die Unbefugten Zugriff auf Daten wie Fotos, Videos und Sprachnachrichten ermöglichen können. So bietet etwa der Upload von Backups in die Cloud Hackern die Möglichkeit, sich Zugang zu Nutzerdaten zu verschaffen.

Seit der Übernahme durch Facebook im Jahr 2014 sind neue Datenschutzregelungen in Kraft getreten. So werden WhatsApp-Daten mit den Daten aus Facebook-Profilen abgeglichen und ergänzt. Der Weiterleitung an Facebook kann zwar widersprochen werden – dies bezieht sich jedoch nur auf die gezielte Ausspielung von Werbung. Die Speicherung und Vervollständigung von Daten kann dadurch allerdings nicht gestoppt werden.

Doch welche anderen Instrumente für die interne Kommunikation kommen als Alternativen in Frage? Systeme wie das früher oft genutzte Intranet sind stark veraltet und haben nur eine eingeschränkte Funktionalität, die meist nicht viel mehr als Telefonverzeichnisse, Geburtstagskalender und Speisekarte der Kantine bietet – ganz davon abgesehen, dass die bereitgestellten Informationen häufig schlecht gepflegt und damit nicht aktuell sind.

Zudem findet der Informationsfluss meist nur in eine Richtung statt – Mitarbeiter haben keine Möglichkeit, untereinander zu kommunizieren, oder selbst Informationen zur Verfügung zu stellen. Auch sind Mitarbeiter, die wenig bis gar keine Zeit am Schreibtisch verbringen, sondern z.B. in Lager, der Werkstatt oder im Außendienst tätig sind, oft von der Kommunikation ausgeschlossen.

Eine deutlich bessere, modernere und hoch funktionale Alternative bietet eine Mitarbeiter App. Dabei handelt es sich um ein sogenanntes „Social Intranet“, eine hochdynamische, digitale Plattform mit hohem täglichen Nutzen für sämtliche Mitarbeiter. Denn das Netzwerk kann sowohl über einen Desktop-PC als auch mobil, z.B. auf dem privaten Smartphone des Mitarbeiters, genutzt werden (BYOD  = Bring your own device).

Ein unternehmenseigenes Branding inklusive Logo und eigenen Schriftarten sorgen für einen hohen Wiedererkennungswert, eine hohe Zufriedenheit und stellen eine Verbindung aller Mitarbeiter untereinander, aber auch zwischen Mitarbeitern und dem Unternehmen her.

Eine Mitarbeiter-App bietet zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten und Komfortfunktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern sowie Effizienz und Teamarbeit fördern. So bietet der Newsfeed einen schnellen Überblick über wichtige Neuigkeiten aus dem Unternehmen, Termine sowie neue Veröffentlichungen – ähnlich wie es Nutzer von Sozialen Netzwerken wie Facebook gewohnt sind.

Im Chat wiederum können Mitarbeiter direkt, in größeren Arbeitsgruppen oder auch gesamten Abteilungen miteinander kommunizieren, ihre Projekte organisieren und Daten wie Videos, Dokumente oder Präsentationen schnell und unkompliziert austauschen. So gestalten alle Mitarbeiter den täglichen Kommunikationsfluss aktiv mit, bringen jedoch auch ihre Wünsche und Bedürfnisse zum Ausdruck. Ein aussagekräftiges internes Stimmungsbarometer.

Selbstverständlich sind auch bekannte Elemente wie Mitarbeiterverzeichnis oder auch die Telefonliste nach wie vor verfügbar – bieten jedoch in der modernen Variante praktische Such- und Sortierfunktionen, die eine schnelle Kommunikation mit dem richtigen Ansprechpartner sowie einen Überblick über Strukturen und Unternehmensorganigramme ermöglichen. Und auch die aktuelle Speisekarte der Kantine hat nach wie vor ihren Platz – Verabredungen zum Lunch sind dank des Chats schnell umgesetzt.

Bei der Mitarbeiter-App von Flip hat die Sicherheit persönlicher- und unternehmenseigener Daten im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung höchste Priorität. Bereits mit dem unkomplizierten Setup und der nahtlosen Integration in die bestehende Firmenstruktur und IT-Landschaft werden sämtliche Daten DSGVO-konform verschlüsselt. Die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern nach ISO-27001 Zertifizierung gehostet. Dies bietet höchsten Schutz für sensible Firmendaten, interne Kommunikation sowie die Daten der Mitarbeiter.

Gegenüber Plattformen wie Facebook oder WhatsApp bietet die Mitarbeiter App von Flip somit unerreichte Standards hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit. Netzwerkintern bieten rollenbasierte Nutzersysteme sowie Sicherheits- und Rechteebenen einen geregelten hierarchischen Zugriff auf z.B. Dateien, Chat-Kommunikationen der Führungsebene und vieles mehr.